تغییر ارائه دهنده خدمات حسابداری در اواسط سال بدون از دست دادن سابقه مالی

یک کسب و کار لازم نیست تا دسامبر صبر کند تا یک ارائه دهنده خدمات حسابداری را که دیگر نیازهایش را برآورده نمی‌کند، جایگزین کند. اما تغییر شرکت در اواسط سال یک سوال مهم را مطرح می‌کند: چگونه می‌توان کار را بدون از دست دادن معنای پشت اعداد و ارقام منتقل کرد؟

چالش معمولاً جابجایی یک فایل اکسل از یک پوشه به پوشه دیگر نیست. بلکه دانستن این است که کدام ماه‌ها تطبیق داده شده‌اند، کدام مانده‌ها پشتیبانی می‌شوند، چه مواردی حل نشده باقی مانده‌اند و چه کسی مسئول انتقال است.

قبل از پایان دادن به توافق موجود، وضعیت هر حساب مالی مربوطه را جویا شوید. آخرین تاریخ تطبیق و اینکه آیا آن دوره تکمیل و بررسی شده است یا خیر را مشخص کنید. یک حساب بانکی که تا ماه اوت تطبیق داده شده است، در شرایط متفاوتی نسبت به حسابی است که تراکنش‌های آن در ماه اوت انجام شده اما تطبیق آن تکمیل نشده است.

صورت‌های مالی تهیه‌شده برای دوره‌های تکمیل‌شده، از جمله صورت‌های سود و زیان و ترازنامه‌ها را که بخشی از توافق‌نامه بوده‌اند، درخواست کنید. این اسناد به ارائه‌دهنده‌ی جدید یک مرجع می‌دهند، اما سوابق پشتیبان همچنان مهم هستند.

اگر ارائه‌دهنده نتواند تأیید کند که کدام دوره کامل شده است، کسب‌وکار نباید آن دوره را نهایی‌شده توصیف کند. ارائه‌دهنده جدید باید قبل از استفاده از آن مانده‌ها به عنوان نقطه شروع، از عدم قطعیت مطلع باشد.

یک انتقال مفید شامل دسترسی به پلتفرم حسابداری، صورت‌حساب‌های بانکی و کارت اعتباری مربوطه، گزارش‌های مغایرت‌گیری، پیوست‌های تراکنش، رسیدها، فاکتورها و فهرستی از سوالات باز است. بسته به دامنه خدمات، ممکن است کسب و کار به سوابق فاکتورهای معوق مشتری و صورتحساب‌های فروشندگان نیز نیاز داشته باشد.

سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) تأکید می‌کند که سوابق باید از درآمد و هزینه‌های کسب‌وکار پشتیبانی کنند. این اصل در طول تغییر ارائه‌دهنده خدمات اهمیت دارد، زیرا فایل‌های حسابداری باید پس از رفتن شخصی که تراکنش‌ها را وارد کرده است، قابل استفاده باقی بمانند.

اگر کسی نتواند توضیح دهد که یک سپرده عمده چگونه طبقه‌بندی شده است یا چرا مانده یک حساب با صورت‌حساب آن متفاوت است، ارائه صورت‌حساب سود و زیان به تنهایی، انتقال مناسبی نیست.

تصمیمات حسابداری اغلب زمینه‌ای دارند که از شرح تراکنش مشخص نیست. انتقال بین حساب‌ها ممکن است تا زمانی که کسی آن را تأیید نکند، مانند درآمد به نظر برسد. پرداخت به فروشنده ممکن است چندین فاکتور را پوشش دهد. واریز ممکن است مربوط به تراکنشی از دوره قبل باشد. از ارائه‌دهنده خدمات خروجی، فهرستی از موارد استثنا شامل طبقه‌بندی‌های حل‌نشده، رسیدهای مفقود، مانده‌های غیرمعمول و تعدیل‌های در انتظار تأیید را بخواهید. اگر ارائه‌دهنده خدمات نمی‌تواند آن فهرست را ارائه دهد، ارائه‌دهنده خدمات ورودی باید در طول فرآیند پذیرش، آن را تهیه کند، نه اینکه بی‌سروصدا فرض کند که دفاتر درست هستند.

هدف این نیست که یک سابقه طولانی از سرزنش‌ها ایجاد شود. هدف این است که به نفر بعدی اجازه داده شود تا کارهایی که قبلاً انجام شده و کارهایی که هنوز نیاز به توجه دارند را شناسایی کند.

کسب‌وکار باید همچنان کنترل پلتفرم حسابداری و سوابق مالی خود را در دست داشته باشد. نقش‌های کاربری را بررسی کنید، فقط زمانی که انتقال امن است، اعتبارنامه‌های غیرضروری را حذف کنید و به ارائه‌دهنده جدید دسترسی مناسب برای وظایف توافق‌شده‌اش را بدهید.

از به اشتراک گذاشتن رمز عبور بانکی شخصی از طریق ایمیل یا اجازه دادن به ارائه دهنده خدمات برای تکیه بر ورود شخص دیگری خودداری کنید. در مواردی که بانک و نرم افزار از کنترل‌های دسترسی فردی موجود پشتیبانی می‌کنند، از آنها استفاده کنید. حق تأیید پرداخت‌ها و مدیریت حساب را با پرسنل مجاز کسب و کار حفظ کنید، مگر اینکه توافق جداگانه و عمدی خلاف آن را تصریح کرده باشد.

تغییر ارائه‌دهنده همچنین زمان خوبی برای بررسی محل اتصال فیدهای بانکی خودکار، ابزارهای آپلود اسناد و اعلان‌های گزارش‌دهی است.

تغییرات میان‌سال اغلب در مرز بین ارائه‌دهندگان با شکست مواجه می‌شوند. یک شرکت فرض می‌کند که دیگری ماه جاری را تطبیق خواهد داد. ارائه‌دهنده جدید انتظار دارد که مانده اولیه نهایی شود. مالک فکر می‌کند همه چیز تحت پوشش قرار گرفته است زیرا هر دو شرکت در طول این انتقال حقوق دریافت کرده‌اند.

یک مهلت کتبی تعیین کنید: ارائه‌دهنده‌ی خدمات قبلی، تراکنش‌ها را تا یک تاریخ مشخص پوشش می‌دهد، در حالی که ارائه‌دهنده‌ی خدمات جدید، مسئولیت را از تاریخ مشخص‌شده‌ی دیگری بر عهده می‌گیرد. اگر قبل از شروع عادی سرویس جدید، نیاز به پاکسازی باشد، باید شناسایی و هزینه‌ی آن مشخص شود، نه اینکه بی‌سروصدا در کارهای تکراری ادغام شود.

یک برنامه انتقال همچنین باید مشخص کند که اولین گزارش جدید چه زمانی ارائه خواهد شد و مالک در طول فرآیند جذب به چه سوالاتی باید پاسخ دهد.

توانایی یک ارائه‌دهنده خدمات در توضیح الزامات پذیرش سازمانی، اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت سوابق پس از آن به شما می‌دهد. بپرسید برای شروع به چه اطلاعاتی نیاز است، تطبیق‌های قبلی چگونه بررسی می‌شوند و اگر فایل‌های موجود ناقص باشند چه اتفاقی می‌افتد.

پیپر تریل، حسابداری دوره‌ای و تعمیر حسابداری برای سوابقی که نیاز به اصلاح دارند. یک کسب و کار می‌تواند ارائه دهندگان خدمات خود را تغییر دهد. درخواست قیمت بر اساس ساختار حساب جاری، حجم تراکنش‌ها و شرایط انتقال آن. هدف، تداوم بی‌نقص سوابق مالی است، نه تغییر عجولانه‌ای که مشکل حسابداری دومی ایجاد کند.