حسابداری مربوط به ماه‌ها سوابق معوقه را انجام دهید
آخرین ماه تکمیل‌شده‌ی قابل اعتماد را پیدا کنید، سپس صورتحسابهای بانکی، صورتحسابهای کارت و سایر سوابق تجاری را برای هر دوره‌ی ناتمام جمع‌آوری کنید. به ترتیب کارهای عقب‌مانده را بررسی کنید تا مانده‌های اصلاح‌شده به درستی به آینده منتقل شوند. در حالی که کارهای قدیمی‌تر تکمیل می‌شوند، یک روال ساده‌ی ثبت سوابق فعلی را حفظ کنید.
قبل از ورود به معاملات، عقب‌ماندگی را ترسیم کنید
حساب‌های بانکی، کارتی و پرداختی مورد استفاده در طول دوره مفقودی، از جمله هر حساب باز یا بسته شده را فهرست کنید. صورتحسابها، سوابق فروش، فاکتورها، صورتحسابها و رسیدها را جمع‌آوری کنید. مشخص کنید که آیا دفاتر قدیمی واقعاً تطبیق داده شده‌اند یا صرفاً با فعالیت‌های دانلود شده پر شده‌اند. پاسخ مشخص می‌کند که آیا کار با ورودی‌های مفقودی شروع می‌شود یا با اصلاح یک مبنای قبلی.
یک دوره پشتیبانی شده را در یک زمان کامل کنید
تراکنش‌ها را دسته‌بندی و تطبیق دهید، موارد تکراری را حل کنید و هر حساب را با صورتحساب آن تطبیق دهید. اسناد مفقود شده و سوالات مربوط به مالک را در یک لیست سازماندهی شده پیگیری کنید. به نقل و انتقالات، وام‌ها، پرداخت‌های مالک و هزینه‌های پردازنده توجه کنید، که اگر خیلی ساده با آنها برخورد شود، می‌تواند درآمد یا هزینه‌ها را تحریف کند. اصلاحات اولیه می‌توانند بر مانده‌های بعدی تأثیر بگذارند، بنابراین ترتیب کار مهم است.
بر اساس مهلت واقعی کسب و کار برنامه ریزی کنید
اگر تشکیل پرونده مالیاتی، درخواست تأمین مالی یا تصمیم داخلی به سوابق بستگی دارد، به حسابدار اطلاع دهید. جدول زمانی به حجم تراکنش‌ها، پیچیدگی حساب و در دسترس بودن اسناد بستگی دارد، نه فقط تعداد ماه‌ها. اگر مهلت‌های مالیاتی مطرح است، آنها را با کارشناس مالیاتی هماهنگ کنید. پس از حل و فصل پرونده‌های معوق، در مورد جمع‌آوری و بررسی منظم اسناد توافق کنید تا کسب و کار به روز بماند.
حسابداری جبرانی را از پاکسازی حسابداری جدا کنید
حسابداری را به روز کنید دوره‌هایی را که تکمیل نشده‌اند، پر می‌کند. پاکسازی دفترداری، خطاها یا ناهماهنگی‌ها را در سوابق موجود بررسی می‌کند. یک پرونده معوق می‌تواند به هر دو نیاز داشته باشد. شناسایی شش ماه ورودی‌های از دست رفته ممکن است ساده باشد، در حالی که شش ماه پر از واردات همپوشانی می‌تواند قبل از اینکه حساب‌ها قابل اعتماد شوند، نیاز به اصلاحات اساسی داشته باشد.
با شناسایی آخرین دوره‌ای که توسط صورت مغایرت تکمیل‌شده و گزارش‌های قابل استفاده پشتیبانی می‌شود، شروع کنید. ورودی‌های اختتامیه قبلی یک حسابدار نیز ممکن است بر مانده‌های اولیه تأثیر بگذارند. حفظ سابقه قابل اعتماد از ایجاد مجدد کار غیرضروری جلوگیری می‌کند، در حالی که بررسی مانده‌های بدون پشتوانه مانع از انتقال یک مشکل قدیمی به هر ماه تازه تکمیل‌شده می‌شود.
به جای انبوهی از رسیدهای جداگانه، یک دوره کامل را جمع‌آوری کنید
یک فایل پشتیبان کاربردی شامل صورتحسابهای هر حساب بانکی و کارتی، گزارش‌های فروش و پرداخت، صورتحسابهای تأمین‌کنندگان، فاکتورهای مشتری و رسیدهای پشتیبان موجود است. حساب‌هایی را که در طول مدت معوقه بسته شده‌اند، نیز شامل کنید. عدم دسترسی به یک حساب بسته می‌تواند انتقال‌ها و هزینه‌های نهایی را حتی زمانی که حساب‌های جاری کامل به نظر می‌رسند، نامشخص باقی بگذارد.
قبل از ایجاد تغییرات، خروجی‌های اصلی را ذخیره کنید. یک لیست ساده از هر حساب و صورتحسابهای موجود، تشخیص ماه‌های از قلم افتاده را آسان‌تر می‌کند. رسیدها از جزئیات تراکنش پشتیبانی می‌کنند، اما جایگزین نمای کاملی از فعالیت حساب نمی‌شوند. به همین ترتیب، یک فایل دانلود شده خوراک بانکی ثابت نمی‌کند که فعالیت‌های قبلی به‌طور کامل وارد شده یا با واقعیت تطبیق داده شده است.
اندازه‌گیری پیشرفت بر اساس کار تکمیل‌شده
یک سابقه پیشرفت مفید، دوره‌های بررسی‌شده، تطبیق حساب‌ها، گزارش‌های تهیه‌شده و مواردی که هنوز در انتظار شفاف‌سازی هستند را مشخص می‌کند. اگر دفاتر از تشکیل پرونده مالیاتی یا درخواست وام‌دهنده پشتیبانی می‌کنند، آن مهلت را در معرض دید نگه دارید و خروجی مورد نیاز را با متخصص مربوطه هماهنگ کنید. تکمیل باید به این معنی باشد که سوابق توافق‌شده پشتیبانی می‌شوند، نه اینکه به سرعت به هر تراکنش یک دسته اختصاص داده شود.
پس از اتمام کار روی سوابق، یک برنامه ماهانه جداگانه داشته باشید. در مورد اینکه چه کسی سوابق جدید را جمع‌آوری کند، چه کسی معاملات غیرمعمول را توضیح دهد و چه زمانی گزارش‌ها بررسی شوند، توافق کنید. این کار مانع از آن می‌شود که پروژه جبران خسارت به یک جایگزین تکراری برای حسابداری فعلی تبدیل شود.