5 Պատճառներ, թե ինչու է յուրաքանչյուր բիզնեսին անհրաժեշտ հաշվապահություն

Բիզնեսը կարող է ունենալ լի օրացույց, կայուն վաճառք և բանկային հաշվին մուտքագրվող գումար, մինչդեռ դեռևս ֆինանսական դժվարություններ ունի։ Եկամուտը ցույց է տալիս, որ հաճախորդները գնում են։ Այն ինքնին չի ասում, թե որքան է բիզնեսը վաստակում ծախսերից հետո, որ հաշիվները մնում են չվճարված կամ արդյոք գրառումները հաստատում են հայտարարագրված թվերը։

Հաշվապահությունը միավորում է այդ մանրամասները։ Այն գրանցում և կազմակերպում է ֆինանսական գործունեությունը, որպեսզի սեփականատերերը կարողանան հասկանալ, թե ինչ է տեղի ունեցել, որոշել, թե ինչին ուշադրություն է պետք դարձնել և որոշումներ կայացնել՝ ավելի լավ տեղեկատվությամբ։ Յուրաքանչյուր բիզնես օգտվում է հուսալի գրառումներից, անկախ նրանից, թե այն ամսական մի քանի գործարք ունի, թե հարյուրավոր գործարքներ մի քանի հաշիվներում։

Ահա հինգ պատճառ, թե ինչու հաշվապահությունը արժանի է կանոնավոր ուշադրության, այլ ոչ թե պարզապես տարեվերջին շտապ վերանայման։

Զբաղված լինելը և շահութաբեր լինելը նույնը չեն։ Մեկ ընկերությունը կարող է ամսական $20,000 եկամուտ ստանալ հաճախորդների վճարումներից և $19,500 ծախսել աշխատանքի, նյութերի, ծրագրային ապահովման, ապահովագրության, վարձակալության և այլ ծախսերի վրա։ Մեկ այլ ընկերություն կարող է $12,000 եկամուտ ստանալ և զգալիորեն ավելի քիչ ծախսեր կրել։ Առանց կազմակերպված ֆինանսական գրառումների, սեփականատերը չի կարող ճշգրիտ համեմատել այդ իրավիճակները։

Լավ հաշվապահությունը տարբերակում է գործունեության տարբեր տեսակները: Հաճախորդի եկամուտը նույնը չէ, ինչ սեփականատիրոջ կողմից ներդրված գումարը: Սարքավորումների գնումը կարող է պահանջել տարբեր հաշվապահական մոտեցում, քան սովորական շահագործման ծախսերը: Հաշիվների միջև փոխանցումները ավտոմատ կերպով նոր եկամուտ չեն համարվում: Նմանապես, ներկայումս բանկում գտնվող գումարը չի հավասարվում բիզնեսի շահույթին:

Պատկերացրեք մաքրման ընկերություն, որը ամեն շաբաթավերջ լիովին ամրագրված է։ Գրաֆիկը թվում է հաջող, բայց պարագաները, աշխատակիցների աշխատանքային ժամերը, ճանապարհորդությունը, վճարումների մշակման վճարները և սարքավորումների սպասարկումը կարող են կլանել վաստակած գումարի մեծ մասը։ Ֆինանսական գործունեությունը կազմակերպված պահելով՝ սեփականատերը կարող է համեմատել վաճառքը հաճախորդներին սպասարկելու ծախսերի հետ և հարցնել, թե արդյոք աշխատանքը կայուն եկամուտ է ապահովում։

Ամսական շահույթի և վնասի հաշվետվությունը կարող է օգնել ցույց տալ եկամուտներն ու ծախսերը որոշակի ժամանակահատվածում: Հաշվեկշիռը տալիս է այլ պատկեր՝ ցույց տալով ակտիվները, պարտավորությունները և սեփական կապիտալը որոշակի ժամանակահատվածում: Երկուսն էլ կախված են ամբողջական և ճիշտ դասակարգված գրառումներից: Հաշվապահական հաշվառման մեթոդը նույնպես կարևոր է, ուստի միայն բանկային ավանդը երբեք չպետք է դիտարկվի որպես շահութաբերության ամբողջական չափանիշ:

Հարկերի պատրաստումը շատ ավելի դժվար է դառնում, երբ անդորրագրերը ցրված են, գործարքները ունեն անորոշ նկարագրություններ, իսկ ամիսների ծախսերը երբեք չեն դասակարգվել։ Այդ պահին սեփականատերը կամ հարկային մասնագետը պետք է վերակառուցի ֆինանսական գործունեությունը հաշվետվություններից, հաշիվ-ապրանքագրերից և այլ փաստաթղթերից, որոնք դժվար է գտնել։

Կանոնավոր հաշվապահությունը օգնում է պահպանել բիզնեսի եկամուտների և ծախսերի հստակ գրանցումը ամբողջ տարվա ընթացքում: Այն նաև հեշտացնում է հիմնավորող փաստաթղթերի որոնումը, երբ հարկային մասնագետը դրանց կարիքն ունի: Սա չի նշանակում, որ բիզնեսի յուրաքանչյուր ծախս կարող է հանվել հարկային պարտավորությունից, և դա չի երաշխավորում որոշակի հարկային արդյունք: Հանումների իրավունքը և գործարքների հայտարարագրում արտացոլման եղանակը կախված են կիրառելի հարկային կանոններից և բիզնեսի հանգամանքներից:

Հարկային ծառայությունը (IRS) բացատրում է, որ հուսալի գրառումները օգնում են բիզնեսներին կազմել հաշվետվություններ և հիմնավորել այդ հաշվետվություններում ներկայացված թվերը: Գրառումները կարող են ներառել հաշիվ-ապրանքագրեր, անդորրագրեր, բանկային քաղվածքներ, գնումների ապացույցներ և այլ հիմնավորող փաստաթղթեր: Գործարքի հաշվապահական համակարգում պահպանումը չի փոխարինում գործարքի նպատակի վերաբերյալ համապատասխան ապացույցների անհրաժեշտությանը:

Նպատակը սեփականատիրոջը հարկերի կազմողի վերածելը չէ։ Նպատակն է ապահովել, որ գրքերը հասկանալի լինեն, և հարկային մասնագետը ստանա այն գրառումները, որոնց հետ կարող է աշխատել։ Paper Trail ապահովում է հաշվապահական հաշվառում և հարկային հաշվառման կազմակերպություն, ոչ թե հարկային հայտարարագրի պատրաստում կամ ներկայացում։

Գործարար որոշումները հաճախ կայացվում են նախքան սեփականատերը պատրաստ լինի դրանք կայացնելուն։ Արդյո՞ք գները պետք է բարձրանան։ Արդյո՞ք բյուջեում բավարար տեղ կա մեկ այլ աշխատակցի համար։ Կարո՞ղ է բիզնեսը թույլ տալ նոր մեքենա, սարքավորումների արդիականացում կամ ավելի մեծ գրասենյակ։ Արդյո՞ք թանկ բաժանորդագրությունը բավարար ժամանակ կխնայի՝ արդարացնելու դրա արժեքը։

Կազմակերպված գրքերը չեն կարող ինքնուրույն պատասխանել յուրաքանչյուր ռազմավարական հարցի, բայց դրանք սեփականատերերին տալիս են հուսալի մեկնարկային կետ: Երբ եկամուտներն ու ծախսերը հետևողականորեն դասակարգվում են, սեփականատերերը կարող են տեսնել բիզնեսի կառավարման ծախսերը, համեմատել ամիսները, բացահայտել կրկնվող վճարները և ճանաչել այն ոլորտները, որտեղ անհրաժեշտ է հետագա ուսումնասիրություն:

Պատկերացրեք մի կապալառու, որը դիտարկում է լրացուցիչ անձնակազմ վարձելու հնարավորությունը: Եկամուտները կարող են աճել, բայց կարող են աճել նաև վառելիքը, նյութերը, ենթակապալառուների վճարումները, ապահովագրությունը և սարքավորումների վերանորոգումը: Միայն մուտքային վճարումների վրա հիմնված որոշումը կարող է բաց թողնել այդ վաճառքների իրականացման ծախսերը: Կանոնավոր ֆինանսական հաշվետվությունները հեշտացնում են իրական գործունեության գնահատումը՝ նախքան մեկ այլ շարունակական ծախսի վրա կենտրոնանալը:

Նույն սկզբունքը վերաբերում է գնագոյացմանը։ Եթե բիզնեսը չի հասկանում իր ծախսերը, այն ռիսկի է դիմում ծառայություններ մատուցել այնպիսի գումարներով, որոնք չեն ծածկում ներգրավված աշխատանքը։ Հաշվապահությունը տրամադրում է գործարքների կազմակերպված պատմություն, որը հիմք է հանդիսանում գնագոյացման ավելի լավ որոշումներ կայացնելու համար։ Ավելի բարդ ընտրությունների համար սեփականատերերը դեռ կարող են կարիք ունենալ աշխատանքի արժեքի հաշվարկի, դրամական հոսքերի պլանավորման և մասնագիտական ​​խորհրդատվության։

Վաճառքը միշտ չէ, որ նույնն է, ինչ հավաքված գումարը։ Հաշիվ-ապրանքագիրը կարող է ուղարկվել այսօր, բայց վճարվել շաբաթներ անց։ Միևնույն ժամանակ, վաճառողի հաշիվը կարող է արդեն վճարման ենթակա լինել։ Եթե սեփականատերը ստուգի միայն բանկային մնացորդը, նա կարող է բաց թողնել ինչպես հաճախորդների պարտքերը, այնպես էլ բիզնեսի կողմից դեռևս չվճարված պարտավորությունները։

Հաշվապահական գրառումները օգնում են տարբերակել արդեն վճարված գործարքները դեռևս չվճարված գումարներից: Համապատասխան հաշիվ-ապրանքագրերի և հաշիվ-ապրանքագրերի հետևման հետ միասին, սա սեփականատերերին ավելի հստակ պատկերացում է տալիս սպասվող հավաքագրումների և առաջիկա վճարումների մասին:

Օրինակ, անշարժ գույքի սպասարկման ընկերությունը կարող է մի քանի աշխատանք կատարել և շաբաթվա վերջում հաշիվ-ապրանքագրեր ուղարկել: Առանց հաշիվ-ապրանքագրի կարգավիճակի հուսալի գրանցամատյանի, ուշացած վճարումը կարող է անհետանալ էլեկտրոնային նամակների թեմայում: Մյուս կողմից, մատակարարի վճարումը բաց թողնելը կարող է ընդհատել ծառայությունը կամ ստեղծել լրացուցիչ վճարներ՝ մատակարարի պայմանների համաձայն:

Սա Paper Trail ի ծառայությունների կարևոր տարբերությունն է։ Առօրյա հաշվապահությունը կարող է պահպանել դեբիտորական և կրեդիտորական պարտքերի հիմնական գրառումները։ Հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերի ակտիվ ուղարկումը, վճարումների հետևողական իրականացումը, մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրերի կառավարումը և վճարումների համակարգումը առանձին են։ Հաշիվներ և վճարումներ ծառայություններ: Երկուսի կարիք ունեցող բիզնեսները կարող են դիտարկել ծառայությունները միասին, այլ ոչ թե ենթադրել, որ մեկը ավտոմատ կերպով ներառում է մյուսը:

Կան բազմաթիվ պատճառներ, որոնց համար բիզնեսից կարող է պահանջվել բացատրել ֆինանսական թիվը։ Հաճախորդը կարող է կասկածի տակ դնել վճարը։ Վարկային հայտը քննարկելիս վարկատուն կարող է պահանջել հաշվետվություններ։ Հաշվապահը կարող է կարիք ունենալ հասկանալու գործարքը։ Հարկային մարմինը կարող է պահանջել հաշվետվությանը վերաբերող հիմնավորող փաստաթղթեր։

Ամենաուժեղ արձագանքը հիշողությունից հիշված գնահատականը չէ: Այն գրառում է, որը հաստատվում է համապատասխան ապացույցներով, ինչպիսիք են հաշիվ-ապրանքագիրը, կտրոնը, բանկային հաշվի քաղվածքը, պայմանագիրը կամ վճարման հաստատումը: Լավ հաշվապահական համակարգը այդ գրառումները հեշտացնում է հետևելը և վերանայելը:

Ահա թե ինչու են գործարքների նկարագրությունները կարևոր։ Միայն «ծախս» պիտակով գրառումը ամիսներ անց քիչ համատեքստ է տալիս։ Շատ ավելի օգտակար է այն գրառումը, որը նույնականացնում է մատակարարին, ամսաթիվը, գումարը, գործարար նպատակը և առկա հիմնավորող փաստաթուղթը։ Նույնիսկ երբ գործարքը հայտնվում է բանկային հաշվի քաղվածքում, դրա նպատակը կամ մշակումը սահմանելու համար կարող են անհրաժեշտ լինել լրացուցիչ գրառումներ։

Հուսալի գրառումները չեն երաշխավորում, որ վարկատուն կհաստատի ֆինանսավորումը կամ որ աուդիտը կունենա որոշակի արդյունք։ Այնուամենայնիվ, դրանք օգնում են բիզնեսին բացատրել իր ֆինանսական գործունեությունը և ավելի արդյունավետ արձագանքել փաստաթղթավորման վերաբերյալ ողջամիտ հարցումներին։

Վերոնշյալ օգուտները բխում են կանոնավոր սովորություններից, այլ ոչ թե պարզապես հաշվապահական ծրագրեր գնելուց: Գործնական հաշվապահական ռեժիմը ներառում է ֆինանսական գործունեության գրանցումը և դասակարգումը, բանկային և վարկային քարտերով գործարքների վերանայումը, անորոշ գրառումների հայտնաբերումը, հաշիվների և հաշվետվությունների համաձայնեցումը և ուղեկցող փաստաթղթերի պահպանումը:

Գործարարները պետք է նաև տարբերակեն անձնական ծախսերը գործարար ծախսերից։ Եթե անձնական գործունեությունն անցնում է գործարար հաշվի միջով, այն դեռևս պետք է ճշգրիտ գրանցվի։ Այն չպետք է ավտոմատ կերպով դիտարկվի որպես գործարար ծախս։ Սեփականատիրոջ ներդրումներն ու դուրսբերումները նույնպես պետք է համապատասխան դասակարգվեն՝ հիմնվելով բիզնեսի կառուցվածքի և կիրառելի հաշվապահական հաշվառման վրա։

Գրառումների թարմացման հաճախականությունը կախված է գործարքների ծավալից և բիզնեսի կարիքներից: Որոշ բիզնեսներ կարող են լավ գործել ամսական հաշվապահական գրաֆիկով: Մյուսները օգտվում են շաբաթական թարմացումներից, քանի որ գործունեությունը հաճախակի է, և խնդիրները պահանջում են ավելի վաղ ուշադրություն: Ամեն դեպքում, նպատակը հետևողական գործընթաց է, որը պահպանում է գրառումների օգտակարությունը:

Բիզնեսը պարտադիր չէ, որ սկսվի կատարյալ կազմակերպված գրքերով։ Այն կարող է ունենալ ամիսներ շարունակ չդասակարգված գործարքներ, չհամաձայնեցված հաշիվներ, բացակայող փաստաթղթեր կամ սխալ գրանցված գրառումներ։ Այդ խնդիրները պետք է բացահայտվեն, այլ ոչ թե թաքնվեն ընթացիկ ֆինանսական հաշվետվություններում։

Հաշվապահական հաշվառման վերանորոգում անդրադառնում է պատմական կամ անկազմակերպ գրառումներին, որպեսզի բիզնեսը կարողանա սահմանել ավելի հստակ մեկնարկային կետ: Անհրաժեշտ ուղղումներից հետո, շարունակական ամսական կամ Շաբաթական հաշվապահություն կարող է ապահովել ավելի հետևողական ռեժիմ։ Ծառայություններն ունեն տարբեր նպատակներ, և համապատասխան հերթականությունը կախված է առկա գրքերի վիճակից։

Հաշվապահությունը ավելին է, քան պարզապես վարչական խնդիր։ Այն տրամադրում է կարևոր ֆինանսական որոշումների հիմքում ընկած տեղեկատվություն, հարկերի կազմումն ավելի կառավարելի է դարձնում, ընդգծում է չվճարված հաշիվ-ապրանքագրերն ու հաշիվները և օգնում է բիզնեսին պահպանել գրառումներ, որոնք կարող են բացատրություններ տալ հարցերի դեպքում։

Նպատակը թվեր հավաքելը չէ՝ միայն դրանց համար։ Նպատակն է իմանալ, թե ինչ են նշանակում թվերը և որտեղից են դրանք եկել։

Paper Trail տրամադրում է Ամսական հաշվապահություն, Շաբաթական հաշվապահություն, Հաշվապահական հաշվառման վերանորոգում, և Հաշիվներ և վճարումներ ծառայություններ այն բիզնեսների համար, որոնք ցանկանում են հետևողական, կազմակերպված ֆինանսական գրառումներ: Անկախ նրանից, թե ձեզ օգնություն է անհրաժեշտ ընթացիկ գրքերը վարելու կամ թերի գրառումները լուծելու հարցում, մեկնարկային կետը ձեր բիզնեսի կարիքները հասկանալն է:

Պատվիրեք խորհրդատվություն կամ Հարցում գնանշման համար Ձեր հաշվապահական պահանջները քննարկելու համար։