اصلاح صورتحساب فروشنده‌ای که دو بار پرداخت شده است
اگر یک صورتحساب فروشنده دو بار پرداخت شده است، بررسی کنید که دو پرداخت واقعی وجود دارد نه دو کپی از یک ورودی. یک پرداخت تکراری واقعی ممکن است باعث ایجاد اعتبار فروشنده یا مبلغی برای بازیابی شود. ثبت آن به عنوان خرید دیگر معمولاً هزینه را بیش از حد نشان می‌دهد.
دو بار تأیید کنید که پول واقعاً باقی مانده است
صورت‌حساب‌های بانکی یا کارت را با صورتحساب و مراجع پرداخت مقایسه کنید. دو ورودی نرم‌افزاری، وقوع دو پرداخت را اثبات نمی‌کند. یک پرداخت دستی وارد شده و یک تراکنش دانلود شده ممکن است نشان‌دهنده برداشت بانکی یکسانی باشد. اگر فقط یک برداشت وجود داشته باشد، اصلاح، اصلاح رکورد تکراری است، نه درخواست بازگشت پول.
اضافه پرداخت واقعی را از صورتحساب جدا نگه دارید
اگر هر دو پرداخت انجام شده است، صورتحساب اصلی را تسویه شده باقی بگذارید و مبلغ اضافی را با فروشنده مشخص کنید. تأیید کنید که آیا مبلغ بازپرداخت می‌شود یا برای صورتحساب معتبر آینده اعتبار اعمال می‌شود. پاسخ فروشنده و مراجع پرداخت مربوطه را نگه دارید تا مانده حساب تا زمان تسویه حساب قابل پیگیری باشد.
بازپرداخت یا اعتبار را بدون تحریف دیگری ثبت کنید
وقتی بازپرداختی دریافت می‌شود، آن را با اضافه پرداخت ثبت شده مطابقت دهید، نه اینکه آن را به طور خودکار به عنوان درآمد فروش جدید در نظر بگیرید. وقتی از اعتبار استفاده می‌شود، صورتحساب بعدی را که از آن کسر می‌شود، ثبت کنید. هزینه اصلی باید تا خرید واقعی قابل ردیابی باشد. بررسی صورت‌حساب‌های فروشنده و تطبیق صورتحساب‌ها قبل از پرداخت، به آشکار شدن زودتر موارد تکراری کمک می‌کند و گزارش‌های بدهی را برای تصمیم‌گیری در مورد آنچه هنوز نیاز به پرداخت دارد، مفید نگه می‌دارد.