Հաշվապահության վարման փոփոխությունները. թարմացրեք ամիսներով ուշացած գրքերը

Դուք ավարտում եք հաճախորդի հետ աշխատանքը, վճարում ամենաանհետաձգելի հաշիվները և խոստանում ինքներդ ձեզ, որ կդասավորեք գրառումները հանգստյան օրերին։ Այնուհետև լրանում է ևս մեկ շաբաթ։ Ի վերջո, հաշվապահական ծրագիրը բացելը ձեզ թվում է նախագիծ սկսելու նման, այլ ոչ թե բիզնեսը ստուգելու։

Օգտակար մեկնարկային կետը հստակ սահմանն է: Նշեք, թե վերջին ամիսը, որը, ձեր կարծիքով, վերանայվել է, ապա թվարկեք այն ամիսները, որոնք դեռևս ուշադրության կարիք ունեն: Չգրանցված գործարքների կուտակումը պահանջում է այլ աշխատանք, քան այն ֆայլը, որը պարունակում է գործարքներ, բայց ունի սխալ մնացորդներ: Իրական խնդիրը անվանելը հեշտացնում է վերանորոգումը կազմակերպելը:

Կազմեք այն բանկային հաշիվների, վարկային քարտերի և վճարային ծառայությունների ցանկը, որոնք բիզնեսը օգտագործել է այդ ժամանակահատվածում: Ներառեք փակված կամ փոխարինված հաշիվները: Հավաքեք յուրաքանչյուր ամսվա հաշվետվությունները, այնուհետև հավաքեք հաշիվ-ապրանքագրերը, կտրոնները և այլ փաստաթղթեր, որոնք բացատրում են գործունեությունը:

Հարկային ծառայությունը բացատրում է, որ ուղեկցող փաստաթղթերը տրամադրում են գործարար գրքերում գրառումների մանրամասները: Բանկային քաղվածքը կարող է ցույց տալ, որ գումարը տեղափոխվել է, մինչդեռ հաշիվ-ապրանքագիրը կամ կտրոնը օգնում են բացատրել գնումը: Երկուսն էլ պահելը ակնարկին տալիս է ավելի ամուր հիմք, որի վրա կարելի է աշխատել, քան այլևս չճանաչվող վճարողի անունը:

Ամբողջ տարին որպես մեկ մեծ կույտ դիտարկելը դժվարացնում է տարբերությունը տեսնելը, թե որտեղից է սկսվել։ Ամսական հաջորդականությունը ստեղծում է ավելի հստակ հետք։ Հաստատեք մեկնարկային կետը, վերանայեք այդ ժամանակահատվածի գործարքները և համեմատեք գրանցված գործունեությունը համապատասխան հաշվետվությունների հետ։

Հատուկ ուշադրության են արժանի փոխանցումներն ու վարկային քարտերով վճարումները: Գործարար հաշիվների միջև գումարի տեղափոխումը նոր վաճառք չի ստեղծում: Քարտի մնացորդը վճարելը նույնպես տարբերվում է այդ քարտի վրա անհատական գնումները գրանցելուց: Այս տեղաշարժերը որպես սովորական եկամուտ կամ ծախս դիտարկելը կարող է աղավաղել հաշվետվությունները, նույնիսկ երբ բանկային ընդհանուր գումարը ծանոթ է թվում:

Որոշ գրառումներ կարիք կունենան լրացուցիչ բացատրության: Վճարումը կարող է ունենալ անորոշ նկարագրություն, կարող է բացակայել կտրոնը, կամ կանխավճարը կարող է համատեղել մի քանի հաճախորդի վճարումներ: Կազմեք կարճ ցուցակ՝ նշելով ամսաթիվը, գումարը, հաշիվը և դեռևս անհրաժեշտ մանրամասները: Սա ավելի օգտակար է, քան նույն անորոշությունը բազմիցս վերանայելը՝ առանց ձեր գտածը գրանցելու:

Օրինակ՝ պատկերացրեք մեկ մատակարարից երեք նմանատիպ վճար։ Միայն հայտարարությունը կարող է չբացատրել, թե դրանք առանձին պատվերներ էին, կրկնակի վճարում, թե՞ վճար, որին հաջորդել է վերադարձը։ Մատակարարի գրառումների և վճարումների համեմատությունը օգնում է լուծել իրավիճակը՝ առանց կռահելու կամ գրառումը ջնջելու՝ պարզապես տարբերությունը վերացնելու համար։

Ավարտված հաշտեցումը աշխատանքի կարևոր մասն է, բայց այն չի բացատրում յուրաքանչյուր բիզնես որոշում: Վերանայեք արդյունքում ստացված եկամուտների և ծախսերի կատեգորիաները, չվճարված հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերը, մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրերը և համապատասխան հաշվի մնացորդները: Գործարքը կարող է հայտնվել ճիշտ բանկային հաշվի վրա՝ միևնույն ժամանակ գրանցվելով սխալ կատեգորիայում:

Հուսալի գրառումների նպատակը տարածվում է ոչ միայն հարկերի ներկայացումից։ ԱՄՆ ներքին եկամուտների ծառայությունը (IRS) նշում է, որ լավ գրառումները նպաստում են ֆինանսական հաշվետվություններին և օգնում են սեփականատերերին վերահսկել իրենց բիզնեսը։ Մաքրումից հետո հաշվետվությունները պետք է ավելի հեշտ լինի կապել ձեր հիշած աշխատանքի հետ, ներառյալ անսովոր գնումները, հանգիստ ամիսները և ավելի բարձր վաճառքներով ժամանակահատվածները։

Ամենաուժեղ արդյունքը վերանայված գրառումների ամբողջությունն է՝ գումարած կառավարելի ռեժիմը: Պահեք ավարտված ամիսների և դեռևս տեղեկատվության սպասող ամեն ինչի հստակ ցանկ: Պահպանեք հիմնավորող փաստաթղթերը, որպեսզի հաջորդ ամիսը վերանայող անձը կարողանա գտնել համապատասխան ժամանակահատվածը՝ առանց նոր որոնում սկսելու:

Մի փոքր, կրկնվող փոխանցումը կարող է կրճատել վերանայումների միջև կուտակվող աշխատանքը։ Այն կարող է ներառել նոր ստացված հաշվետվություններ, բացատրության կարիք ունեցող կտրոններ և բիզնես հաշիվների փոփոխություններ։ Ռեժիմը պետք է համապատասխանի բիզնեսի գործունեության ձևին։ Հաշիվների լրացումն ավելի արժեքավոր է դառնում, երբ հաջորդ ամիսը հիմնված է ավարտված աշխատանքի վրա՝ նույն կուտակված աշխատանքը վերստեղծելու փոխարեն։

Հաշվապահական հաշվառման լրացումը լրացնում է բաց թողնված ժամանակահատվածները: Հաշվապահական հաշվառման մաքրումը շտկում է գրանցված գործունեությունը, որը կրկնապատկված է, սխալ դասակարգված, չաջակցվող կամ չհամաձայնեցված: Բիզնեսը կարող է միաժամանակ կարիք ունենալ երկու ծառայություններին: Տարբերությունը կարևոր է, քանի որ հազարավոր ներբեռնված գրառումներ պարունակող ֆայլը կարող է դեռևս ավելի շատ ուսումնասիրության կարիք ունենալ, քան այն ֆայլը, որն ունի ավելի քիչ գործարքներ, որոնք երբեք չեն մուտքագրվել:

Օգտակար շրջանակը նշում է ներգրավված ժամանակաշրջանները, հաշիվները և արդյունքները: Այն նաև բացատրում է, թե ինչպես են կարգավորվելու բացակայող փաստաթղթերը և չլուծված մնացորդները: Ամիսների քանակը պատկերի մի մասն է տալիս, մինչդեռ սկզբնական մնացորդների և լրացուցիչ գրառումների վիճակը բացատրում է մնացածը: Այնուհետև ընթացիկ ամսական հաշվապահությունը կարող է սկսվել աջակցվող պատմական աշխատանքից: