Վճարման ենթակա և ստացման ենթակա հաշիվներ

Օգտակար գրառումը նույնականացնում է հաճախորդին կամ մատակարարին, փաստաթղթի ամսաթիվը, վճարման ժամկետը, գումարը և հղման համարը: Համապատասխան մանրամասները օգնում են տարբերակել նոր պարտավորությունը արդեն մուտքագրվածի պատճենից: Աջակցող փաստաթուղթը նաև համատեքստ է տրամադրում, երբ հետագայում կասկածի տակ է դրվում մնացորդը:

Աշխատանքային հոսքը պետք է որոշի, թե ով է տրամադրում հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերը, ով է մուտքագրում մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրերը և ով է հաստատում փոփոխությունները: Գրառումը կարող է արդիական մնալ միայն այն դեպքում, եթե ներգրավված անձինք գիտեն, թե որտեղ են գտնվում նոր փաստաթղթերը և վճարման թարմացումները:

Հաճախորդի վճարումը պետք է նվազեցնի մարված հաշիվ-ապրանքագրի չափը։ Մատակարարի վճարումը պետք է նվազեցնի համապատասխան հաշիվ-ապրանքագիրը, երբ հաշիվն արդեն գրանցված է։ Եթե վճարումը մուտքագրվում է առանձին՝ առանց այդ կապը հաստատելու, սկզբնական ապրանքը կարող է թվալ չվճարված, նույնիսկ եթե գումարը տեղափոխվել է։

Մասնակի վճարումները, ավանդները, վարկերը և գերավճարները հատուկ ուշադրության կարիք ունեն։ Դրանց մոտեցումը կախված է հիմքում ընկած համաձայնագրից և հաշվապահական հաշվառման մեթոդից, ուստի մնացորդը չպետք է զրոյի հավասարվի՝ առանց հասկանալու, թե որքան պարտք է մնացել։

Հնեցման հաշվետվությունը կազմակերպում է չվճարված գումարները՝ ըստ այն բանի, թե որքան ժամանակ են դրանք չվճարված կամ ուշացած եղել՝ կախված հաշվետվության կարգավորումներից: Այն օգնում է բիզնեսին տեսնել, թե որտեղ կարող է անհրաժեշտ լինել հետևողականություն: Հաշվետվության օգտակար լինելու համար ամսաթվերը և վճարման պայմանները պետք է ճշգրիտ լինեն:

Հին մնացորդը հետաքննության առիթ է, այլ ոչ թե ավտոմատ ապացույց, որ հաճախորդը չի վճարել: Չօգտագործված կտրոնը, բացակայող կրեդիտը կամ կրկնօրինակված հաշիվ-ապրանքագիրը կարող են նույն տեսքը ստեղծել:

Օրինակ՝ հաճախորդը ստանում է 2000 դոլարի հաշիվ-ապրանքագիր և վճարում է 1200 դոլար։ Երբ վճարումը ճիշտ է կատարվում, գրառումները ցույց են տալիս 800 դոլարի մնացորդ։ 1200 դոլարը որպես անկապ եկամուտ գրանցելը կարող է հաշիվ-ապրանքագրում ցույց տալ դեռևս վճարման ենթակա 2000 դոլար և աղավաղել վաճառքի գրանցամատյանը։

Նույն ուշադրությունը կարևոր է մատակարարների հաշիվների համար։ Վճարման համապատասխանեցումը և ցանկացած կրեդիտի ստուգումը սեփականատիրոջը տալիս է ավելի հստակ հիմք՝ որոշելու համար, թե իրականում ինչ պետք է վճարվի։

Հաշվապահական գրառումները կարող են օգնել հաճախորդների հետևողականությանը և մատակարարների վճարումների պլանավորմանը, սակայն այդ գրառումների պահպանումը ավտոմատ կերպով չի լիազորում որևէ մեկին տեղափոխել միջոցներ կամ կապ հաստատել հաճախորդների հետ: Վճարման հաստատման, հաշիվ-ապրանքագրի ուղարկման կամ գանձման ցանկացած պատասխանատվություն պետք է հստակ համաձայնեցված լինի:

