مدیریت صورتحساب فروشنده

صورتحساب‌های فروشندگان از طریق ایمیل، پورتال‌های صورتحساب و سایر کانال‌ها ارسال می‌شوند. بدون یک فرآیند منسجم، تاریخ‌های سررسید و جزئیات پشتیبان می‌توانند به راحتی از قلم بیفتند. ما صورتحساب‌ها را در یک گردش کار توافق‌شده سازماندهی می‌کنیم و به شما کمک می‌کنیم فاکتورهای دریافتی، تأییدیه‌های در انتظار، صورتحساب‌های سررسید شده و اقلام تکمیل‌شده را از هم تشخیص دهید.

• دریافت یا وصول صورتحساب‌های فروشندگان از طریق کانال‌های تأیید شده.
• نام فروشندگان، شماره فاکتورها، تاریخ صدور صورتحساب، مبالغ و تاریخ سررسید را ثبت کنید.
• جزئیات از قلم افتاده، موارد تکراری احتمالی یا مواردی که نیاز به توضیح بیشتر از سوی مشتری دارند را بررسی کنید.
• فهرستی منظم از صورتحساب‌های باز و تعهدات پرداختی آتی تهیه کنید.
• خلاصه‌ای از صورتحساب‌های معوق و مواردی که در انتظار تصویب هستند را تهیه کنید.

Paper Trail سوابق را سازماندهی کرده و موارد را به اطلاع شما می‌رساند. کسب و کار شما تأیید می‌کند که آیا هزینه‌ها معتبر هستند، کالاها یا خدمات دریافت شده‌اند و پرداخت‌ها باید مجاز باشند. ما هزینه‌های فروشنده را تأیید نمی‌کنیم و بدون تأیید شما پرداخت را آغاز نمی‌کنیم.

ما در چارچوب فرآیندهای صدور صورتحساب و ثبت سوابق که برای حساب شما توافق شده است، کار می‌کنیم. هدف، مستندسازی منسجم و بررسی آسان‌تر است، نه جایگزینی رویه‌های مجوز داخلی شما.

کسب و کار شما منابع تأیید شده صورتحساب‌های فروشندگان و محل نگهداری سوابق اداری را مشخص می‌کند. صورتحسابی که از طریق ایمیل یا از طریق پورتال صورتحساب دریافت می‌شود، نیاز به جایگاه ثابتی در آن فرآیند دارد تا از لیست بررسی‌ها جدا نماند.

گردش کار همچنین باید مشخص کند چه کسی اسناد پشتیبان را ارائه می‌دهد و چه کسی به سوالات مربوط به خرید پاسخ می‌دهد. Paper Trail اطلاعات صورتحساب را در محدوده مورد نظر سازماندهی می‌کند، در حالی که تیم شما تأیید می‌کند که آیا تعهد اساسی معتبر است یا خیر.

ما فروشنده، مرجع فاکتور، تاریخ صدور صورتحساب، مبلغ و تاریخ سررسید را از صورتحساب موجود ثبت می‌کنیم. این جزئیات به بررسی‌کننده راهی برای شناسایی تعهد و تمایز آن از هزینه دیگری توسط همان تأمین‌کننده می‌دهد.

اگر ارجاع فاکتور مفقود شده یا تاریخ سررسید نامشخصی به اطلاع شما رسیده است. ما شرایط پرداخت را ابداع نمی‌کنیم یا فرض نمی‌کنیم که هزینه‌ای به دلیل دریافت سند از طریق یک کانال آشنا، تأیید شده است.

ممکن است همان صورتحساب فروشنده به صورت یک فاکتور اصلی، یک کپی ایمیل شده و یک یادآوری دریافت شود. شناسایی یک نسخه تکراری احتمالی قبل از اینکه به عنوان یک تعهد دیگر تلقی شود، به تیم شما کمک می‌کند تا سوابق را با زمینه صحیح بررسی کند.

یک فاکتور اصلاح‌شده همچنین نیاز به ارتباط واضح با نسخه قبلی دارد. کسب و کار شما تأیید می‌کند که کدام سند اعمال می‌شود و آیا اعتبار یا تعدیل مجاز است یا خیر. ما به جای ایجاد تغییر بدون پشتوانه در مبلغ بدهی، موضوع را برای بررسی نگه می‌داریم.

یک فهرست صورتحساب باز باید آنچه را که موعد پرداخت آن فرا رسیده است از آنچه که در انتظار تأیید یا اطلاعات بیشتر است، متمایز کند. ذکر تاریخ سررسید در کنار وضعیت تأیید به بررسی‌کننده کمک می‌کند تا هم مهلت مقرر و هم اقدام مورد نیاز را درک کند.

تاریخ سررسید به معنای تایید پرداخت نیست. اگر صورتحسابی با نزدیک شدن به تاریخ مورد نظر تایید نشده باقی بماند، ما آن وضعیت را در گردش کار توافق شده شناسایی می‌کنیم. تیم مجاز شما تصمیم می‌گیرد که آیا صورتحساب باید ادامه یابد، مورد سوال قرار گیرد یا در حالت تعلیق باقی بماند.

تیم شما صورتحساب‌های فروشندگان و اطلاعات مورد نیاز برای ایجاد فرآیند بررسی تأیید شده را ارائه می‌دهد. مراجع خرید، اسناد پشتیبان مربوطه و تأییدیه فرد مسئول یک فروشنده می‌تواند به روشن شدن سوالات مربوط به یک تعهد کمک کند.

تغییرات در جزئیات یا دستورالعمل‌های فروشنده باید از کنترل‌های خودتان پیروی کند. رمزهای عبور بانکی را از طریق یک پیام معمولی ارسال نکنید. نقش مدیریتی ما جایگزین رویه‌های شما برای تأیید هویت فروشنده یا تأیید تغییر نمی‌شود.

خروجی توافق‌شده شامل سوابق صورتحساب‌های سازمان‌یافته و خلاصه‌ای از موارد معوق، تاریخ‌های سررسید آینده و تأییدیه‌های در انتظار است. تیم شما می‌تواند بدون جستجو در پوشه‌ها و پیام‌های جداگانه، صورتحساب‌هایی را که برای تصمیم‌گیری بعدی آماده هستند، شناسایی کند.

سپس بخش هماهنگی پرداخت می‌تواند مقدمات پرداخت را برای بررسی مجاز سازماندهی کند. این یک مرحله اداری جداگانه است. ثبت یک صورتحساب یا اضافه کردن آن به لیست بدهی‌ها به این معنی نیست که Paper Trail هزینه را تأیید کرده یا پرداختی را انجام داده است.