Հաշիվներ և վճարումներ

Հաշիվ-ապրանքագիրը օգտակար է միայն այն դեպքում, երբ այն ճշգրիտ է ուղարկվում և հետևվում է։ Մատակարարի հաշիվը պետք է ունենա ոչ միայն թղթապանակում տեղ։ Այն պետք է ունենա ճշգրիտ գրառում, վերջնաժամկետ և հստակ հաստատման ուղի։ Paper Trail միավորում է այդ շարժական մասերը՝ կազմակերպված գրառումների և հետևողական հետևողականության միջոցով։

• Հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերի կազմում. Պատրաստել և առաքել հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրեր՝ օգտագործելով հաստատված տվյալները, և պահպանել հաշիվ-ապրանքագրերի գրանցամատյան։
• Վճարումների հետևողականություն. Հետևեք չվճարված հաշիվ-ապրանքագրերին, վերահսկեք չվճարված գումարները և ուղարկեք համապատասխան հիշեցումներ համաձայնեցված ժամանակացույցով։
• Մատակարարների հաշիվների կառավարում. Ստացեք և կազմակերպեք մատակարարների հաշիվները, գրանցեք գումարները և վճարման ժամկետները, և տեսանելի պահեք չավարտված պարտավորությունները։
• Վճարումների համակարգում. Պատրաստեք մատակարարների վճարումները վերանայման և հաստատման համար, որպեսզի ձեր թիմը կարողանա որոշել, թե ինչ է վճարվում և երբ։
• Հաշիվների և հաշիվ-ապրանքագրերի հաշվետվություն. տրամադրեք չվճարված հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերի, մատակարարների չվճարված հաշիվ-ապրանքագրերի և ուշադրության կարիք ունեցող կետերի կազմակերպված ամփոփագրեր:

Paper Trail զբաղվում է նախապատրաստմամբ, կազմակերպմամբ, հետևմամբ և հաղորդակցությամբ՝ համաձայնեցված ծառայությունների շրջանակի շրջանակներում: Ձեր բիզնեսը պահպանում է իր գումարների վերահսկողությունը: Մենք անկախ չենք տրամադրում մատակարարների վճարումները, չենք փոխանցում միջոցներ կամ չենք հաստատում ծախսերը ձեր անունից: Մատակարարների վճարումները պատրաստվում են ձեր վերանայման և հաստատման համար:

Մեր Basic, Plus և Pro պլանները ներառում են նույն հիմնական հաշիվների և հաշվառման ծառայությունները: Տարբերությունը կայանում է ամեն ամիս մշակվող հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերի և մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրերի քանակում: Ավելի մեծ ծավալներ կամ մասնագիտացված գործընթացներ ունեցող բիզնեսները կարող են պահանջել Enterprise-ի գնանշում:

Մենք սկսում ենք՝ որոշելով, թե որտեղ են ստացվում հաճախորդների հաշվառման հրահանգները և մատակարարների հաշիվները, որ համակարգն է պահում գրառումները և ով է լիազորված հաստատել փոփոխությունները: Ձեր թիմը որոշում է հաշվառման որոշումների և վճարման հաստատման համար պատասխանատու անձանց: Համաձայնեցված շրջանակը սահմանում է, թե որ վարչական քայլերն են կարգավորվում Paper Trail կողմից:

Օգտակար փոխանցումը ներառում է հաճախորդների և մատակարարների ցուցակները, հաշիվ-ապրանքագրերի պայմանները, չվճարված ապրանքները և ընթացիկ հաստատման գործընթացը: Բացակայող մանրամասները բարձրացվում են ձեր նշանակված կոնտակտային անձի մոտ, այլ ոչ թե լրացվում են ենթադրությունների միջոցով:

Ձեր հաստատված հաշվարկային տեղեկատվությունը տրամադրում է հաճախորդին, նկարագրությունը, գումարը և պայմանները: Հաշիվ-ապրանքագրի պատրաստումը և առաքումը գրանցում են, թե ինչ է վճարվել: Վճարման կարգավիճակի հետևումը այնուհետև տարբերակում է չվճարված հաշիվ-ապրանքագիրը մասամբ կամ ամբողջությամբ մարվածից:

Երբ հիշեցումը տեղին է, հաղորդակցությունը կատարվում է ձեր կողմից համաձայնեցված ժամանակացույցին և հրահանգներին համապատասխան: Գնագոյացման, վիճարկվող ծառայության կամ զիջման խնդրանքի վերաբերյալ հարցը վերադարձվում է ձեր բիզնեսին՝ որոշում կայացնելու համար:

Մատակարարի հաշիվը պետք է նշի նույնականացվող մատակարար, հաշիվ-ապրանքագրի հղում, գումար և վճարման ժամկետ։ Մենք կազմակերպում ենք այդ մանրամասները այնպես, որ ստացված հաշիվ-ապրանքագրերը կարողանան տարբերակվել պարզաբանման կամ հաստատման սպասող ապրանքներից։ Հնարավոր կրկնօրինակը պետք է տեսանելի մնա որպես հարց, մինչև ձեր թիմը հաստատի դրա կարգավիճակը։

Վճարման նախապատրաստումը հետևում է հաստատված աշխատանքային հոսքին: Գրառումը նշում է, թե ինչ է նախապատրաստվել, որ հաստատումն է դեռ անհրաժեշտ և ինչ հաստատում է տրամադրվել: Նախապատրաստումը Paper Trail -ին միջոցներ տրամադրելու թույլտվություն չէ:

Ձեր թիմը տրամադրում է հաստատված հաճախորդների հաշվառման հրահանգներ, մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրեր, վճարման պայմաններ և լիազորված վերանայողների անուններ: Հաճախորդի տվյալների, կրեդիտների, վիճարկվող գումարների կամ մատակարարների տեղեկատվության փոփոխությունները պահանջում են այդ որոշման համար պատասխանատու անձի հստակ հրահանգ:

Խնդրում ենք օգտագործել համաձայնեցված փաստաթղթային գործընթացը՝ գրառումները հիմնավորելու համար: Մի՛ ուղարկեք բանկային գաղտնաբառեր կամ հաշվի անսահմանափակ մուտքի իրավունքներ: Մենք կարող ենք հայտնաբերել բացակայող տեղեկությունները առանց ձեզանից մուտքի տվյալները սովորական հաղորդագրության մեջ կիսվելու խնդրանքի:

Չվճարված մնացորդի ամփոփումը օգտակար է, երբ յուրաքանչյուր գումար կարելի է հետևել իր հաշիվ-ապրանքագրին կամ հաշվին: Վարչական գրանցամատյանը կարող է տարբերակել չվճարված հաշիվ-ապրանքագիրը, մասնակիորեն վճարված հաշիվ-ապրանքագիրը, հաստատման սպասող հաշիվը և լրացուցիչ տեղեկատվության կարիք ունեցող կետը:

Այս ամփոփագրերը ցույց են տալիս ուշադրության կարիք ունեցող աշխատանքը համաձայնեցված ծառայության շրջանակներում։ Դրանք չեն փոխարինում համաձայնեցված ֆինանսական հաշվետվություններին։ Ամսական հաշվապահությունը պահպանում է այդ ֆինանսական գրառումները, մինչդեռ հաշվապահական հաշվառման և հաշվառման բաժինը կառավարում է ակտիվ վարչական աշխատանքային հոսքը։

Հաճախորդը կարող է կասկածի տակ դնել հաշիվ-ապրանքագիրը, վաճառողը կարող է ուղարկել վերանայված հաշիվ-ապրանքագիր, կամ վճարման հաստատումը կարող է ժամանել առանց հստակ հղում կատարելու։ Մենք բացահայտում ենք չլուծված խնդիրը և տեղեկացնում ենք անհրաժեշտի մասին, որպեսզի վարչական գրառումը չթաքցնի անորոշությունը։

Ձեր բիզնեսը կայացնում է հիմքում ընկած որոշումը վավերականության, ճշգրտումների, զիջումների և վճարման թույլտվության վերաբերյալ: Paper Trail կազմակերպում է օժանդակ տեղեկատվությունը և գրանցում է համաձայնեցված գործընթացի շրջանակներում ստացված հրահանգները: Ոչ մի վճարման կամ գանձման արդյունք չի երաշխավորվում: