تراکنش‌های دسته‌بندی نشده را تحت کنترل داشته باشید
یک مانده حساب بزرگ و طبقه‌بندی نشده معمولاً به این معنی است که دفاتر فاقد اطلاعات کافی یا قوانین منسجم برای شناسایی صحیح تراکنش‌ها هستند. توضیحات ناآشنای فروشنده، رسیدهای ناقص، سیستم‌های پرداخت جدید و هزینه‌های ترکیبی تجاری و شخصی، همگی می‌توانند در این امر نقش داشته باشند. راه‌حل با یافتن علت تکرارشونده شروع می‌شود، نه اینکه همه چیز را به هزینه‌های متفرقه اختصاص دهیم.
اطلاعات از دست رفته را از فرآیند از دست رفته جدا کنید
برخی از تراکنش‌ها به رسید یا توضیحی در مورد هدف تجاری نیاز دارند. برخی دیگر اقلام تکراری آشنایی هستند که به سادگی فاقد یک دسته بندی ثابت هستند. برای تشخیص این دو، یک نمونه را بررسی کنید. پرداخت پردازنده ممکن است به گزارش فروش نیاز داشته باشد، در حالی که یک اشتراک مکرر ممکن است به یک قانون طبقه بندی مستند و بررسی دوره ای نیاز داشته باشد.
کارهای عقب مانده را به روشی مفید گروه بندی کنید
مرتب‌سازی بر اساس فروشنده، حساب، مبلغ و نوع فعالیت. این کار اغلب به یک پاسخ از سوی مالک اجازه می‌دهد تا چندین تراکنش مرتبط را حل و فصل کند. نقل و انتقالات، فعالیت‌های وام و تراکنش‌های مالک را از خرید و فروش‌های معمولی جدا نگه دارید. فرض نکنید که یک تراکنش خروجی هزینه یا یک تراکنش ورودی درآمد مشتری است.
ایجاد روالی که استثنائات جدید را دریافت کند
از یک مرور کوتاه و مکرر برای جمع‌آوری اسناد مفقود و شفاف‌سازی موارد ناآشنا در حالی که فعالیت هنوز در ذهن است، استفاده کنید. اتوماسیون می‌تواند به الگوهای پایدار کمک کند، اما قوانین باید هنگام تغییر فروشندگان، مبالغ یا کاربردهای تجاری بررسی شوند. فهرست روشنی از موارد حل‌نشده و اینکه چه کسی به آنها پاسخ خواهد داد، تهیه کنید. این کار گزارش‌ها را قابل فهم نگه می‌دارد و میزان کار طبقه‌بندی نامشخصی را که در پایان سال به تهیه‌کننده مالیات محول می‌شود، کاهش می‌دهد.