Սխալներ, որոնք կարող է բացահայտել ամսական հաշվապահական ստուգայցը
Ամսական հաշվապահական ստուգումը կարող է բացահայտել կրկնակի վճարումներ, անծանոթ մատակարարներ, բացակայող կտրոններ և անսովոր հաշվի շարժեր: Այն չի կարող երաշխավորել, որ խարդախությունը կհայտնաբերվի: Պարբերական ստուգումն առավել օգտակար է, երբ գործարքները աջակցվում են, և սեփականատերը նաև վերահսկում է մուտքը և վճարումների հաստատումները:
Փնտրեք նախշեր, ինչպես նաև մեծ քանակություններ
Ամեն շաբաթ կրկնվող անծանոթ 40 դոլարի գանձումը կարող է արժանի լինել նույնքան ուշադրության, որքան մեկ խոշոր գնումը: Համեմատեք մատակարարների անունները, վճարման հաճախականությունը, կրեդիտները և հաշվի փոփոխությունները: Հետաքննեք վճարումը, որին բացակայում է համապատասխան հաշիվը կամ ծախսերի կատեգորիան կտրուկ փոխվում է առանց գործարար բացատրության: Անհամապատասխանությունը հետաքննության պատճառ է, այլ ոչ թե չարաշահման ապացույց:
Հետևեք ապացույցներին
Ենթադրենք, որ մատակարարը երկու անգամ հայտնվում է մի փոքր տարբեր անուններով և ստանում է երկու վճարում նույն հաշիվ-ապրանքագրի համար: Համեմատեք իրական հաշիվ-ապրանքագիրը, վճարման հաստատումները և բանկային գործունեությունը: Խնդիրը կարող է լինել մատակարարի կրկնօրինակ գրառումը, գրանցման սխալը կամ չարտոնված վճարումը: Պահպանեք այդ գրառումները՝ նախքան հաշվապահական հաշվառումը ուղղելը:
Պահպանեք վերահսկողությունը առանձացված սովորական մուտքից
Թող լիազորված սեփականատերը վերանայի անսպասելի վճարումները և մատակարարի վճարման մանրամասների փոփոխությունները: Սահմանափակեք հաշվի մուտքը յուրաքանչյուր անձի կատարած աշխատանքին և պահպանեք հաստատումների գրանցամատյան: Հաշտեցումը նպաստում է այս գործընթացին՝ համեմատելով գրքերը անկախ հաշվետվությունների հետ: Թղթի հետքը կարող է բացահայտել հաշվապահական անհամապատասխանությունները և փաստաթղթավորել բաց կետերը, մինչդեռ կասկածելի գողությունը կամ չարտոնված բանկային գործունեությունը պահանջում են անհապաղ ուշադրություն սեփականատիրոջ և համապատասխան հաստատության կողմից: