حسابداری آماده برای مالیات: سوابق خود را قبل از ثبت، سازماندهی کنید

رسیدها به توضیح خریدهای فردی کمک می‌کنند، اما یک کارشناس مالیاتی به خلاصه‌ای قابل اعتماد از فعالیت تجاری نیز نیاز دارد. استفاده از انبوهی از اسناد زمانی که تراکنش‌های مرتبط سازماندهی نشده‌اند یا مانده حساب‌ها هنوز نیاز به بررسی دارند، دشوارتر است.

هدف، مرتبط کردن سوابق پشتیبان با مجموع مبالغ موجود در دفاتر است. یک دسته هزینه باید تراکنش‌هایی پشت خود داشته باشد و آن تراکنش‌ها باید یک هدف تجاری قابل فهم داشته باشند. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) اسناد پشتیبان را به عنوان مدرکی برای ثبت در دفاتر و اظهارنامه مالیاتی توصیف می‌کند. واضح نگه داشتن این ارتباط، نیاز به بازسازی آن در آینده را کاهش می‌دهد.

تمام حساب‌های بانکی، کارت‌های اعتباری و سرویس‌های پرداخت مورد استفاده برای کسب‌وکار در طول سال را فهرست کنید. حساب‌های بسته شده و حساب‌های باز شده در نیمه‌ی دوره را نیز لحاظ کنید. بررسی کنید که صورت‌حساب‌ها کل سال را پوشش دهند، نه فقط ماه‌هایی که دانلود آنها آسان بوده است.

قبل از تکیه بر گزارش‌ها، فعالیت‌های ثبت‌شده را با صورت‌حساب‌ها تطبیق دهید. موارد تکراری، تراکنش‌های از قلم افتاده و پرداخت‌های ثبت‌شده در جای اشتباه را بررسی کنید. سابقه جداگانه‌ای از موارد حل‌نشده داشته باشید. تفاوتی که توضیحی برای آن وجود دارد، هنوز نیاز به رسیدگی مناسب دارد، اما یک تنظیم بدون توضیح که فقط برای تکمیل پرونده انجام می‌شود، می‌تواند مشکل را از فردی که اظهارنامه را تهیه می‌کند، پنهان کند.

سوابق پشتیبان مفید، آنچه خریداری شده، مبلغ، تاریخ مربوطه و هدف تجاری را مشخص می‌کنند. تراکنش‌های مختلف ممکن است به اسناد متفاوتی نیاز داشته باشند. صورتحساب کارت ممکن است از پرداخت پشتیبانی کند در حالی که فاکتور تأمین‌کننده، کالا یا خدمات دریافتی را توضیح می‌دهد.

سوابق را به گونه‌ای سازماندهی کنید که بازیابی آنها عملی باشد. یک مثال، پوشه‌ای برای هر سال است که شامل فایل‌های صورتحساب ماهانه و گروه‌های جداگانه برای خریدهای بزرگتر و فعالیت‌های غیرمعمول باشد. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) سیستم ثبت سوابق مناسب برای کسب و کار را مجاز می‌داند، مشروط بر اینکه فعالیت مالی مربوطه را به وضوح نشان دهد. ویژگی مهم، امکان اتصال یک سابقه به تراکنشی است که از آن پشتیبانی می‌کند.

نقل و انتقالات بین حساب‌ها، فعالیت مالک، درآمد وام و بازپرداخت‌ها نیاز به بررسی این دارد که این نقل و انتقالات در واقع نشان دهنده چیست. واریز پول به کسب و کار همیشه به منزله فروش به مشتری نیست و هر برداشتی به طور خودکار هزینه قابل کسر محسوب نمی‌شود.

اسناد مربوط به تجهیزات و سایر دارایی‌های مهم را با جزئیات خرید مربوطه نگه دارید. اگر پرداخت شخصی در یک حساب تجاری ظاهر می‌شود، به جای قرار دادن آن در یک دسته هزینه مناسب، آن را شناسایی کنید. سوابق حسابداری باید فعالیت را به طور دقیق شرح دهد. سپس کارشناس مالیاتی شما می‌تواند از سوابق و شرایط کسب و کار، نحوه برخورد مالیاتی مناسب را تعیین کند.

یک تحویل مفید شامل گزارش‌های مالی برای دوره صحیح، برنامه‌های پشتیبانی مربوط به کسب‌وکار و فهرست کوتاهی از مواردی است که هنوز در انتظار بررسی هستند. این برنامه‌ها ممکن است شامل مانده وام، دارایی‌های خریداری شده، فاکتورها و صورتحساب‌های پرداخت نشده، همراه با سوابق مربوط به حقوق و دستمزد و پلتفرم پرداخت باشد.

یک مثال روشنگر، مالکی است که در اواسط سال، پردازشگرهای پرداخت خود را تغییر داده است. ارسال فقط خلاصه پردازشگر فعلی، بخشی از فعالیت سال را بدون توضیح باقی می‌گذارد. یادداشتی که هر دو پردازشگر و تاریخ استفاده از هر کدام را مشخص کند، پیگیری انتقال را آسان‌تر می‌کند. یادداشت‌های خاص در مورد تغییرات واقعی مفیدتر از آن است که انتظار داشته باشید تهیه‌کننده آنها را از فایل‌های پراکنده کشف کند.

حسابداری آماده برای مالیات، از تهیه اظهارنامه مالیاتی پشتیبانی می‌کند. این بدان معنا نیست که هر تراکنش قبلاً مراحل نهایی مالیات خود را طی کرده یا اظهارنامه مالیاتی ثبت شده است. نوع نهاد، روش حسابداری و شرایط فردی می‌توانند بر کار تهیه اظهارنامه مالیاتی تأثیر بگذارند.

وقتی دفاتر مرتب شدند، بحث با کارشناس مالیاتی می‌تواند به جای یافتن یک صورت‌حساب مفقود شده دیگر، بر مواردی که نیاز به قضاوت حرفه‌ای دارند، متمرکز شود. پس از ثبت، سوابق و توضیحات پشت آنها را در کنار هم نگه دارید. یک روال منظم ثبت سوابق، درک سال بعد را آسان‌تر می‌کند و اطلاعات مالی را در طول سال مفید نگه می‌دارد.

تکمیل اظهارنامه مالیاتی به طور خودکار نیاز به نگهداری سوابق پشتیبان آن را از بین نمی‌برد. سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) مبنای نگهداری سوابق را نوع سند و شرایط قرار می‌دهد و برخی از سوابق دارایی یا استخدامی باید مدت طولانی‌تری نسبت به سایر پرونده‌ها نگهداری شوند. سایر الزامات تجاری نیز می‌توانند بر نگهداری سوابق تأثیر بگذارند. قبل از حذف اسناد قدیمی‌تر، از یک برنامه زمانی مناسب برای کسب‌وکار خود استفاده کنید.

گزارش‌های نهایی، مغایرت‌گیری‌ها، تعدیل‌های تأیید شده و پشتیبانی‌های مربوطه را در یک بایگانی قابل خواندن ذخیره کنید. اشتراک یک نرم‌افزار یا حساب بانکی ممکن است در نهایت بسته شود، بنابراین مطمئن شوید که خروجی‌ها و پشتیبان‌های مهم همچنان در دسترس هستند. یک بایگانی سازمان‌یافته به توضیح موجودی یا تراکنش قبلی کمک می‌کند، بدون اینکه از مالک بخواهد سال‌ها بعد جزئیات را به خاطر بسپارد.