موجودی منفی کارت اعتباری را بررسی کنید
موجودی منفی کارت در نرم‌افزار حسابداری می‌تواند نشان‌دهنده‌ی یک اعتبار واقعی، یک قرارداد نمایش یا یک خطای ثبت باشد. با بررسی نحوه‌ی نمایش بدهی‌های کارت اعتباری توسط نرم‌افزار شروع کنید و موجودی را با صورتحساب کارت برای همان تاریخ مقایسه کنید. فرض نکنید که علامت منفی همیشه به معنای بدهکار بودن کسب‌وکار است.
بررسی کنید که آیا صادرکننده کارت به کسب و کار بدهکار است یا خیر
پرداخت بیش از حد یا بازپرداخت می‌تواند باعث ایجاد مانده اعتبار نزد ارائه‌دهنده کارت شود. در این صورت، سوابق باید منعکس‌کننده اعتبار واقعی و منبع آن باشند. بازپرداختی که پس از پرداخت کامل صورتحساب دریافت می‌شود، یکی از دلایل رایج است. صورتحساب را ذخیره کنید و در صورت امکان، بازپرداخت را به خرید اولیه متصل کنید.
هزینه‌های از دست رفته و پرداخت‌های تکراری را بررسی کنید
اگر پرداخت‌ها وارد شده باشند اما خریدها وارد نشده باشند، ممکن است دفاتر، اعتبار مصنوعی را نشان دهند. پرداخت با کارت تکراری نیز می‌تواند همین اثر را داشته باشد. همچنین مانده اولیه و اینکه آیا کارت به عنوان نوع حساب صحیح تنظیم شده است یا خیر را بررسی کنید. قبل از انجام دسته‌بندی یا تنظیم مانده، سابقه تراکنش‌ها را مقایسه کنید.
کل دوره صورتحساب را تطبیق دهید
از مانده اولیه صورتحساب، خریدها، اعتبارات، هزینه‌ها و پرداخت‌ها برای توضیح مبلغ نهایی استفاده کنید. پرداخت بانکی باید با کاهش بدهی کارت مطابقت داشته باشد، نه اینکه هزینه دومی برای خریدهای ثبت شده قبلی ایجاد کند. پس از اصلاح خطا، هم کارت و هم حساب بانکی را بررسی کنید. اگر خود صورتحساب نامشخص یا مورد اختلاف است، ضمن حفظ شواهد حسابداری، آن مشکل را با صادرکننده حل کنید.