Աութսորսինգային հաշվապահություն ընդդեմ առաջին տնային հաշվապահ վարձելու

Երբ բիզնեսը գերազանցում է ոչ պաշտոնական աղյուսակները և պարբերաբար կատարվող հաշվապահական օգնությունը, սեփականատերը հաճախ որոշում է կայացնում անձնակազմի ընտրության վերաբերյալ: Արդյո՞ք ընկերությունը պետք է վարձի իր առաջին նվիրված հաշվապահին, թե՞ պետք է պայմանագիր կնքի արտաքին հաշվապահական ծառայություն մատուցողի հետ:

Ընտրությունն ավելի մեծ է, քան մեկ ամսական գինը աշխատավարձի հետ համեմատելը։ Այն որոշում է, թե ով է վարում գրքերը, ինչպես է բիզնեսը վերահսկում աշխատանքը, ինչ է կատարվում, երբ պատասխանատու անձը բացակայում է, և ինչպես են ֆինանսական գրառումները մնում հասանելի ընկերության աճի հետ մեկտեղ։

Սկսեք իրականում կատարվող առաջադրանքները սահմանելով: Գործարքների դասակարգումը, հաշիվների համաձայնեցումը, եկամուտների և ծախսերի հետևումը, կրեդիտորական և դեբիտորական պարտքերի գրանցումները և ֆինանսական հաշվետվությունների կազմումը տարբեր պարտականություններ են: Որոշ ընկերություններ նաև կարիք ունեն կանոնավոր հաշիվ-ապրանքագրերի, վճարումների հետևման կամ ֆինանսական վերլուծության:

Աշխատանքի նկարագրության կամ ծառայության առաջարկի մեջ պետք է նշվի, թե այդ առաջադրանքներից որոնք են ներառված, որքան հաճախ է կատարվում աշխատանքը, ինչ տեղեկատվություն պետք է տրամադրի բիզնեսը և երբ են ներկայացվելու հաշվետվությունները: Եթե մեկ պայմանավորվածությունը ներառում է շաբաթական համաձայնեցումներ, իսկ մյուսը՝ միայն ամսվա վերջում վերանայում, դրանք համարժեք առաջարկներ չեն:

Բիզնեսը պետք է նաև առանձնացնի հաշվապահությունը մասնագիտացված հարկային կամ իրավաբանական փորձագիտություն պահանջող ծառայություններից: Ճշգրիտ գրառումներ պահպանող անձը ավտոմատ կերպով չի դառնում ընկերության հարկերի պատրաստողը, աուդիտորը կամ ռազմավարական ֆինանսների գործադիր տնօրենը:

Աշխատակցի վարձումը կարող է գրավիչ լինել, երբ հաշվապահությունը սերտորեն ինտեգրված է առօրյա գործունեության մեջ: Աշխատակազմի անդամը կարող է լուծել անմիջական ներքին հարցեր, համակարգել թղթաբանությունը բաժինների միջև և անմիջապես աշխատել ղեկավարների հետ՝ հաշիվ-ապրանքագրերի և գործարքների առաջացման դեպքում:

Այդ հասանելիությունը գալիս է կառավարչական պարտականությունների հետ միասին: Աշխատանքատուն պետք է սահմանի դերը, վերահսկի որակը, ծածկի բացակայությունները, պահպանի անվտանգ մուտքը և պլանավորի շարունակականությունը, եթե աշխատակիցը հրաժարական տա: Աշխատավարձի հարկերը, աշխատակիցների նպաստները, հավաքագրման ծախսերը և վերապատրաստումը նույնպես կարող են համապատասխան լինել՝ կախված դերից և զբաղվածության կարգավորումից:

ԱՄՆ ներքին եկամուտների ծառայությունը (IRS) բացատրում է, որ աշխատողների դասակարգումը կախված է իրական հարաբերություններից, ներառյալ վարքային վերահսկողությունը, ֆինանսական վերահսկողությունը և հարաբերությունների տեսակը: Բիզնեսը չպետք է ենթադրի, որ ինչ-որ մեկին անկախ կապալառու անվանելը այդ դասակարգումը ճիշտ է դարձնում:

