مدارکی که قبل از استخدام حسابدار باید آماده کنید
نام نرم‌افزار حسابداری خود، فهرستی از حساب‌های تجاری، آخرین ماه تکمیل‌شده و مشکلاتی که می‌خواهید حل شوند را آماده کنید. هرگونه مهلت مالیاتی، تأمین مالی یا گزارش‌دهی آتی و سوابق موجود را یادداشت کنید. لازم نیست قبل از بحث در مورد کار، خودتان دفاتر را اصلاح کنید.
نحوه گردش پول در کسب و کار را شرح دهید
محصولات یا خدماتی که می‌فروشید، نحوه پرداخت مشتریان و حساب‌هایی که برای هزینه‌ها استفاده می‌کنید را مشخص کنید. در صورت لزوم، به پردازنده‌های پرداخت، فروش نقدی، صورتحساب مشتری، موجودی یا وام‌ها توجه کنید. تعداد حساب‌ها مهم است، اما روابط بین آنها اغلب پیچیدگی واقعی را توضیح می‌دهد.
آخرین دوره گزارش‌دهی قابل اعتماد را شناسایی کنید
گزارش‌های مالی اخیر، سوابق تطبیق و تعداد تقریبی ماه‌های ناتمام را جمع‌آوری کنید. اگر مطمئن نیستید که یک ماه تکمیل شده است یا خیر، آن را بیان کنید. موارد شناخته شده مانند ورودی‌های تکراری، هزینه‌های شخصی مختلط، رسیدهای مفقود شده یا مانده‌های غیرقابل توضیح را فهرست کنید. این جزئیات به تفکیک یک پروژه تعمیر از پروژه در حال انجام کمک می‌کند. حسابداری ماهانه.
نتیجه را انتخاب کنید و مسئولیت‌ها را روشن کنید
تصمیم بگیرید که آیا نیاز فوری شما سوابق جاری، گزارش‌های اصلاح‌شده، یک تحویل مالیاتی سازمان‌یافته یا یک فرآیند تکرارشونده است. به هرگونه مهلت مهم و اینکه آیا یک تهیه‌کننده مالیات از قبل درگیر است یا خیر، توجه کنید. قبل از اعطای دسترسی، در مورد دامنه، مالکیت سوابق، اشتراک‌گذاری اسناد و اینکه چه کسی تغییرات را تأیید می‌کند، توافق کنید. یک تصویر شروع روشن به شما امکان می‌دهد تا خدمات را بدون نیاز به داشتن تخصص حسابداری یا یک فایل کاملاً سازمان‌یافته، متناسب با کسب‌وکارتان برنامه‌ریزی کنید.
با یک چک لیست اسناد برای دوره توافق شده شروع کنید
پس از توافق در مورد دامنه و روش اشتراک‌گذاری اسناد، سوابق مربوط به حساب‌ها و دوره‌های مورد بررسی را جمع‌آوری کنید. یک سری کامل از صورتحسابها مفیدتر از تصاویر نامرتبط است. اسنادی را که در دسترس نیستند شناسایی کنید تا هنگام برنامه‌ریزی کار، فقدان آنها در نظر گرفته شود.
- صورت‌حساب‌های بانکی و کارت اعتباری، شامل حساب‌های بسته‌شده مورد استفاده در طول دوره.
- گزارش‌های پردازنده فروش و پرداخت، فاکتورهای مشتری و مانده‌های معوق.
- صورتحسابها، رسیدها و سوابق پرداخت‌ها یا اعتبارات تأمین‌کنندگان.
- صورت‌حساب‌های وام و اسناد خرید تجهیزات پشتیبان در صورت لزوم.
- گزارش‌های مالی موجود و سوابق تطبیق تکمیل‌شده.
- فهرست درخواست‌های کارشناس مالیاتی شما یا ورودی‌های اصلاحی تأیید شده، در صورت لزوم.
کار تکمیل‌شده‌ی ارائه‌دهنده‌ی قبلی را حفظ کنید
اگر شخص دیگری دفاتر را نگهداری می‌کرد، آخرین دوره‌ای که آنها تکمیل کرده بودند را مشخص کنید و یک تحویل منظم ترتیب دهید. کپی گزارش‌ها، مغایرت‌گیری‌ها و تعدیلات مستند را نگه دارید. تأیید کنید که کسب و کار شما فایل حسابداری خود را کنترل می‌کند و دسترسی از طریق مجوزهای کاربری پشتیبانی شده نرم‌افزار امکان‌پذیر است.
تغییر ارائه‌دهنده خدمات، فرصتی برای شفاف‌سازی مسئولیت‌ها است، نه دلیلی برای کنار گذاشتن سوابق قابل اعتماد. با توافق بر سر زمان پایان روال قبلی و شروع روال جدید، از همپوشانی ورودی‌ها جلوگیری کنید. اصلاحات سوابق، در صورتی که بر مانده‌ها یا گزارش‌هایی که قبلاً توسط حسابدار شما استفاده شده است، تأثیر بگذارند، ممکن است نیاز به بررسی جداگانه داشته باشند.
از اولین بررسی برای تعریف یک نقطه شروع واقع‌بینانه استفاده کنید
لازم نیست مالک هر اصطلاح حسابداری را بداند. توصیف یک مانده حساب توضیح داده نشده، دوره ناتمام یا گزارشی که هرگز نمی‌رسد، یک نقطه شروع عملی برای بررسی است. سپس سوابق موجود به تعیین اینکه آیا کار یک اصلاح محدود، یک پروژه جبرانی یا پشتیبانی ماهانه مداوم است، کمک می‌کند.
سوابق دقیق را در کانال اسناد توافق شده به جای مکالمه اولیه در وب‌سایت نگه دارید. دامنه اولیه را می‌توان با استفاده از نام نرم‌افزار، تعداد تقریبی حساب‌ها، دوره مورد نظر و نتیجه مطلوب مورد بحث قرار داد. این برای شروع برنامه‌ریزی بدون به اشتراک گذاشتن اعتبار حساب یا ارسال اسناد مالی قبل از ایجاد فرآیند کافی است.