Վիճարկվող մնացորդները նույնպես պահանջում են սեփականատիրոջ ներդրումը: Վերադարձը, դուրսգրումը կամ վարկը պետք է արտացոլեն հաստատված բիզնես որոշումը և համապատասխան հաշվապահական մոտեցումը: Հին մնացորդի հեռացումը պարզապես անհարմար լինելու պատճառով կարող է թաքցնել չլուծված առևտրային խնդիր:

Պահեք հաստատման գրանցամատյանը հաշիվ-ապրանքագրի և վճարման հղումների հետ միասին: Եթե հաշիվ-ապրանքագիրը վիճարկվում է, գրանցեք վիճելի գումարը և այն լուծող անձը, այլ ոչ թե այն համարեք վճարման համար հաստատված: Համապատասխանեցրեք վճարման հաստատումները բանկային հաշվի հետ, որպեսզի հաստատված վճարումը, պլանավորված վճարումը և հաստատված վճարումը մնան տարբերակելի:

Վճարումը կատարելուց առաջ առանձնացրեք վճարման համար հաստատված հաշիվ-ապրանքագրերը սպասման մեջ գտնվող հաշիվ-ապրանքագրերից, նախատեսված ավտոմատ դուրսբերումներից և դիմումին սպասող կրեդիտներից: Հաստատման գրանցամատյանում նշեք հաշիվ-ապրանքագրի համարը, ստացողը, գումարը և վճարման ամսաթիվը: Այնուհետև միջոցներ տրամադրող անձը կարող է տարբերակել նախատեսված վճարումը չկատարված հաշվապահական գրառումից:

Վճարման հրահանգները թարմացնելուց առաջ հաստատեք մատակարարի բանկային տվյալների փոփոխությունները հաստատված կոնտակտային անձի միջոցով։ ՀԴԲ-ն խորհուրդ է տալիս ստուգել հաշվի համարների և վճարման ընթացակարգերի փոփոխություններըՊահեք այդ հաստատումը վճարման հաստատման հետ միասին։

Համաձայնեցված արդյունքը կարող է ներառել չվճարված հաշիվ-ապրանքագրերի և հաշիվ-ապրանքագրերի թարմացված ցանկ, կիրառված վճարումներ և կրեդիտներ, ինչպես նաև հստակ նշված բացառություններ: Եթե դեբիտորական և կրեդիտորական պարտքերը պահվում են հաշվապահական գրքում, այդ ցանկերը պետք է վերանայվեն համապատասխան հաշիվների մնացորդների հետ կապված: Տարբերությունները կարող են ազդարարել հաշիվ-ապրանքագրերի կամ հաշիվ-ապրանքագրերի սովորական աշխատանքային հոսքից դուրս գրառման մասին:

Առաջին զրույցի համար օգտակար է իմանալ, թե արդյոք ավելի մեծ դժվարությունը հաճախորդների վճարումների հավաքագրումն է, մատակարարների հաշիվների կազմակերպված պահպանումը, թե՞ իրական մնացորդների հասկացումը։ Դուք կարող եք նկարագրել այդ կարիքները՝ առանց կայքի զրույցում հաճախորդների ինքնությունը կամ անհատական հաշիվ-ապրանքագրերի մանրամասները կիսելու։

Հաշվապահական գրառումը կարող է ցույց տալ սկզբնական հաշվի կամ հաշիվ-ապրանքագրի գումարը, կատարված վճարումները, գրանցված վարկերը և հաշվետվության ամսաթվի դրությամբ դեռևս չվճարված մնացորդը: Ձեր բիզնեսը մնում է պատասխանատու վճարումների և գանձման որոշումների հաստատման համար: Ընթացիկ գրառումը այդ որոշումները մշակող անձին տալիս է ավելի հստակ հիմք՝ վճարման ժամկետները վերանայելու և չվճարված մնացորդներին հետևելու համար:

Հաճախորդների և մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրերի ավելի մեծ ծավալը պահանջում է հետևողական հղումներ, վճարումների համապատասխանեցում և կազմակերպված բացառությունների ցանկ: Հնեցման հաշվետվությունները օգնում են տարբերակել դեռևս չվճարված մնացորդները ուշադրության կարիք ունեցող մնացորդներից: Երբ մի քանի անձ տրամադրում է հաշիվ-ապրանքագրերի կամ վճարման տեղեկատվություն, փոխանցողը պետք է պարզի, թե ով է հաստատում վարկերը, լուծում վիճարկվող մնացորդները և թույլատրում վճարման կամ գանձման գործունեությունը: