رسیدهایی که قبل از پایان سال ناپدید می‌شوند

بسیاری از مالکان وقتی رسیدها گم می‌شوند، به صورتحساب بانکی تکیه می‌کنند. صورتحساب تاریخ، نام فروشگاه و مبلغ را نشان می‌دهد. چیزی که نشان نمی‌دهد این است که چه چیزی خریداری شده است. هزینه‌ای که در یک فروشگاه لوازم التحریر پرداخت می‌شود می‌تواند مواد لازم برای یک کار، ابزار برای خدمه یا چیزی شخصی باشد که هیچ ارتباطی با کسب و کار ندارد. هزینه‌ای که در یک فروشگاه انبار پرداخت می‌شود می‌تواند لوازم نظافت دفتر یا مواد غذایی برای یک خانه باشد. جمع کل وجود دارد. معنی آن وجود ندارد. سازمان درآمد داخلی، سوابق خرید و هزینه را به عنوان اسنادی توصیف می‌کند که گیرنده، مبلغ پرداختی، مدرک پرداخت، تاریخ و شرح کالا یا خدمات را شناسایی می‌کنند. این شرح بخشی است که با ناپدید شدن رسید ناپدید می‌شود. بدون آن، هزینه دارای برچسب قیمت و بدون توضیح است و توضیحی که ماه‌ها بعد از حافظه ارائه می‌شود، برای یک تهیه‌کننده مالیات، وام‌دهنده یا ممیز، وزن بسیار کمی دارد. اینجاست که مالکان با یک غافلگیری ناخواسته مواجه می‌شوند. آنها می‌دانند که خرید واقعی بوده است. آنها کار، عجله و دلیل آن را به خاطر دارند. هیچ یک از آن حافظه، سابقه محسوب نمی‌شود. این کسب و کار هزینه‌ای را پرداخت کرده که ممکن است هرگز نتواند آن را ثابت کند، و هزینه این شکاف بر دوش کسب و کار است، نه بر دوش فروشگاهی که رسید را چاپ کرده است.

بخش بزرگی از رسیدهای روزمره روی کاغذ حرارتی چاپ می‌شوند و چاپ حرارتی به خوبی کهنه نمی‌شود. گرما، نور خورشید، اصطکاک در کیف پول و خود زمان، چاپ تیره را به سایه‌ای کم‌رنگ و سپس به نواری خالی تبدیل می‌کند. مالکانی که با افتخار هر رسید را در جعبه یا داشبورد ماشین نگه می‌داشتند، در ژانویه آن جعبه را باز می‌کنند و متوجه می‌شوند که یک سوم آن دیگر قابل خواندن نیست. این عادت وجود داشت. شواهد به هر حال محو شدند. یک رسید ناخوانا ممکن است برای پشتیبانی از یک معامله بدون اسناد دیگر کافی نباشد. این رسید فروشنده، تاریخ، مبلغ یا آنچه خریداری شده است را اثبات نمی‌کند. ارزش آن به عنوان مدرک ممکن است محدود باشد، اگرچه سایر سوابق همزمان گاهی اوقات می‌توانند به اثبات معامله کمک کنند. شنیدن این حرف پس از یک سال تلاش برای نگه داشتن کاغذ سخت است، اما اظهارنامه مالیاتی به خاطر تلاش انجام شده، اعتبار نمی‌گیرد. به سوابقی اعتبار می‌دهد که هنوز هم وقتی کسی در مورد آنها سؤال می‌کند، قابل خواندن باشند و سازمان درآمد داخلی خاطرنشان می‌کند که سوابق پشتیبانی از درآمد، کسورات و اعتبارات باید تا زمان انقضای دوره محدودیت برای آن اظهارنامه نگهداری شوند، که عموماً سه سال از زمان ثبت و در برخی موارد بیشتر است. بنابراین مشکل محو شدن اطلاعات فراتر از یک فصل مالیاتی می‌رود. رسیدی که در ژانویه امسال کم‌رنگ باشد، ممکن است دو سال بعد که سوالی می‌رسد، کاملاً خالی باشد. خرید در آن زمان تغییر نمی‌کند. فقط مدرک تغییر می‌کند، و آن هم در جهت اشتباه تغییر می‌کند.

وقتی مدارک به طور همزمان در پنج یا شش مکان وجود داشته باشد، بستن سال دیگر حسابداری نیست و به کار کارآگاهی تبدیل می‌شود. هزینه‌های یک ماه در یک حساب ایمیل است. دیگری در یک کامیون است. هزینه‌های کارت متعلق به دو نفر مختلف است و فقط یکی از آنها به یاد می‌آورد که نیمی از آنها برای چه چیزی بوده است. خریدهای نقدی ممکن است هیچ ردی فراتر از یک یادداشت ناخوانا نداشته باشند، اگر اینطور باشد. هر شکافی حدس دوم را به دنبال دارد. آیا این غذا با مشتری بود یا با خانواده؟ آیا این سوخت برای یک کامیون کاری بود یا برای یک سفر آخر هفته؟ آیا این هزینه نرم‌افزار یک اشتراک تجاری بود یا یک اشتراک شخصی که نام مشابهی دارد؟ وقتی پاسخ به این بستگی دارد که از چه کسی پرسیده می‌شود و حافظه آنها در آن روز چقدر خوب است، دفاتر دیگر سابقه کسب و کار نیستند و به مجموعه‌ای از نظرات در مورد کسب و کار تبدیل می‌شوند. این موضوع فراتر از زمان مالیات اهمیت دارد. مالکی که نمی‌تواند به سوابق هزینه‌ها اعتماد کند، نمی‌تواند به طور کامل به سودی که تولید می‌کند اعتماد کند. یک کسب و کار می‌تواند روی کاغذ سالم به نظر برسد در حالی که هزینه‌های واقعی در کشو ثبت نشده‌اند، یا ضعیف‌تر از آنچه هست به نظر برسد زیرا هزینه‌های مشروع زمانی که مدارک پیدا نشدند، کنار گذاشته شده‌اند. تصمیمات مربوط به استخدام، تجهیزات و پذیرش کارهای جدید بر اساس اعدادی گرفته می‌شود که همه می‌دانند ملایم هستند.

