تطبیق بانکی وقتی دفاتر شما مطابقت ندارند

ممکن است چکی که در دفاتر ثبت شده، هنوز از بانک تسویه نشده باشد. ممکن است سپرده ثبت شده پس از پایان مهلت صورتحساب به بانک برسد. موجودی موجود بانک نیز می‌تواند با موجودی صورتحساب ارسالی آن متفاوت باشد. به جای مقایسه صفحه نمایش بانک امروز با یک گزارش مالی قدیمی‌تر، تاریخ بسته شدن صورتحساب را با دفاتر در آن تاریخ مقایسه کنید.

هزینه‌های بانکی، بهره، تراکنش‌های دستی و واردات ناقص خوراک دام معمولاً تفاوت‌ها را توضیح می‌دهند. پرداخت مشتری می‌تواند یک بار به صورت دستی و بار دیگر از طریق خوراک بانکیهمچنین ممکن است یک انتقال در حساب اشتباه ثبت شده باشد. مانده اولیه و آخرین تطبیق تکمیل شده را بررسی کنید تا مشخص شود که این تفاوت برای اولین بار چه زمانی ظاهر شده است.

ورودی‌های صورتحساب را با دفاتر تطبیق دهید، موارد معوقه را شناسایی کنید و اصلاحات پشتیبانی‌شده را مستند کنید. صرفاً برای تحمیل اختلاف صفر، تعدیل هزینه یا درآمد بدون توضیح را وارد نکنید. راهنمای IRS، تطبیق ماهانه را به عنوان راهی برای شناسایی خطاها و احتساب هزینه‌های بانکی و تراکنش‌های معوقه توصیف می‌کند. گزارش تکمیل‌شده باید نشان دهد که چرا مانده صحیح است و اگر چیزی در حال انتقال است، چه چیزی باقی مانده است.

یک بانک ممکن است موجودی موجود را که شامل موجودی‌های معوق یا فعالیت‌های در حال انتظار است، نمایش دهد. موجودی پایانی صورت‌حساب، حدنصاب متفاوتی را نشان می‌دهد. دفتر ثبت حسابداری ممکن است شامل چک‌هایی باشد که قبلاً صادر شده‌اند اما هنوز پاس نشده‌اند. قبل از بررسی اختلاف، حساب دقیق صورت‌حساب، تاریخ پایانی و موجودی که باید تطبیق داده شود را مشخص کنید.

برای مثال، یک صورتحساب با مبلغ ۱۰۰۰۰ دلار بسته می‌شود و دفاتر ۹۵۰۰ دلار را نشان می‌دهند، زیرا یک چک ۵۰۰ دلاریِ دارای پشتوانه، پاس نشده است. آن چکِ معوق ممکن است این تفاوت را توضیح دهد. این به طور خودکار به این معنی نیست که هیچ یک از سوابق اشتباه است. اگر چک به طور غیرمعمولی برای مدت طولانی در گردش باقی بماند، به جای انتقال آن به آینده‌ای نامعلوم، وضعیت آن را بررسی کنید.

با آخرین تطبیق تکمیل‌شده شروع کنید و تأیید کنید که مانده پایانی آن هنوز با مانده آغازین دوره بعدی مطابقت دارد. سپس واریزها و برداشت‌ها را با صورتحساب مقایسه کنید. اقلام معوق قانونی را جدا از هزینه‌های از دست رفته، ورودی‌های تکراری، مبالغ نادرست و پرداخت‌های اختصاص داده شده به حساب دیگر، شناسایی کنید.

یک تراکنش وارد شده می‌تواند از قبل یک پرداخت فاکتور یا پرداخت صورتحساب منطبق در دفاتر داشته باشد. اضافه کردن مجدد آن به جای تکمیل تطبیق، مشکل ثبت ایجاد می‌کند. قبل از حذف هر چیزی، سوابق مرتبط را بررسی کنید، زیرا حذف یک پرداخت می‌تواند مانده فاکتور یا صورتحساب را نیز تغییر دهد.

تطبیق نهایی باید مانده صورتحساب، اقلام معوق پشتیبانی شده و مانده حسابداری را به هم متصل کند. گزارش و یادداشت‌های اصلاحی پشتیبان را ذخیره کنید تا ماه بعد یک نقطه شروع قابل اعتماد داشته باشید. اگر یک ورودی تطبیق شده قدیمی‌تر تغییر کند، قبل از اینکه اختلاف فعلی را به عنوان یک مشکل جدید در نظر بگیرید، دوره‌های تحت تأثیر را شناسایی کنید.

اختلاف صفر به تنهایی گواه درستی هر تراکنش اساسی نیست. دو خطا می‌توانند جبران شوند، یا یک تعدیل بدون پشتوانه می‌تواند علت را پنهان کند. یک بررسی صحیح، فعالیت را دنبال می‌کند و توضیح آن را حفظ می‌کند، به جای اینکه مجموع تطبیق را تنها هدف در نظر بگیرد.