نگهداری سوابق تجاری و اسناد آماده مالیات
اسنادی را که درآمد، هزینه‌ها، دارایی‌ها و تعهدات نشان داده شده را پشتیبانی می‌کنند، در دفاتر خود نگه دارید. گزارش‌های مالی، معاملات را خلاصه می‌کنند، در حالی که رسیدها، فاکتورها، صورت‌حساب‌ها و سایر سوابق، آنچه را که واقعاً رخ داده است توضیح می‌دهند. یک بسته آماده‌سازی مالیات سازمان‌یافته، هم به جمع کل و هم به روشی برای ردیابی پشتیبانی آنها نیاز دارد.
پشتیبانی را با تراکنش مطابقت دهید
صورت‌حساب‌های بانکی و کارت، جابجایی پول را مستند می‌کنند. فاکتورهای مشتری و گزارش‌های فروش، رسیدها را شناسایی می‌کنند. فاکتورها و رسیدهای فروشنده، خریدها را توضیح می‌دهند. قراردادهای وام و صورت‌حساب‌های وام‌دهنده، فعالیت بدهی را پشتیبانی می‌کنند، در حالی که اسناد تجهیزات، جزئیات خرید و استفاده تجاری را مشخص می‌کنند. برخی از هزینه‌ها نیاز به سوابق اضافی دارند، بنابراین برداشت از بانک به تنهایی ممکن است تمام حقایق مربوطه را اثبات نکند.
تنظیمات و توضیحات را با سال نگه دارید
صورت‌های مالی تطبیقی تکمیل‌شده، دفتر کل، گزارش‌های مالی نهایی و فهرستی از اصلاحات مهم را ذخیره کنید. اسناد مربوط به معاملات مالک، سپرده‌های غیرمعمول، اعتبارات مشتری و هر موردی که در انتظار تعیین مالیات‌دهنده است را نیز ضمیمه کنید. اگر حسابدار تعدیلات پایان سال را ارائه می‌دهد، ورودی‌های تأیید شده را نگه دارید و تأیید کنید که پرونده حسابداری آنها را منعکس می‌کند.
از یک سیاست نگهداری بر اساس سوابق استفاده کنید
اداره مالیات آمریکا (IRS) توضیح می‌دهد که دوره‌های نگهداری بسته به نوع سابقه و شرایط متفاوت است. برخی از سوابق، از جمله سوابق دارایی و استخدامی خاص، باید مدت طولانی‌تری نسبت به یک پرونده پشتیبانی اظهارنامه مالیاتی معمولی نگهداری شوند. سایر الزامات تجاری، وام‌دهنده یا قانونی نیز ممکن است اعمال شوند. از هر سند پشتیبان تهیه کنید و ارتباط بین هر سند و تراکنش آن را حفظ کنید تا سوابق بدون تکیه بر حافظه قابل بازیابی باشند.
برای هر نوع رکورد، یک برنامه‌ی نگهداری اعمال کنید
هیچ دوره نگهداری واحدی که تمام اسناد تجاری را پوشش دهد، وجود ندارد. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) عموماً نگهداری پشتیبانی مالیاتی را به دوره محدودیت مربوطه مرتبط می‌کند، به استثنای مواردی که نیاز به نگهداری طولانی‌تر دارند. قبل از از بین بردن سوابق پشتیبان آنها، کپی‌هایی از اظهارنامه‌های ثبت شده را نگه دارید و قانون مربوطه را بررسی کنید. پاکسازی معمول پوشه‌های دیجیتال نباید به یک سیاست حذف خودکار تبدیل شود.
برای مثال، سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) عموماً سوابق مالیات بر درآمد را حداقل برای چهار سال پس از سررسید یا پرداخت مالیات، هر کدام که دیرتر باشد، الزامی می‌داند. سوابق مربوط به املاک تجاری ممکن است نیاز داشته باشند که از طریق مالکیت و فراتر از واگذاری، در دسترس باقی بمانند، زیرا از محاسبات پایه و بعدی پشتیبانی می‌کنند. الزامات وام‌دهنده، بیمه و سایر الزامات می‌توانند مدت زمان نگهداری را بیشتر کنند.
پس از تغییرات نرم‌افزار، سوابق الکترونیکی را مفید نگه دارید
یک خروجی خوانا و یک نسخه پشتیبان کارآمد، به حفظ دسترسی در هنگام پایان اشتراک یا بسته شدن حساب بانکی کمک می‌کند. صورت‌حساب‌ها، گزارش‌ها و فایل‌های پشتیبان کامل را در یک مکان سازماندهی شده ذخیره کنید، سپس تأیید کنید که فایل‌های مهم واقعاً قابل باز شدن هستند. یک اسکرین‌شات از کل، بایگانی ضعیف‌تری نسبت به گزارش تراکنش و اسناد منبع اصلی است.
از برچسب‌های سال، حساب و سند ثابت استفاده کنید. ارتباط بین رسید و خرید ثبت‌شده، از جمله هرگونه توضیح مورد نیاز برای اهداف تجاری، را حفظ کنید. نگهداری فایل تنها بخشی از کار است، کسی که بعداً یک تراکنش را بررسی می‌کند باید بتواند فایل صحیح را پیدا کند و بفهمد که از چه چیزی پشتیبانی می‌کند.
تحویل سالانه را از بایگانی طولانی‌تر جدا کنید
پوشه‌ای که برای کارشناس مالیاتی شما ارسال می‌شود ممکن است حاوی گزارش‌ها و برنامه‌های پشتیبانی درخواستی برای یک سال باشد. بایگانی گسترده‌تر کسب و کار می‌تواند شامل اسناد دارایی‌های قدیمی‌تر، مغایرت‌گیری‌های قبلی و سوابق تاریخی مورد نیاز برای توضیح مانده اولیه باشد. هر دو را بدون این فرض که تکمیل اظهارنامه مالیاتی، پشتیبانی اساسی را یکبار مصرف می‌کند، مرتب نگه دارید.
نقش حسابداری Paper Trail سازماندهی سوابق و قابل مشاهده کردن مدارک مفقود شده است. تصمیم‌گیری در مورد یک الزام خاص برای نگهداری یا پیامدهای مالیاتی شواهد ناقص بر عهده متخصص مربوطه است. هدف عملی، یک سابقه قابل بازیابی است که پس از پایان سال نیز قابل استفاده باشد.