Կալիֆոռնիայի աշխատավարձի գրանցամատյանի պահպանում
Կալիֆոռնիայի գործատուները, որպես կանոն, պարտավոր են պահպանել աշխատավարձի գրառումները առնվազն չորս տարի՝ համաձայն Զբաղվածության զարգացման դեպարտամենտի ուղեցույցի: IRS-ի տվյալներով՝ դաշնային զբաղվածության հարկային գրառումները նույնպես, որպես կանոն, պետք է պահպանվեն առնվազն չորս տարի՝ տարվա չորրորդ եռամսյակի հաշվետվությունը ներկայացնելուց հետո: Տարբեր գրառումները կարող են ավելի երկար պարտավորություններ կրել, ուստի բիզնեսը չպետք է մեկ չորս տարվա վերջնաժամկետը համարի բոլոր աշխատանքային փաստաթղթերը ոչնչացնելու թույլտվություն:
Կալիֆոռնիայի EDD գրառումները ներառում են ոչ միայն աշխատավարձի կտրոններ
EDD-ի գործատուի ուղեցույցը նկարագրում է գրառումներ, որոնք ապահովում են աշխատողների և վճարումների ճշմարիտ և ճշգրիտ հաշվետվություն: Տեղեկատվությունը ներառում է նույնականացման մանրամասներ, աշխատանքի ընդունման ամսաթվեր, վճարումներ, վճարման ժամանակահատվածներ, պահված գումարներ և վճարման գրառումներ: EDD-ն նաև նշում է որոշակի տնային ծառայությունների վճարման գրառումների ութ տարվա պահպանման հատուկ պահանջ, երբ հարցականի տակ է դրվում ազատումը կամ գործատուի կարգավիճակը: Գործատուները պետք է որոշեն, թե որ կանոնները կիրառվում են իրենց գործունեության նկատմամբ, այլ ոչ թե ենթադրեն, որ յուրաքանչյուր բիզնես կամ աշխատողի կարգավորում նույնական է:
Դաշնային զբաղվածության հարկային փաստաթղթերն ունեն իրենց սեփական ժամացույցը
Հարկային ծառայությունը (IRS) պահանջում է, որ աշխատանքային հարկային գրառումները պահպանվեն տարվա չորրորդ եռամսյակի հաշվետվությունը ներկայացնելուց հետո առնվազն չորս տարի: Սա ներառում է այնպիսի տեղեկություններ, ինչպիսիք են աշխատակիցների անուններն ու հասցեները, աշխատավարձի վճարումները, պահված գումարները, ավանդները, հաշվետվությունները և համապատասխան պահումների ձևերը: IRS-ը հատուկ սահմանում է ավելի երկար գրառումների պահպանումը զբաղվածության հետ կապված որոշ հարկային վարկային փաստաթղթերի համար, ներառյալ որոշակի վարկային գրառումներ, որոնք պահանջում են առնվազն վեց տարի: Այդ բացառությունները ցույց են տալիս, թե ինչու ֆայլերի ավտոմատ ջնջման միասնական քաղաքականությունը կարող է անբավարար լինել:
Այլ զբաղվածության կանոնակարգերը կարող են պահանջել առանձին գրառումներ
Աշխատավարձի հարկերը նույնը չեն, ինչ աշխատանքային օրենսդրության բոլոր գրառումները: Ժամանակի հաշվառումը, անձնակազմի փաստաթղթավորումը, աշխատավարձի մասին հաշվետվությունները, արձակուրդի գրառումները և հետաքննության կամ վեճի մեջ ներգրավված գրառումները կարող են ունենալ առանձին պարտավորություններ: Գրառումը կարող է նաև ավելի երկար պահվել անհրաժեշտության դեպքում, եթե կիրառվում է հայց, աուդիտ, դատական գործընթացի պահպանում կամ այլ պահպանման պահանջ: Պատասխանատու քաղաքականությունը սահմանում է գրառման տեսակը և համապատասխան օրենքը՝ նախքան ժամկետի ավարտը նշանակելը: Անսովոր հանգամանքներում գտնվող բիզնեսները պետք է դիմեն մասնագիտական խորհրդատվության, այլ ոչ թե հույսը դնեն կարճ ամփոփագրի վրա:
Էլեկտրոնային պահեստը պետք է պահպանի օգտագործելի տեղեկատվությունը
Թվային արխիվացումը կարող է աջակցել տվյալների վերականգնմանը, սակայն համակարգը պետք է պահպանի գրառումների ճշգրտությունը, մատչելիությունը և պաշտպանված լինի անպատշաճ մուտքից: Աշխատավարձի փաստաթղթերը կարող են ներառել հասցեներ, սոցիալական ապահովագրության համարներ, փոխհատուցման մանրամասներ և բանկային տեղեկատվություն: Այդ արժեքները չպետք է տեղադրվեն հանրային պահոցներում կամ ազատորեն համօգտագործվող թղթապանակներում: ԱՄՆ ներքին եկամուտների ծառայությունը (IRS) բացատրում է, որ էլեկտրոնային գրառումների պահպանումը պետք է պահպանի ընթեռնելի, մատչելի փաստաթղթերը: Միայն թղթապանակի անունը համապատասխանության համակարգ չէ, եթե դրա բովանդակությունը հետագայում հնարավոր չէ վերականգնել կամ հասկանալ:
Սահմանեք պարտականությունները՝ փաստաթղթերը դեն նետելուց առաջ
Բիզնեսը պետք է իմանա, թե ով է հավաքում աշխատավարձի գրառումները, որտեղ են դրանք պահվում, որ անձը վերահսկում է մուտքը և ինչպես է հաստատվում դրանց հեռացումը: Քաղաքականությունը պետք է կանխի պատահական ջնջումը, երբ աշխատակիցը հեռանում է կամ ծրագիրը փոխվում է: Պարբերական վերանայումը կարող է բացահայտել բացակայող հարկային ավանդներ, թերի նույնականացման տեղեկատվություն կամ բացթողումներ աշխատավարձի մատակարարի կողմից օգտագործվող փաստաթղթերում: Գրառումները տարվա ընթացքում հետևողականորեն պահելն ավելի հեշտ է, քան դրանք վերականգնել ծանուցում ստանալուց հետո:
Paper Trail և կազմակերպված ֆինանսական գրառումներ
Paper Trail ի ծառայությունները կենտրոնանում են հաստատված առաջարկներում նկարագրված հաշվապահական աշխատանքների վրա: Հաճախորդները, ովքեր օգնության կարիք ունեն սովորական գործարար գրառումները կազմակերպելու հարցում, կարող են ծանոթանալ Monthly Bookkeeping-ին և Tax Ready Bookkeeping-ին: Այս հոդվածը տրամադրում է ընդհանուր հաշվապահական տեղեկատվություն, այլ ոչ թե անհատականացված զբաղվածության, աշխատավարձի հարկի կամ իրավաբանական խորհրդատվություն: