بین دو دسته هزینه ممکن انتخاب کنید
وقتی به نظر می‌رسد یک تراکنش در دو دسته هزینه قرار می‌گیرد، آن را بر اساس آنچه خریداری شده و نحوه استفاده کسب و کار از آن طبقه‌بندی کنید. یک خرید واحد را می‌توان زمانی تقسیم کرد که شامل اقلام واقعاً متفاوتی باشد. رویه منسجم و مستند، مهم‌تر از انتخاب یک دسته از نام تجاری به تنهایی است.
به جای فروشگاه، به فاکتور نگاه کنید
خرید از یک خرده‌فروش بزرگ می‌تواند شامل لوازم اداری، محصولات دست دوم و یک کالای شخصی باشد. فروشنده یکسان است، اما هدف حسابداری متفاوت است. از جزئیات کالا برای تخصیص منطقی خرید استفاده کنید. مجموع ورودی‌های تفکیک‌شده باید با تراکنش واقعی مطابقت داشته باشد و رسید پشتیبان باید مرتبط یا به راحتی قابل یافتن باشد.
از یک قانون ثابت برای هزینه‌های مشابه استفاده کنید
اگر اشتراک نرم‌افزار از عملیات اداری معمول پشتیبانی می‌کند، یک دسته معقول را انتخاب کنید و به طور مداوم از آن استفاده کنید. ایجاد حساب‌های همپوشانی مانند چندین نسخه از هزینه‌های نرم‌افزار می‌تواند گزارش‌ها را تکه‌تکه کند. وقتی جزئیات بیشتر مفید باشد، پروژه‌ها یا سایر فیلدهای ردیابی می‌توانند آن را بدون تغییر دسته اصلی هزینه هر ماه ارائه دهند.
مواردی را که نیاز به بررسی متفاوتی دارند، شناسایی کنید
برخی از خریدها صرفاً انتخاب بین دو هزینه عملیاتی نیستند. تجهیزات، موجودی کالا، خدمات پیش‌پرداخت یا استفاده ترکیبی تجاری و شخصی می‌توانند نیاز به برخورد متفاوتی داشته باشند. از کارشناس مالیاتی در مورد طبقه‌بندی مالیاتی یا سوالات مربوط به تخصیص که بر اظهارنامه مالیاتی تأثیر می‌گذارند، سوال کنید. یک راهنمای دسته‌بندی کوتاه برای موقعیت‌های تکرارشونده تهیه کنید تا ماه‌های بعد از همان منطق پیروی کنند و مقایسه‌ها معنادار باقی بمانند.