هزینه واقعی حسابداری ماهانه برای کسب و کارهای کوچک

یک صاحب کسب‌وکار کوچک که خدمات حسابداری را مقایسه می‌کند، معمولاً با هزینه ماهانه شروع می‌کند. این منطقی است، اما دو پیشنهادی که هر دو حسابداری ماهانه را پوشش می‌دهند، ممکن است کار بسیار متفاوتی را پوشش دهند. یک مشاور با یک حساب بانکی و چند فاکتور، فعالیت مالی یکسانی با یک پیمانکار که سپرده‌ها، صورتحساب‌های تأمین‌کنندگان، اطلاعات حقوق و دستمزد و چندین کارت را مدیریت می‌کند، ندارد. یک خرده‌فروش با سپرده‌های مکرر پردازنده پرداخت، سوابق متفاوتی از یک شرکت خدمات حرفه‌ای با تعداد انگشت‌شماری پرداخت بزرگ مشتری دارد. قیمت حسابداری نه تنها نشان‌دهنده اندازه شرکت، بلکه پیچیدگی تراکنش‌ها، فعالیت حساب‌ها و وضعیت سوابق موجود است. یک سرویس ارزان می‌تواند برای نیازهای ساده مناسب باشد. همچنین اگر کارهای ضروری حذف شوند و مشکلات بی‌سروصدا انباشته شوند، می‌تواند گران تمام شود.

رشد اغلب با ده‌ها تغییر کوچک اداری از راه می‌رسد. یک حساب بانکی دیگر باز می‌شود. یک سیستم پرداخت دوم راحت‌تر می‌شود. فروشندگان اعتبار ارائه می‌دهند. کارمندان بازپرداخت‌ها را ارائه می‌دهند. مشتریان در زمان‌های مختلف پرداخت می‌کنند. هر توسعه، کسب و کار را از یک جنبه آسان‌تر و از جنبه دیگر پیچیده‌تر می‌کند. مالک ممکن است هنوز شرکت را به عنوان یک عملیات کوچک در نظر بگیرد، اما اکنون دفاتر شامل روابط بسیار بیشتری برای توضیح هستند. درآمد به تنهایی نمی‌تواند این پیچیدگی را اندازه‌گیری کند. شرکتی با فروش بالا و چند تراکنش ساده ممکن است دفاتر ساده‌تری نسبت به یک شرکت کوچک‌تر که پرداخت‌ها و تعدیل‌های زیادی را انجام می‌دهد، داشته باشد.

سوابق ماهانه زمانی مفیدتر هستند که از مانده‌هایی شروع شوند که می‌توان به آنها اعتماد کرد. اگر صورت‌های بانکی تطبیق داده نشده باشند، تراکنش‌ها طبقه‌بندی نشده باقی بمانند، یا هزینه‌های شخصی و تجاری با هم مخلوط شوند، ممکن است قبل از اینکه گزارش‌دهی منظم قابل اعتماد باشد، کارهای تاریخی برای حل و فصل وجود داشته باشد. یک سرویس ماهانه و یک پاکسازی اساسی، حوزه‌های کاری متفاوتی هستند. مقایسه آنها به گونه‌ای که گویی قابل تعویض هستند، منجر به ناامیدی می‌شود. سازمان امور مالیاتی داخلی توضیح می‌دهد که سوابق تجاری باید درآمد و هزینه‌ها را به وضوح نشان دهند و اسناد پشتیبان به اثبات تراکنش‌های گزارش شده کمک می‌کنند. [1][2] اطلاعات قابل اعتماد به چیزی بیش از وارد کردن اطلاعات بانکی به نرم‌افزار نیاز دارد.

ارزش عملی حسابداری زمانی آشکار می‌شود که مالک نیاز به تصمیم‌گیری در مورد چیزی داشته باشد. یک کسب‌وکار می‌تواند فروش خوبی داشته باشد، در حالی که نقدینگی همچنان کم است، زیرا پرداخت‌های مشتری پس از پرداخت حقوق یا تعهدات تأمین‌کنندگان انجام می‌شود. هزینه‌ها می‌توانند به تدریج افزایش یابند، در حالی که مالک بر درآمد ناخالص تمرکز دارد. یک قرارداد جدید امیدوارکننده می‌تواند مستلزم صرف هزینه‌ها مدت‌ها قبل از رسیدن اولین پرداخت باشد. سوابق شفاف، درک این موقعیت‌ها را آسان‌تر می‌کند. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) نظارت بر پیشرفت، تهیه صورت‌های مالی و ردیابی هزینه‌ها را از دلایل مهم برای نگهداری سوابق خوب می‌داند. [1] اعداد برای مالک تصمیم نمی‌گیرند، اما به مالک کمک می‌کنند تا واقعیت مالی پشت آن را تشخیص دهد.

هزینه پنهان مشکلات حسابداری اغلب به تأخیر می‌افتد. ممکن است یک پرداخت در فاکتور اشتباه ثبت شود. ممکن است یک انتقال وجه با درآمد اشتباه گرفته شود. ممکن است یک هزینه تکراری نادیده گرفته شود. ممکن است گزارشی پس از تصمیم‌گیری مهم برای خرید، ارسال شود. این اشتباهات برای مالکان، حسابداران و حسابداران آینده کار ایجاد می‌کند. پرداخت بیشتر به طور خودکار کیفیت را تضمین نمی‌کند و پرداخت کمتر به طور خودکار به معنای خدمات ضعیف نیست. مقایسه معنادار مربوط به دقت، دامنه، ارتباطات و اینکه آیا سوابق در زمانی که هنوز می‌توانند به کسب و کار کمک کنند، می‌رسند یا خیر، است. یک مالک باید بدون نیاز به تبدیل شدن به یک متخصص حسابداری، بفهمد که چه مواردی در آن گنجانده شده است.

نرم‌افزار حسابداری می‌تواند تراکنش‌ها را وارد کند، اسناد را ذخیره کند و به سرعت گزارش تولید کند. این ویژگی‌ها مفید هستند. اما ظاهر شدن تراکنش در یک فید، ثابت نمی‌کند که به درستی درک شده است. سپرده وام، درآمد فروش معمولی نیست. انتقال بین حساب‌ها لزوماً هزینه نیست. یک قطعه تجهیزات ممکن است نیاز به برخورد متفاوتی با لوازم اداری داشته باشد. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد سیستم‌های حسابداری متناسب با عملیات خود را انتخاب کنند، مشروط بر اینکه آن سوابق به وضوح درآمد و هزینه‌ها را نشان دهند. [2] یک داشبورد شفاف جایگزین اطلاعات اساسی قابل اعتماد نیست.

یک ترتیب حسابداری مفید، درک واضح‌تری از فعالیت تجاری، تعهدات و وضعیت مالی به مالک می‌دهد. دامنه مناسب به پیچیدگی شرکت، سوابق موجود آن و تصمیماتی که مالک باید بگیرد بستگی دارد. هیچ قیمت ماهانه جهانی وجود ندارد که همه این تفاوت‌ها را در بر بگیرد. سوال این است که آیا این کار، سوابقی را تولید می‌کند که به موقع، قابل فهم و به اندازه کافی قابل اعتماد باشند تا از کسب و کار پشتیبانی کنند. وقتی این اتفاق بیفتد، حسابداری کمتر به معنای پرداخت به کسی برای سازماندهی معاملات و بیشتر به معنای کاهش عدم قطعیتی است که اداره یک شرکت را دشوارتر می‌کند.