Աութսորսինգային հաշվապահական ծառայություն մատուցողը սովորաբար առաջարկում է սահմանված ծառայություն, այլ ոչ թե լրիվ դրույքով աշխատող։ Այս պայմանավորվածությունը կարող է սեփականատիրոջը տրամադրել պարբերական հաշվապահական ծառայություններ՝ առանց գրասենյակում նստելու համար անձ վարձելու։ Այն կարող է նաև ապահովել կառուցվածքային փոխանցում և փաստաթղթավորված կրկնվող առաջադրանքներ, երբ ծառայությունների պայմանագիրը հստակ է։

Սակայն աութսորսինգը չի ազատում սեփականատիրոջը ճշգրիտ տեղեկատվություն տրամադրելու, գործարքների վերաբերյալ հարցերին պատասխանելու և հաշվետվությունները վերանայելու պատասխանատվությունից: Ընկերությունը դեռևս կարիք ունի որոշումները հաստատելու, բացակայող կտրոնները տրամադրելու և անսովոր գործունեությունը բացատրելու լիազորված անձի:

Մատակարարի գործունեության շրջանակը կարևոր է։ Արդյո՞ք պայմանագիրը ներառում է բոլոր ֆինանսական հաշիվները, թե՞ միայն ընտրվածները։ Կա՞ն ամսական գործարքների սահմանափակումներ։ Ինչպե՞ս են հետաքննվում չդասակարգված գործարքները։ Ի՞նչ է պատահում, երբ գրառումները ամիսներով ուշանում են։ Արդյո՞ք ծառայությունը ներառում է հաշիվ-ապրանքագրեր կամ հաշիվ-ապրանքագրերի համակարգում, թե՞ դրանք առանձին են նշվում։

Այդ հարցերը թույլ չեն տալիս բիզնեսին գնել փաթեթ՝ հիմնվելով պիտակի վրա, մինչդեռ ենթադրվում է, որ այն ներառում է այնպիսի աշխատանք, որը մատակարարը երբեք չի համաձայնվել կատարել։

Հաշվապահական հարաբերությունները երբեք չպետք է կախված լինեն միայն մեկ անձի հիշողությունից: Բիզնեսը պետք է ունենա իր հաշվապահական ծրագրի, բանկային գրառումների, հաշիվ-ապրանքագրերի, ուղեկցող փաստաթղթերի և հաշվետվությունների պատմության հստակ սեփականության իրավունք: Այն պետք է հասկանա, թե ինչպես կարելի է փոխանցել մուտքը, եթե մատակարարը կամ աշխատակիցը փոխվի:

Համաձայնեցված ժամանակահատվածների և չլուծված հարցերի մաքուր գրանցամատյանը հաջորդ ամիսն ավելի հեշտ կդարձնի։ Եթե հարաբերություններն ավարտվեն, ընկերությունը պետք է իմանա, թե ինչ գրառումներ կստանա, որոնք կմնան թերի և որ հաստատումներն են դեռ անհրաժեշտ։

Հարկային ծառայությունը (IRS) նշում է, որ գործարար գրառումները պետք է հիմնավորեն հարկային հաշվետվություններում նշված գումարները: Այդ շարունակական պարտավորությունը պատկանում է բիզնեսին՝ անկախ նրանից, թե գրքերը վարել է աշխատակիցը, թե արտաքին մատակարարը:

Ճիշտ ընտրությունը կախված է ընկերության գործարքային ակտիվությունից, հաշիվների քանակից, ներքին անձնակազմից, առօրյա հարցերի հրատապությունից և աշխատակցին կառավարելու ցանկությունից: Որոշ կազմակերպություններին անհրաժեշտ է ներքին ֆինանսական համակարգող՝ արտաքին հաշվապահի հետ միասին: Մյուսներին լավ է սպասարկվում հստակ սահմանված կրկնվող աութսորսինգային ծառայությունը:

Paper Trail-ի առաջարկները Ամսական հաշվապահություն, Շաբաթական հաշվապահություն, և Հաշվապահական հաշվառման վերանորոգումՀավանական հաճախորդը կարող է հարցում ուղարկել հիմնված հաշիվների, գործունեության և հաշվետվությունների հաճախականության վրա, որը բիզնեսին իրականում անհրաժեշտ է։ Օգտակար հարցն այն չէ, թե որ մոդելն է ավելի պրոֆեսիոնալ հնչում, այլ այն, թե որ կարգավորումն է ապահովում հուսալի գրառումներ՝ հստակ պարտականություններով և բիզնեսի համար նվազագույն խաթարումներով։