بازسازی رکوردها زمانی که داده‌های نرم‌افزار قدیمی در دسترس نیستند
اگر سیستم حسابداری قدیمی شما دیگر داده‌ها را ارائه نمی‌دهد، قبل از بازسازی هر چیزی، با بررسی پشتیبان‌گیری‌ها، صادرات و گزینه‌های دسترسی شروع کنید. عدم دسترسی به نرم‌افزار لزوماً به معنای از بین رفتن همه سوابق نیست. بانک‌ها، فروشندگان، مشتریان و سیستم‌های پرداخت ممکن است هنوز بخش‌هایی از تاریخچه تراکنش‌ها را در اختیار داشته باشند.
فهرستی از آنچه هنوز می‌توان بازیابی کرد تهیه کنید
به دنبال گزارش‌های مالی ذخیره‌شده، خروجی‌های دفتر کل، گزارش‌های تطبیق، فاکتورها و فایل‌های صورتحساب باشید. از ارائه‌دهنده قبلی یا صاحب حساب مجاز در مورد دسترسی به بایگانی و در دسترس بودن نسخه پشتیبان سوال کنید. دوره‌های پوشش داده شده و جاهای خالی را ثبت کنید. پوشه‌ای از صورتحسابهای بانکی مفید است، اما لزوماً درخواست‌های فاکتور، اهداف تجاری یا ورودی‌های حسابداری غیرنقدی را نشان نمی‌دهد.
بازسازی از روی سوابق مستقل
از صورتحسابهای بانکی و کارت در کنار فاکتورها، رسیدها، صورتحسابهای وام‌دهنده و جزئیات پردازشگر استفاده کنید. از آخرین مانده قابل اعتماد استفاده کنید و هر دوره آسیب‌دیده را به ترتیب تطبیق دهید. از در نظر گرفتن هر واریز به عنوان فروش یا هر برداشت به عنوان هزینه خودداری کنید. منبع هر مورد بازسازی شده را ثبت کنید و فهرستی از هر چیزی که نامشخص است را نگه دارید.
محافظت از تاریخچه بازیابی شده
علاوه بر هرگونه فایل نرم‌افزاری بازیابی‌شده، خروجی‌های قابل دسترسی را نیز ذخیره کنید. اسناد پشتیبان اظهارنامه‌های مالیاتی و گزارش‌های مالی را طبق الزامات مربوط به ثبت سوابق، نگهداری کنید. اگر اظهارنامه‌های مالیاتی گذشته مبتنی بر سوابقی بوده‌اند که قابل بازیابی نیستند یا اکنون نادرست به نظر می‌رسند، موضوع را با کارشناس مالیاتی در میان بگذارید. طرح اصلاح باید منعکس‌کننده شواهد موجود و دامنه شکاف‌ها باشد، نه اینکه قبل از بررسی آنچه باقی مانده است، قول بازسازی کامل را بدهد.