چک لیست حسابداری ماهانه برای یک ماه کامل
یک چک لیست حسابداری ماهانه شامل جمع‌آوری سوابق، دسته‌بندی تراکنش‌ها، تطبیق حساب‌ها، بررسی مانده‌های پرداخت نشده و تهیه گزارش‌های مالی می‌شود. کار را برای همان دوره گزارشگری تکمیل کنید و موارد حل نشده را قابل مشاهده نگه دارید. این چک لیست باید منعکس کننده حساب‌ها و سیستم‌های پرداختی باشد که کسب و کار شما در واقع از آنها استفاده می‌کند.
فعالیت را از هر حساب مربوطه جمع‌آوری کنید
صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، فاکتورها، صورتحسابها، رسیدها و گزارش‌های پردازشگر پرداخت را بررسی کنید. حساب‌های جدید و حساب‌هایی با فعالیت کم را نیز لحاظ کنید، زیرا ممکن است کارمزدها یا انتقال‌ها همچنان ظاهر شوند. تراکنش‌های وارد شده باید با ورودی‌های موجود مقایسه شوند تا یک پرداخت مشتری یا خرید با کارت دو بار ثبت نشود.
جزئیاتی را که گزارش‌ها را تغییر می‌دهند، حل کنید
انتقال وجه نیاز به برخورد متفاوتی با خرید یک کسب و کار دارد. ممکن است لازم باشد پرداخت‌های وام تقسیم شوند، بازپرداخت‌های مرتبط با فعالیت اصلی آنها و تراکنش‌های مالک به طور جداگانه شناسایی شوند. در مواردی که سوابق پشتیبان هدف را توضیح نمی‌دهند، سوالات برای مالک گروه‌بندی می‌شوند. سپس مغایرت‌گیری‌های بانکی و کارتی، موارد مفقود، موارد تکراری و تفاوت‌های زمانی قانونی را شناسایی می‌کنند.
قبل از اینکه ماه را کامل بنامید، نتایج را مرور کنید
بررسی نهایی، مانده‌های غیرمعمول، تغییرات قابل توجه و هرگونه فاکتور یا صورتحساب پرداخت نشده که در محدوده کار قرار دارند را بررسی می‌کند. گزارش‌ها باید تاریخ و مبنای حسابداری خود را مشخص کنند. سوالات معوق تا زمان حل و فصل، مستند باقی می‌مانند. توافق بر سر مهلت ماهانه برای ارائه اسناد و یک تاریخ گزارش واقع‌بینانه، به روند کار ریتم می‌بخشد، در حالی که یک پروژه تعمیر یا جبران اولیه، به مسائل قدیمی‌تری می‌پردازد که در غیر این صورت به آینده موکول می‌شدند.
از یک چک لیست حسابداری ماهانه به ترتیب عملی استفاده کنید.
یک چک لیست زمانی بیشترین کاربرد را دارد که هر وظیفه یک فرد مسئول داشته باشد و سابقه‌ای که نشان دهد آیا آن وظیفه تکمیل شده است یا خیر. دانلود تراکنش‌ها یک وظیفه است و بررسی آنها با صورتحسابها وظیفه‌ای دیگر. قبل از شروع، تاریخ گزارش‌دهی را تعیین کنید تا موجودی فعلی بانک با دفاتر ماه گذشته مقایسه نشود.
- صورت‌حساب‌های کامل بانکی و کارت اعتباری را برای دوره مورد نظر جمع‌آوری کنید.
- سوابق فروش، پردازنده پرداخت، فاکتور، صورتحساب و رسید را جمع‌آوری کنید.
- قبل از افزودن فعالیت دانلود شده، پرداخت‌های موجود را مطابقت دهید.
- تراکنش‌های پشتیبانی‌شده را دسته‌بندی کنید و موارد نامشخص را فهرست کنید.
- حساب‌های بانکی و کارتی هر یک از موارد ذکر شده را با هم تطبیق دهید.
- فاکتورهای باز، صورتحسابها و سایر مانده‌های مربوطه را بررسی کنید.
- گزارش‌های توافق‌شده را آماده کنید و استثنائات باقی‌مانده را مستندسازی کنید.
از تبدیل شدن یک سند گمشده به یک فرض پنهان جلوگیری کنید
اگر اطلاعات مربوط به پرداخت کافی نیست، تاریخ، مبلغ، شماره حساب و توضیحات لازم را در سوابق کاری مشخص کنید. سپس یک نفر در کسب و کار می‌تواند اطلاعات لازم را ارائه دهد. یک هزینه تکراری ممکن است قابل تشخیص باشد، اما یک نام تجاری ناآشنا، هدف تجاری قابل اعتمادی نیست. موارد حل نشده را از کارهایی که قبلاً انجام شده‌اند جدا نگه دارید.
یک چک لیست همچنین باید زمان‌بندی را در نظر بگیرد. یک ماه می‌تواند باز بماند در حالی که صورتحساب نهایی در دسترس نیست یا یک معامله مهم در انتظار شفاف‌سازی است. برنامه گزارش‌دهی باید این وابستگی‌ها را روشن کند، نه اینکه صرفاً به دلیل گذشت آخرین روز تقویمی، دوره را کامل بنامد.
از پایان معاملات برای بهبود ماه بعد استفاده کنید
پس از بررسی گزارش‌ها، سوابق تطبیق، گزارش‌ها و توضیحات تغییرات مهم را با هم ذخیره کنید. مشکلات مکرر اسناد را یادداشت کنید و مسئولیت اصلاح روال را به آنها واگذار کنید. به عنوان مثال، اگر پرداخت‌های مشتری به طور مکرر بدون ارجاع به فاکتور انجام می‌شود، رفع این مشکل می‌تواند هم رسیدهای نامتناسب و هم یادآوری‌های غیرضروری برای وصول را کاهش دهد.
این چک لیست، کار حسابداری را سازماندهی می‌کند. پردازش حقوق و دستمزد، ثبت مالیات، شمارش موجودی و تأیید پرداخت‌ها، در صورت لزوم، مسئولیت‌های خاص خود را می‌طلبند. سوابق آنها ممکن است در گزارش‌های پایانی ماهانه لحاظ شود، اما به طور خودکار در هر کار حسابداری گنجانده نمی‌شوند.