Հարկային գրառումների համար մուտքերի կազմակերպում
Գործարար կտրոնները առավել օգտակար են, երբ դրանք ցույց են տալիս, թե ինչ է գնվել, երբ, ումից և ինչու է այն պատկանում բիզնեսին: Կարգապահ կտրոնների գործընթացը կապում է այդ հիմնավորող փաստաթուղթը գրանցված գործարքի հետ, ներառյալ կանխիկով կատարված գնումները: Թվային պատճենները կարող են աշխատել, երբ դրանք բավարարում են գրառումների պահպանման պահանջները, բայց պարզապես մշուշոտ լուսանկար անելը չի երաշխավորում, որ գրառումը ամբողջական է կամ հասանելի:
Գրանցեք գնման պատճառը
Բանկային քաղվածքը կարող է ցույց տալ, որ գումարը գնացել է մանրածախ վաճառողին, բայց ոչ պարտադիր կերպով այն, ինչ գնել է բիզնեսը: Շինանյութերի խանութից գնումը կարող է լինել աշխատանքային նյութեր, գործիքներ, գրասենյակային պարագաներ կամ անձնական իր: ԱՄՆ ներքին եկամուտների ծառայությունը (IRS) բացատրում է, որ ուղեկցող փաստաթղթերը օգնում են հիմնավորել գործարքները, և որ միայն վճարման ապացույցը չի հաստատում հարկային զեղչի իրավունքը: Գործնական գրառումը պետք է ներառի վաճառողին, ապրանքի կամ ծառայության ամսաթիվը, գումարը և նկարագրությունը, ինչպես նաև բավարար համատեքստ՝ բիզնես նպատակը նույնականացնելու համար:
Կազմակերպեք մուտքերը գործարքների կատարմանը զուգընթաց
Տարվա վերջը սպասելը ստեղծում է որոնում էլեկտրոնային փոստում, տրանսպորտային միջոցներում, դարակներում և վճարային ծրագրերում: Ավելի հուսալի պրակտիկա է փաստաթուղթը ստանալը, երբ այն ստացվում է, և այն վերագրել համապատասխան կատեգորիայի կամ նախագծի հղմանը: Ճշգրիտ մեթոդը կարող է տարբեր լինել: Որոշ բիզնեսներ օգտագործում են թղթապանակներ ըստ տարվա և ամսվա, մյուսները կտրոնները ուղղակիորեն կապում են հաշվապահական ծրագրի հետ: Համակարգը պետք է լինի հետևողական և հասկանալի այն մարդկանց համար, ովքեր պետք է պահպանեն այն, այլ ոչ թե բավականաչափ բարդ, որպեսզի աշխատակիցները խուսափեն դրանից օգտագործելուց:
Կանխիկ մուտքերը արժանի են ուշադրության
Կանխիկ գնումները երբեք չեն կարող հանգեցնել բանկային կամ վարկային քարտով գործարքի, որը կօգնի հետագայում վերականգնել մանրամասները: Բիզնեսը պետք է պահպանի կտրոնը և անհապաղ գրանցի գործարքի պատճառը: Եթե կտրոնը հասանելի չէ, սեփականատերը պետք է փաստաթղթավորի հանգամանքները՝ համաձայն իր մասնագիտական խորհրդատուի ուղեցույցի և կիրառելի կանոնների, այլ ոչ թե հորինի փոխարինող: Ծախսի հարկային հաշվառումը առանձին հարց է այն հարցից, թե արդյոք գնումը կարելի է գտնել հաշվապահական գրառումներում:
Թվային պատճենները պետք է լինեն ընթեռնելի և վերականգնելի
Հարկային ծառայությունը բացատրում է, որ հարկային գրքերի և գրառումների էլեկտրոնային պահպանման համակարգերը պետք է պահպանեն ամբողջական, ճշգրիտ և մատչելի տեղեկատվություն: Ֆայլը, որը չի կարող բացվել, չափազանց մշուշոտ է կարդալու համար կամ չունի լրացուցիչ մանրամասներ, կարող է օգտակար չլինել: Սկանավորման հավելվածները կարող են օգնել ստանալ ջերմային թղթի կտրոնները, նախքան դրանք գունաթափվեն, բայց սեփականատերերը պետք է ստուգեն պատկերը և հուսալիորեն կազմակերպեն այն: Պահուստավորումը, մուտքի վերահսկողությունը և անվանակոչման հետևողական մեթոդը պաշտպանում են կորստից և օգնում են բիզնեսին արձագանքել, երբ գրառումը խնդրվում է տարիներ անց:
Պահպանեք համապատասխան ժամանակահատվածի գրառումները
Տարբեր հարկային գրառումները կարող են ունենալ պահպանման տարբեր պահանջներ: ԱՄՆ ներքին եկամուտների ծառայությունը (IRS) սահմանում է ընդհանուր վաղեմության ժամկետներ և նշում է բացառություններ: Գործարարները չպետք է ոչնչացնեն փաստաթղթերը միայն այն պատճառով, որ օրացուցային տարին ավարտվել է կամ քանի որ գործարքն արդեն գրանցված է հաշվապահական ծրագրաշարում: Սեփականության գրառումները, ակտիվները, աշխատավարձի մասին տեղեկատվությունը և աուդիտի մեջ ներգրավված կետերը կարող են պահանջել տարբեր մոտեցում: Գրառումների պահպանման քաղաքականությունը պետք է արտացոլի համապատասխան կատեգորիան և համապատասխան հարկային մասնագետի խորհրդատվությունը:
Ստացական կազմակերպությունը աջակցում է օգտագործելի գրքերին
Paper Trail ի առկա «Հարկային հաշվետվությունների պատրաստ» և «Ամսական հաշվետվությունների գրառումներ» էջերը նկարագրում են հաստատված ծառայությունների տարբերակները: Կազմակերպված սկզբնաղբյուր փաստաթղթերը օգնում են գրառումները մնալ հասկանալի վերանայումների և հարկերի պատրաստման համար, սակայն Paper Trail ի հաշվապահական աշխատանքը չպետք է ներկայացվի որպես հարկային խորհրդատվություն: Օգտագործեք առկա փաթեթները կամ տեղական գնանշման ընտրության էջը՝ անհրաժեշտ գրառումների հաշվառման աջակցությունը քննարկելու համար: