پولی که بدهکار هستید و پولی که به شما بدهکار است
حساب‌های دریافتنی، پولی را که مشتریان به کسب و کار شما بدهکارند، پیگیری می‌کنند، در حالی که حساب‌های پرداختنی، پولی را که کسب و کار شما به فروشندگان بدهکار است، پیگیری می‌کنند. هر دو مبالغی را شناسایی می‌کنند که ممکن است هنوز به عنوان فعالیت بانکی ظاهر نشده باشند. دقیق نگه داشتن آنها از وصول مطالبات، برنامه‌ریزی پرداخت و دید واضح‌تری از تعهدات نقدی پشتیبانی می‌کند.
مطالبات با هزینه‌های مشتری شروع می‌شود
هنگام ردیابی فاکتورها، پرداخت‌های مشتری باید به فاکتور صحیح اعمال شود. بستانکاری‌ها، پرداخت‌های جزئی و بازپرداخت‌ها نیز بر مبلغ باقیمانده تأثیر می‌گذارند. گزارش تحلیل زمانی، مبالغ پرداخت نشده را بر اساس مدت زمان پرداخت نشده گروه‌بندی می‌کند و به شما کمک می‌کند تا فاکتورهای اخیر را از مانده‌های معوق که نیاز به بررسی یا پیگیری مشتری دارند، تشخیص دهید.
بدهی‌ها با صورتحساب‌های فروشنده شروع می‌شوند
صورتحساب‌ها باید فروشنده، مبلغ، تاریخ و شرایط پرداخت را مشخص کنند. سپس پرداخت‌ها، تعهدات ثبت‌شده را کاهش می‌دهند. وارد کردن یک پرداخت به عنوان هزینه جدید در حالی که صورتحساب را باز گذاشته‌اید، می‌تواند هزینه‌ها را بیش از حد نشان دهد و فروشنده را پرداخت نشده جلوه دهد. اعتبارات فروشنده و فاکتورهای تکراری نیز نیاز به توجه مشابهی دارند، بنابراین لیست پرداخت‌ها منعکس‌کننده مبالغ واقعی است که هنوز بدهکار هستند.
نحوه برخورد آنها با گزارش به مبنای حسابداری بستگی دارد
در حسابداری تعهدی، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی به ارتباط درآمد و هزینه‌ها با دوره‌هایی که در آنها کسب یا متحمل شده‌اند، کمک می‌کنند. گزارش‌های مالی مبتنی بر وجه نقد عموماً درآمد و هزینه را هنگام دریافت یا پرداخت، با رعایت قوانین مربوطه، تشخیص می‌دهند، اما ردیابی فاکتور عملیاتی و صورتحساب همچنان می‌تواند مفید باشد. قبل از تفسیر مجموع، بپرسید که گزارش از کدام مبنا استفاده می‌کند. برنامه‌ریزی نقدی از دانستن اینکه چه کسی باید به شما پرداخت کند و چه کسی انتظار پرداخت به شما را دارد، سود می‌برد.