دردناک‌ترین بخشِ از دست دادن رسیدها اغلب نامرئی است. هزینه‌های مشروع کسب‌وکار که قابل پشتیبانی نیستند، معمولاً در زمان آماده‌سازی حذف، تعدیل یا مورد بحث قرار می‌گیرند. هر هزینه حذف‌شده، پولی است که کسب‌وکار واقعاً برای کسب درآمد خود هزینه کرده است، و اکنون طوری با آن برخورد می‌شود که انگار اصلاً اتفاق نیفتاده است. تصویر مشمول مالیات بدتر می‌شود، نه به این دلیل که کسب‌وکار درآمد بیشتری کسب کرده است، بلکه به این دلیل که نمی‌تواند آنچه را که خرج کرده است مستند کند. همچنین هزینه زمانی وجود دارد و مالکان آن را در وجود خود احساس می‌کنند. روزهای ژانویه با مرتب‌سازی کاغذ، تماس با فروشندگان، جستجوی ایمیل‌های قدیمی و تلاش برای بازسازی سالی که با سرعت تمام سپری شده است، سوزانده می‌شوند. کارکنان درگیر این جستجو می‌شوند. تهیه‌کننده مالیات منتظر می‌ماند، یا در اطراف حفره‌ها کار می‌کند، یا برای این آشفتگی هزینه می‌کند. فصلی که باید در مورد شروع سال جدید باشد، به نگاهی طولانی به سالی تبدیل می‌شود که هرگز در حین وقوع به درستی ثبت نشده است. و وقتی بعداً سؤالاتی مطرح می‌شود، موقعیت از این هم ضعیف‌تر می‌شود. اداره مالیات داخلی واضح است که مالیات‌دهندگان سوابقی را که از موارد موجود در اظهارنامه پشتیبانی می‌کنند، از جمله رسیدها و سایر اسنادی که از کسر یا اعتبار پشتیبانی می‌کنند، نگه می‌دارند. مالکی که با سوالی در مورد هزینه‌ای بدون رسید، رسید کم‌رنگ یا رسیدی که مجموع کل را نشان می‌دهد و هیچ چیز دیگری را نشان نمی‌دهد، مواجه می‌شود، چیز زیادی برای ارائه ندارد. این هزینه ممکن است کاملاً مشروع بوده باشد. مشروعیتی که قابل نشان دادن نباشد، چیز شکننده‌ای است. به ندرت یک مشکل صداقت است. این یک مشکل ضبط است. اکثر مالکانی که رسیدهای پراکنده دارند، در مورد پول بی‌احتیاط نیستند. آنها افراد پرمشغله‌ای هستند که آنچه را که کسب و کار نیاز داشت، در وسط یک روز کاری خریداری کرده‌اند و با کاغذبازی به عنوان کم‌ضرورت‌ترین بخش خرید رفتار کرده‌اند. مشکل رسید در یک لحظه بد ایجاد نمی‌شود. این مشکل در صدها مورد کوچک ایجاد می‌شود که هر کدام به تنهایی منطقی هستند و با اضافه شدن به یک سال، سوراخ‌هایی در آن ایجاد می‌شود. به همین دلیل است که اراده به تنهایی به ندرت آن را برای مدت طولانی حل می‌کند. عزم ژانویه معمولاً تا فوریه، درست همراه با جوهر، محو می‌شود. کسب و کارهایی که این تقلا را تجربه نمی‌کنند، آنهایی نیستند که صاحبانشان در پایان سال تلاش بیشتری می‌کنند. آنها کسانی هستند که سوابقشان، در حالی که سال هنوز در حال انجام بود، توسط کسی که واقعاً شغلش آن است، به طور کامل و خوانا نگهداری می‌شد. اگر باز کردن جعبه رسید خودتان مثل باز کردن یک بحث به نظر می‌رسد، این حس، حس اطلاعات است. این کسب و کار تمام سال پول واقعی خرج کرده است. این کسب و کار شایسته سابقه‌ای است که بتواند آن را ثابت کند، مدت‌ها پس از اینکه جوهر روی رسید تمام شده است. این همان نوع ثبت هفتگی و آرامی است که Paper Trail برای انجام آن وجود دارد، بنابراین سال به جای خاطرات، با سوابق به پایان می‌رسد.