یک گزارش ماهانه برای حسابدارتان تهیه کنید که بتواند از آن استفاده کند

صورت‌حساب‌های مربوط به هر حساب بانکی و کارت اعتباری مربوطه، به علاوه سوابق وام‌ها و سیستم‌های پرداخت را در صورت نیاز ارائه دهید. هرگونه حساب جدید یا بسته شده را ذکر کنید. یک اتصال نرم‌افزاری می‌تواند تراکنش‌ها را بدون ارائه دوره کامل صورت‌حساب وارد کند، بنابراین فرض نکنید که یک فید فعال جایگزین صورت‌حساب‌های ماهانه مورد نیاز برای تطبیق می‌شود.

فاکتورها و رسیدهایی که مشخص می‌کنند چه چیزی خریداری شده است را همراه با هدف تجاری، در صورت عدم وجود، نگه دارید. واریزهای غیرمعمول، بازپرداخت‌ها، مشارکت‌های مالک، خریدهای شخصی و خرید تجهیزات را علامت‌گذاری کنید. اگر پرداختی مربوط به چندین فاکتور یا چندین نوع هزینه است، جزئیات کافی برای تخصیص صحیح آن ارائه دهید. توضیحات به موقع از انباشته شدن تراکنش‌های نامشخص جلوگیری می‌کند.

از فرآیند اشتراک‌گذاری اسناد تأیید شده و سطح دسترسی مورد نیاز حسابدار خود استفاده کنید. رمزهای عبور حساب یا اسناد حساس را از طریق مکالمه عمومی در وب‌سایت ارسال نکنید. یک مهلت ماهانه برای اسناد تعیین کنید و مشخص کنید چه کسی به درخواست‌های پیگیری پاسخ خواهد داد. یک فرآیند ارسال منظم، تاریخ گزارش را قابل پیش‌بینی‌تر می‌کند و نیاز به بازسازی تراکنش‌ها از حافظه را ماه‌ها بعد کاهش می‌دهد. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) بر حفظ سوابق پشتیبان برای درآمد و هزینه‌ها تأکید دارد.