دفترداری در مقابل حسابداری و کاری که هر کدام پوشش می‌دهند

کار معمول شامل بررسی فروش و هزینه‌ها، تطبیق پرداخت‌ها، تطبیق حساب‌های بانکی و کارتی و تهیه گزارش از فعالیت‌های ثبت‌شده است. یک فرآیند حسابداری قوی همچنین اسناد و تراکنش‌های مفقود شده‌ای را که نیاز به توضیح مالک دارند، شناسایی می‌کند. این فرآیند جزئیات لازم برای ردیابی کل گزارش به فعالیت واقعی کسب‌وکار را حفظ می‌کند.

یک حسابدار ممکن است تعدیلات پیچیده، الزامات گزارشگری مالی، ترتیبات تأمین مالی یا پیامدهای تغییر در کسب و کار را بررسی کند. تهیه اظهارنامه مالیاتی و مشاوره مالیاتی خدمات اضافی هستند که باید به طور خاص توسط یک متخصص مناسب ارائه شوند. استخدام یک دفتردار به طور خودکار شامل اظهارنامه مالیاتی، حسابرسی، مشاوره حقوقی یا اظهار نظر تضمین حرفه‌ای در مورد صورت‌های مالی نمی‌شود.

در مورد اینکه چه کسی فعالیت‌های روزمره را ثبت می‌کند، چه کسی ورودی‌های غیرمعمول را تأیید می‌کند و چه کسی امور مالیاتی را انجام می‌دهد، توافق کنید. به عنوان مثال، یک حسابدار می‌تواند اسناد خرید تجهیزات را گردآوری کند در حالی که متخصص مالیات، نحوه برخورد مالیاتی مربوطه را تعیین می‌کند. ارتباط شفاف از کار تکراری و فرضیات بی‌اساس جلوگیری می‌کند. نتیجه مفید، مجموعه‌ای قابل اعتماد از سوابق با فرد مناسب مسئول برای هر تصمیم است، نه اینکه از یک عنوان برای دلالت بر هر سرویس مالی استفاده شود.

اگر تراکنش‌ها مفقود هستند، صورت‌حساب‌ها تطبیق داده نمی‌شوند یا پرداخت‌های مشتری با فاکتورها مطابقت ندارند، اولین نیاز ممکن است حسابداری باشد. سوابق منظم، ابزاری قابل اعتماد برای بررسی‌های بعدی فراهم می‌کنند. اگر سوال مربوط به یک رویه حسابداری پیچیده، یک الزام تضمین یا تصمیمات مربوط به ثبت مالیات است، متخصص واجد شرایط مناسب برای آن کار را شناسایی کنید.

عنوان‌ها به تنهایی می‌توانند گمراه‌کننده باشند زیرا ارائه‌دهندگان خدمات، ترکیب‌های مختلفی از خدمات را ارائه می‌دهند. یک حسابدار ممکن است حسابداری را انجام دهد و یک دفتردار ممکن است گزارش‌هایی را از دفتر کل تهیه کند. به جای اینکه فرض کنید هر عنوان شامل تمام مسئولیت‌های مالی کسب‌وکار می‌شود، از آنها بخواهید که دامنه‌ی کار را به طور واضح بیان کنند.

خرید تجهیزات تأمین مالی شده را در نظر بگیرید. سوابق حسابداری به اسناد خرید، اطلاعات تأمین مالی و پرداخت‌های مرتبط نیاز دارند. این سوابق به توضیح موجودی تجهیزات و وام کمک می‌کنند. سپس متخصص مالیات شما ممکن است نحوه برخورد مالیاتی را تعیین کند، در حالی که تصمیمات حسابداری فنی در صورت نیاز توسط متخصص مربوطه بررسی می‌شوند.

افراد درگیر می‌توانند بدون تکرار هر وظیفه، از شواهد زیربنایی یکسانی استفاده کنند. یک سابقه مشترک از ورودی‌های تأیید شده و موارد حل نشده به حفظ ارتباط کمک می‌کند. همچنین مشخص می‌کند که کدام گزارش‌ها به‌روزرسانی شده‌اند و کدام تصمیمات تخصصی هنوز در دست بررسی هستند.

الف حسابداری ماهانه دامنه ممکن است شامل طبقه‌بندی، تطبیق و گزارش‌های توافق‌شده باشد. تحویل سالانه می‌تواند سوابق مربوط به یک قرارداد مالیاتی جداگانه را سازماندهی کند. در صورت لزوم، بایگانی حقوق و دستمزد، اظهارنامه مالیاتی، نظرات حسابرسی و مشاوره حقوقی باید هر کدام یک ارائه‌دهنده مشخص داشته باشند. آنها صرفاً به دلیل وجود داده‌های مالی، بخشی از قرارداد نمی‌شوند.

صفحات خدمات Paper Trail شرح می‌دهند تعمیر حسابداری و حسابداری ماهانه‌ی دوره‌ای. این تمرکز به مالک راهی می‌دهد تا سوابقی را که نیاز به توجه دارند شناسایی کند و آنها را با یک حسابدار یا کارشناس مالیاتی موجود هماهنگ کند. مسئولیت‌های واضح، این رابطه را مفیدتر از آن می‌کند که حسابداری و حسابداری را به عنوان برچسب‌های قابل تعویض در نظر بگیریم.