حسابداری ویرجینیای غربی
قوانین مالیات بر فروش ویرجینیای غربی، سوابق مربوط به هزینه‌های مشمول مالیات و مالیات جمع‌آوری‌شده را الزامی می‌کند و برای صنایع خاص، رویه‌های جداگانه‌ای در نظر گرفته است. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، مرتبط می‌کند. جزئیات زیر، سوابقی را که در ویرجینیای غربی اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
هر مؤدی مالیاتی تحت مالیات فروش و خدمات مصرف‌کننده باید سوابق کامل و دقیقی از فروش‌ها و هزینه‌های مشمول مالیات، همراه با سابقه مالیات جمع‌آوری‌شده، نگهداری کند و باید تمام فاکتورها، بارنامه‌ها و سایر اسناد مربوطه را به شکلی که کمیسر مالیات ممکن است طبق مقررات لازم بداند، نگه دارد. منبع، قانون ویرجینیای غربی، بخش ثبت سوابق ۱.۱۵.۲۳، سایت رسمی قانون: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/
برای مالیات‌های تحت قانون آیین دادرسی و مدیریت مالیاتی، مالیات‌دهندگان باید سوابق، رسیدها، فاکتورها و سایر مدارک مربوطه را به شکلی که کمیسر مالیات الزام می‌کند، نگهداری کنند، همانطور که در قانون ویرجینیای غربی، بخش 1.12B.14 مربوط به ماده مربوط به تفکیک مواد معدنی که در نتایج جستجو خلاصه شده است، وظیفه کلی ثبت سوابق را برای مالیات‌دهندگان مشمول آن ماده بیان می‌کند. منبع: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
ویرجینیای غربی مالیات بر درآمد شخصی، مالیات بر درآمد خالص شرکت‌ها، و مالیات بر فروش و خدمات مصرف‌کننده و مالیات استفاده متناظر را اعمال می‌کند. نرخ مالیات فروش مصرف‌کننده در مواد قانون، در مجوز پرداخت مستقیم و بخش‌های مرتبط خلاصه شده در نتایج جستجو، شش درصد اعلام شده است، و مالیات‌های محلی و شهری در برخی از حوزه‌های قضایی امکان‌پذیر است. در اینجا هیچ مالیات عمومی درآمد ناخالص کسب و کار و شغل برای مشاغل عادی ذکر نشده است، زیرا مالیات‌های کسب و کار و شغل شهرداری‌های تاریخی، محلی هستند، نه یک مالیات ایالتی فعلی برای همه مشاغل، و نباید با مالیات‌های ایالتی فوق اشتباه گرفته شوند.
ویرجینیای غربی همچنین مالیات‌های جداگانه‌ای را بر زغال سنگ، نفت، گاز، چوب و سایر منابع طبیعی و مالیات ثبت کسب و کار مرتبط با گواهی ثبت کسب و کار وضع می‌کند. این مالیات‌ها فقط برای کسب و کارهایی که در فعالیت‌های مربوطه فعالیت می‌کنند یا برای کسب و کارهایی که ملزم به ثبت هستند، اعمال می‌شود.
فروشندگان به سابقه‌ای از فروش مشمول مالیات و مالیات جمع‌آوری‌شده به صورت جداگانه، طبق بخش ثبت سوابق، نیاز دارند و خریداران باید از سوابق مالیاتی برای خریدها و خدماتی که مشمول مالیات هستند و مالیات فروش آنها جمع‌آوری نشده است، استفاده کنند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان باید استخدام، استخدام مجدد یا بازگشت به کار یک کارمند یا پیمانکار مستقل را ظرف ۱۴ روز از تاریخ استخدام، استخدام مجدد یا بازگشت به کار به اداره اجرای حمایت از کودکان گزارش دهند. این مدت کوتاه‌تر از قانون ۲۰ روزه در اکثر ایالت‌های این دسته است. اگر گزارش‌ها به صورت مغناطیسی یا الکترونیکی در دو ارسال ماهانه ارسال شوند، نباید کمتر از دوازده روز و بیشتر از شانزده روز از هم فاصله داشته باشند. این گزارش شامل نام، آدرس و شماره تأمین اجتماعی فرد، تاریخ شروع، نام و آدرس کارفرما، هرگونه آدرس دفتر حقوق و دستمزد متفاوت و شماره شناسایی مالیات فدرال کارفرما است. منبع، بخش ۴۸.۱۸.۱۲۵ قانون ویرجینیای غربی، سایت رسمی قانون: https://code.wvlegislature.gov/pdf/48-18-125/
در همین بخش از قانون، جریمه مدنی حداکثر ۲۵ دلار برای هر عدم گزارش در نظر گرفته شده است، و در مواردی که عدم گزارش ناشی از تبانی بین کارفرما و کارمند یا پیمانکار برای عدم گزارش یا گزارش نادرست باشد، جریمه بالاتری در قانون شرح داده شده است، همانطور که در متن قانون در نتایج جستجو خلاصه شده است.
درآمد، خرید و اسناد
فاکتورهای خرید به همراه یک یادداشت بررسی مالیات استفاده برای خدمات و اموال ملموس وارد شده به ویرجینیای غربی نگهداری می‌شوند، و سوابق پیمانکاری و اخراج از کار در بخش ۶، حسب مورد، بر اساس شغل یا چاه، معدن یا اموال نگهداری می‌شوند.
مدت زمان نگهداری سوابق
سوابق و اسناد مالیات فروش و خدمات مصرف‌کنندگان باید حداقل به مدت سه سال نگهداری شوند، مگر اینکه کمیسر مالیات کتباً به امحای آنها در این مدت رضایت دهد یا دستور دهد که مدت بیشتری نگهداری شوند. منبع: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/
برای اقلام مشمول بخش 1.12B.14 از قانون ثبت سوابق، سوابق باید حداقل به مدت سه سال پس از ارائه اظهارنامه سالانه نگهداری شوند، مگر اینکه کمیسر مالیاتی کتباً اجازه امحای زودتر را صادر کند و تمدید زمان ارزیابی، به طور خودکار دوره ثبت سوابق را برای سال‌های تحت پوشش قرارداد تمدید تمدید می‌کند. منبع: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
انرژی و معدن. مالیات‌دهندگان زغال‌سنگ، نفت، گاز و سایر مالیات‌های سرقفلی باید علاوه بر سوابق مالیات بر درآمد و فروش، سوابق تولید، استخراج، فروش و قیمت را که از اظهارنامه‌های مالیات سرقفلی پشتیبانی می‌کنند، نگهداری کنند. دامنه این قانون محدود به تولیدکنندگان و فرآوری‌کنندگان در فعالیت‌های مشمول مالیات سرقفلی است. مثال وظیفه ثبت در بخش 1.12B.14 از بخش نگهداری سوابق، از یک مقاله مرتبط با سرقفلی گرفته شده است.
شرکت‌های حمل و نقل موتوری. دارندگان مجوز توافقنامه مالیات بین‌المللی سوخت، سوابق مسافت پیموده شده و سوخت را بر اساس حوزه قضایی نگهداری می‌کنند و گزارش‌های فصلی را از طریق برنامه بخش مالیات ارائه می‌دهند. منبع: بخش مالیات ویرجینیای غربی، توافقنامه مالیات بین‌المللی سوخت، https://tax.wv.gov/business/motorfuel/internationalfueltaxagreement/pages/internationalfueltaxagreement.aspx
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش در چارلستون، سوابق روزانه فروش مشمول مالیات و مالیات جمع‌آوری‌شده، به‌علاوه فاکتورها و بارنامه‌ها را حداقل به مدت سه سال نگهداری می‌کند و آنها را در سه سال، به مدت یک سالی که کمیسر مالیات دستور داده است که بیشتر نگهداری شود یا تحت حسابرسی باشد، از بین نمی‌برد.
کارفرمایی در یک هفته یک پیمانکار و یک کارمند را استخدام می‌کند و هر دو را ظرف ۱۴ روز به اداره اجرای قانون حمایت از کودکان گزارش می‌دهد، زیرا قانون استخدام جدید ویرجینیای غربی در بخش حقوق و دستمزد، پیمانکاران مستقل و همچنین کارمندان را پوشش می‌دهد، برخلاف قانونی که فقط به کارمندان محدود می‌شود.
سوابق مالیات فروش مصرف‌کننده و صنعت منابع
سابقه مالیات خرده‌فروشی، پول جمع‌آوری‌شده از مشتریان را توضیح می‌دهد، در حالی که سابقه مالیات بر ارزش افزوده ممکن است به مقادیر و ارزش‌های تولید متکی باشد. کسب‌وکارهای ویرجینیای غربی در هر دو جهان به پشتوانه مشخصی برای این ارقام نیاز دارند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در ویرجینیای غربی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای ویرجینیای غربی
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.