Կարո՞ղ է հաշվապահը լրացնել ամիսներ շարունակ բաց թողնված գործարքները։

Ընկերությունը կարող է զբաղված մնալ, մինչդեռ նրա հաշվապահությունը հետ է մնում։ Հաճախորդները շարունակում են վճարել, մատակարարները շարունակում են հաշիվներ ուղարկել, իսկ բանկային հաշիվը մնում է ակտիվ։ Մինչդեռ հաշվապահական ծրագիրը ցույց է տալիս պատմության միայն մի մասը։ Հնարավոր է, որ բանկի հոսքը դադարեցրել է ներմուծումը մայիսին։ Հնարավոր է, որ հաշիվ-ապրանքագրերը մուտքագրվել են, բայց քարտային գնումները՝ ոչ։ Հնարավոր է, որ սեփականատերը հետաձգել է գործարքների դասակարգումը մինչև աշխատանքի ծավալը անհնար համարվելը։

Հաշվապահը հաճախ կարող է վերականգնել բացակայող ամիսները, բայց աշխատանքը պարզապես գործարքներ ներմուծելու համար կոճակ սեղմելը չէ։ Դա եկամուտների, ծախսերի, փոխանցումների, պարտավորությունների և հաշիվների մնացորդների ճշգրիտ գրանցամատյանի վերականգնման, այնուհետև այն անկախ փաստաթղթերի հետ համեմատելու գործընթաց է։

Առաջին խնդիրը բացը որոշելն է: Մեկ հաշվի վրա բացակայող գործարքները տարբերվում են այն ամբողջ տարվանից, որի ընթացքում բանկային հաշիվներ, վարկային քարտեր, աշխատավարձի հետ կապված գործունեություն կամ հաշիվ-ապրանքագրեր չեն գրանցվել:

Բանկային քաղվածքները շատ բիզնեսների համար մեկնարկային կետ են, քանի որ դրանք ցույց են տալիս, թե իրականում ինչ է մաքրվել յուրաքանչյուր հաշվից տվյալ ժամանակահատվածում: Վարկային քարտերի քաղվածքները, վճարումների մշակման հաշվետվությունները, հաշիվ-ապրանքագրերի գրառումները, կտրոնները, վարկային քաղվածքները և աշխատավարձի ամփոփագրերը լրացնում են այնպիսի տեղեկատվություն, որը միայն բանկային քաղվածքը չի կարող տրամադրել:

Օրինակ, բանկային հաշվի քաղվածքում նշված ավանդը կարող է համատեղել մի քանի հաճախորդի վճարումներ՝ մշակողի կողմից վճարները հանելուց հետո: Միայն զուտ ավանդի գրանցումը որպես վաճառք կարող է թերագնահատել համախառն եկամուտը և չգրանցել վճարման վճարները: Հաշվապահին կարող է անհրաժեշտ լինել մշակողի հաշվարկային հաշվետվությունը՝ բաղադրիչները ճիշտ առանձնացնելու համար:

Նմանապես, վարկային քարտին վճարումը պարտադիր չէ, որ գործարար ծախս լինի։ Այն կարող է լինել փոխանցում, որը մարում է պարտավորությունը, մինչդեռ քարտով կատարված գնումները գրանցվում են առանձին։ Երկուսն էլ որպես ծախս դիտարկելը կարող է կրկնակի հաշվարկել ծախսերը։

Հարկային ծառայությունը (IRS) նշում է, որ գործարար գրառումները պետք է նշեն եկամուտներն ու ծախսերը և հիմնավորվեն այնպիսի փաստաթղթերով, ինչպիսիք են հաշիվ-ապրանքագրերը, կտրոնները, հաշվի քաղվածքները և գործարքների այլ ապացույցներ: Այդ սկզբունքները կիրառվում են անկախ նրանից, թե գրառումները կատարվում են անհապաղ, թե վերականգնվում են ավելի ուշ:

Կառուցվածքային հաշվարկը սկսվում է ճշգրիտ համարվող վերջին ժամանակահատվածից։ Հաշվապահը նույնականացնում է յուրաքանչյուր բանկային հաշիվ, վարկային քարտ, վարկ և համապատասխան վճարային հարթակ, այնուհետև հավաքում է անավարտ ամիսների հաշվետվություններն ու առկա գրառումները։ Գրանցամատյանում արդեն իսկ առկա գործարքները համեմատվում են այդ հաշվետվությունների հետ՝ նույն իրադարձությունը երկու անգամ ավելացնելուց խուսափելու համար։

Բացակայող գործարքները մուտքագրվում կամ համընկնում են, դասակարգումները վերանայվում են, և բացահայտվում են բիզնես հաշիվների միջև փոխանցումները: Աշխատավարձի գրառումները համեմատվում են աշխատավարձի համակարգի հետ: Չվճարված հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերը և մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրերը վերանայվում են առանձին՝ դրանք կարող են ի վերջո ստեղծել կանխիկի շարժից:

Գործարքից հետո յուրաքանչյուր համապատասխան բանկային և վարկային քարտի հաշիվը հաջորդաբար համաձայնեցվում է: Մեկ ամսվա տարբերությունը կարող է փոխանցվել հաջորդին: Ահա թե ինչու միայն վերջին ամսվա համաձայնեցումը կարող է չլուծել թերի հաշվապահական հաշվառման պատմությունը:

Վերջնական վերանայումը պետք է դիտարկի շահույթի և վնասի արդյունքները, հաշվեկշիռը, չվճարված դեբիտորական պարտքերը, կրեդիտորական պարտքերը, վարկերի մնացորդները և անսովոր հաշիվների մնացորդները: Հաշվետվությունը կարող է մեխանիկորեն հաշվեկշռվել և դեռևս պարունակել սխալ հաշվին կոդավորված ծախս կամ սխալմամբ եկամտի համարվող փոխանցում:

Բացակայող հիմնավորող փաստաթղթերը ավտոմատ կերպով անհնար չեն դարձնում բոլոր վերակառուցումները: Հաշվետվությունները և մատակարարների պատմությունը կարող են օգնել նույնականացնել վճարումները, բայց դրանք միշտ չէ, որ որոշում են գնման նպատակը կամ այն, թե արդյոք ապրանքը գործնական էր, թե անձնական: Հաշվապահը պետք է նշի չհիմնավորված կամ անհասկանալի կետերը, որպեսզի սեփականատերը կարողանա բացատրել, այլ ոչ թե կռահել:

Եթե ​​հաշվի քաղվածքը կամ աշխատավարձի կարևոր գրառումը հնարավոր չէ ստանալ, հաշվապահը կարող է ստիպված լինել փաստաթղթավորված բացառություն թողնել մինչև աղբյուրի վերականգնումը։ Ավելի լավ է ցույց տալ, թե ինչը չի լուծվել, քան ներկայացնել հորինված որոշակիություն։

Գրառումների պահպանման պահանջները կախված են գրառումից և դրա նպատակից: Աշխատանքային հարկային փաստաթղթերն ունեն պահպանման հատուկ դաշնային պահանջներ, իսկ վաճառքի հարկային փաստաթղթերը կարող են ունենալ լրացուցիչ պետական ​​պահանջներ: Բիզնեսը պետք է համագործակցի իր հարկերի պատրաստողի կամ համապատասխան մասնագետի հետ, եթե դա կարող է ազդել հայտարարագրերի կամ պահումների վրա:

Օրացույցային բացը աշխատանքային ծանրաբեռնվածության չափանիշի միայն մեկն է: Ութ հաշիվներում երեք ամսվա գործարքները կարող են պահանջել ավելի շատ վերանայում, քան վեց ամիսը մեկ բանկային հաշիվ օգտագործող բիզնեսում՝ համապատասխան փաստաթղթերով: Գործարքների քանակը, սկզբնաղբյուրի գրառումների որակը, աշխատավարձի վճարման բարդությունը և նախորդ համաձայնեցման աշխատանքների քանակը՝ այս ամենը կարևոր է:

Արդյունքը պետք է լինի շտկված ժամանակահատվածների սահմանված ամբողջություն և չլուծված հարցերի ցանկ, այլ ոչ թե չստուգված խոստում, որ յուրաքանչյուր պատմական գործարք կարող է անմիջապես ավարտվել։

Գրառումների վերականգնումից հետո, շաբաթական կամ ամսական հաշվապահական հաշվառման ռեժիմը կարող է կանխել նոր կուտակումների կուտակումը: Թղթերի հետքը առաջարկում է Հաշվապահական հաշվառման վերանորոգում ուշացած կամ թերի գրառումների և շարունակական հաշվապահության համար՝ ուղղման նախագծից հետո գրքերը պահպանելուն նպաստելու համար։