Եկամուտների և ծախսերի հետևում

Հաճախորդների վճարումները կարող են ստացվել քարտով, բանկային փոխանցմամբ, չեկով, կանխիկով կամ վճարային հարթակով: Օգտակար հետևողական գործընթացը նույնականացնում է այդ ուղիները և ապահովում, որ դրանց հետ կապված գործունեությունը մեկ անգամ հասնի հաշվապահական հաշվառման: Հակառակ դեպքում, վաճառքի համակարգը և բանկի կերակրում երկուսն էլ կարող են նույն հաճախորդի վճարումը գրանցել որպես առանձին եկամուտ։

Այն նաև տարբերակում է բիզնեսի վաճառքը այլ ավանդներից: Սեփականատիրոջ կողմից ներդրված միջոցները, հաշիվների միջև փոխանցումները և վարկային միջոցները կարող են մեծացնել կանխիկը՝ առանց հաճախորդներից ստացված եկամուտ ներկայացնելու:

Մշակողը կարող է մի քանի հաճախորդների վճարումները միավորել մեկ վճարման մեջ և հանել իր վճարները, նախքան գումարը կհասնի հաշվին։ Այդ դեպքում կանխավճարը պատմության միայն մի մասն է։ Վերադարձումները, վճարումների հետվճարումները և մշակողի կողմից դեռևս պահվող միջոցները նույնպես կարող են ազդել վաճառքի գործունեության և ստացված կանխիկի միջև եղած փոխհարաբերության վրա։

Հաշվարկային հաշվետվությունը օգնում է բացատրել այս բաղադրիչները: Միայն զուտ բանկային ավանդի հետևումը կարող է թաքցնել վճարումների մշակման արժեքը և վաճառքի համեմատությունները դարձնել պակաս օգտակար:

Վարձավճարը, ծրագրային ապահովումը, բաժանորդագրությունները, պարագաները և այլ շահագործման ծախսերը պետք է գրանցվեն այնպես, որ հնարավոր լինի համեմատություններ կատարել: Վերանայման արդյունքում կարող է բացահայտվել բաժանորդագրության գնի փոփոխություն, տարեկան երկարաձգում կամ մեկից ավելի հաշիվներում հայտնվող ծախս: Այդ դիտարկումները սեփականատիրոջը տալիս են ուսումնասիրելու որոշակի հնարավորություն:

Գրառումները պետք է արտացոլեն իրականում տեղի ունեցածը։ Կրկնվող վճարը ավտոմատ կերպով ավելորդ չէ, և ավելի մեծ ծախսը ավտոմատ կերպով սխալ չէ։ Գործարար համատեքստը որոշում է, թե արդյոք փոփոխությունը պահանջում է գործողություններ։

Օրինակ՝ հաճախորդները վճարում են 1000 դոլար կատարված ծառայությունների համար, իսկ մշակողը պահում է 30 դոլար վճար՝ նախքան 970 դոլարը բանկ ուղարկելը: Այս օրինակում այլ ճշգրտումներ չլինելու դեպքում գրառումները պետք է բացատրեն 1000 դոլար վաճառքը, 30 դոլար վճարը և 970 դոլար կանխավճարը միասին: Միայն 970 դոլար վաճառքի գրանցումը կորցնում է այդ պատկերի մի մասը:

Իրական գրառումները կախված են հաշվապահական համակարգից և առկա վաճառքի գրառումներից: Նպատակն է պահպանել հարաբերությունները՝ առանց վճարման ստացման ժամանակ երկրորդ վաճառք ստեղծելու:

Ավարտված օրացուցային ամիսն ավելի իմաստալից է մեկ այլ ավարտված ամսվա հետ, քան մասնակի ժամանակահատվածի հետ։ Յուրաքանչյուր համեմատության համար պետք է օգտագործվի նույն հաշվետվողական հիմքը և կատեգորիայի կառուցվածքը։ Սեզոնային գործունեությունը, տարեկան վճարումները և անսովոր գնումները կարող են օգնել բացատրել, թե ինչու է մեկ ամիսը տարբեր տեսք ունենում։

Կանխիկ միջոցները և շահույթը նույնպես տարբեր չափանիշներ են: Փոխառությունը կարող է բարելավել բանկային մնացորդը՝ առանց գործառնական շահույթը մեծացնելու, իսկ վարկի հիմնական գումարի մարումը կարող է նվազեցնել կանխիկը՝ առանց սովորական բիզնես ծախս լինելու: Համապատասխան հաշվետվությունների համատեղ դիտարկումը տալիս է այդ շարժերի համատեքստը:

Համեմատեք նույն հաշվետու ժամանակաշրջանները և նույնականացրեք գործարքների գրանցման եղանակի փոփոխությունները: Այս ամիս ստացված վճարումը կարող է մարել ավելի հին հաշիվ-ապրանքագիրը, ուստի ավանդների փոփոխությունը պարտադիր չէ, որ նկարագրի ընթացիկ վաճառքի փոփոխություն:

Պահպանեք էական տատանումների համար կարճ բացատրություն՝ նշելով հաշիվ-ապրանքագիրը կամ գործարքի մանրամասները։ Դա հետագա վերանայումներին կտա փաստացի մեկնարկային կետ՝ առանց ենթադրելու, որ յուրաքանչյուր անսովոր ամիս կկրկնվի։

Համաձայնեցված արդյունքը կարող է ներառել կազմակերպված եկամուտների և ծախսերի գրառումներ, հետևողական կատեգորիաներ և նշանակալի փոփոխությունների կամ անհասկանալի գործունեության ամփոփում: Աջակցող հաշվետվությունները պետք է հնարավորություն տան հետևել ընդհանուր գումարին մինչև այն ստեղծած գործարքները: Դա ավելի օգտակար է, քան մեկ թիվ՝ առանց բացատրության:

Առաջին զրույցը կարող է կենտրոնանալ այն բանի վրա, թե ինչպես են հաճախորդները վճարում, քանի հաշիվ է օգտագործվում և ինչ է սեփականատերը ցանկանում հասկանալ ամենաշատը: Մանրամասն վճարային գրառումները կարող են հետևել համապատասխան անվտանգ գործընթացի միջոցով: Սկզբնական նկարագրությունը պարզ պահելը օգնում է սահմանել աշխատանքը՝ առանց ձեզ նախապես հաշվապահ դառնալու պահանջելու:

Հաճախորդի հաշիվ-ապրանքագիրը, վճարային մշակողի հաշվետվությունը և բանկային ավանդը կարող են նկարագրել նույն գործունեության տարբեր մասերը: Paper Trail-ը կարող է վերանայել այդ կապերը համաձայնեցված շրջանակներում, որպեսզի եկամուտը, վերադարձները, վճարները և կտրոնները մնան հասկանալի: Ամսական ընդհանուր գումարները այնուհետև ունեն հիմնավորող հետք, այլ ոչ թե միայն բանկ հասած գումարների վրա են հիմնված: