دفترداری واشنگتن

نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند

تمام کسب و کارهای واشنگتن باید سوابق کامل و دقیقی را نگهداری کنند که وزارت درآمد بتواند از طریق آنها هرگونه مالیاتی را که کسب و کار ممکن است مشمول آن باشد، تعیین کند. سوابق باید میزان درآمد ناخالص و فروش از تمام منابع، از جمله معاملات تهاتری یا مبادله‌ای، و میزان تمام کسورات، معافیت‌ها یا اعتبارات مطالبه شده را به همراه اسناد پشتیبان نشان دهند. سوابق شامل دفاتر کل، دفاتر روزنامه فروش، صورتحساب‌ها، فاکتورها، نوارهای صندوق پول و سایر ورودی‌های اصلی، به علاوه اظهارنامه‌های مالیاتی فدرال و ایالتی و برگه‌های کاری مورد استفاده برای تهیه آنها می‌شود. منبع: وزارت درآمد واشنگتن، الزامات نگهداری سوابق، https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements و همان راهنمایی در https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند

واشنگتن مالیات بر درآمد شرکت‌ها یا اشخاص ندارد. وزارت دارایی این موضوع را مستقیماً بیان می‌کند و در عوض مالیات‌هایی را که مشاغل واشنگتن عموماً با آن مواجه هستند، فهرست می‌کند، یعنی مالیات بر کسب و کار و شغل، مالیات بر فروش و استفاده از خرده‌فروشی و مالیات بر دارایی‌های شخصی. منبع: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/mortgage-brokers/business-tax-structure-washington-state

مالیات ایالتی کسب و کار و مشاغل، که مالیات B و O نامیده می‌شود، یک مالیات بر درآمدهای ناخالص است که بر اساس ارزش محصولات، درآمد ناخالص فروش یا درآمد ناخالص کسب و کار اندازه‌گیری می‌شود. دستورالعمل‌های ترکیبی مالیات غیرمستقیم وزارتخانه بیان می‌کند که واشنگتن مالیات بر درآمد ندارد، مالیات B و O بر اساس درآمد ناخالص محاسبه می‌شود و هیچ کسری از مالیات B و O برای نیروی کار، مواد، مالیات یا سایر هزینه‌های انجام کسب و کار وجود ندارد. منبع: https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/file-or-amend-my-return/instructions-completing-combined-excise-tax-return/combined-excise-tax-return-state-business-and-occupation-tax

نرخ مالیات B و O بر اساس طبقه‌بندی متفاوت است. صفحه دپارتمان B و O، خرده‌فروشی را با نرخ 0.471 درصد از درآمد ناخالص و عمده‌فروشی را با نرخ 0.484 درصد فهرست می‌کند، و خدمات و سایر فعالیت‌ها و سایر طبقه‌بندی‌ها با نرخ‌های خاص خود مشمول مالیات می‌شوند. مالیات فروش خرده‌فروشی نیز باید از فروش‌های مشمول مالیات خرده‌فروشی B و O اخذ شود، مگر اینکه کسر یا معافیتی اعمال شود. منبع نمونه‌های طبقه‌بندی: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/private-mailing-business-tax-guide/business-and-occupation-bo-tax

سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما

واشنگتن هیچ مالیات بر درآمد دستمزد ایالتی کسر نمی‌کند، زیرا برخلاف بخش مالیات ایالتی، مالیات بر درآمد شخصی ندارد. کارفرمایان واشنگتن برنامه‌های مبتنی بر حقوق و دستمزد ایالتی دارند، از جمله بیمه بیکاری از طریق اداره امنیت اشتغال، غرامت کارگران از طریق وزارت کار و صنایع، و حق بیمه مرخصی خانوادگی و پزشکی با حقوق که توسط اداره امنیت اشتغال اداره می‌شود، که هر کدام گزارش‌های دستمزدی دارند که از سوابق حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند.

کارفرمایان باید ظرف 20 روز از تاریخ استخدام، تمام کارمندان جدید و بازاستخدام شده را گزارش دهند. قانون واشنگتن که توسط اداره امنیت اشتغال به آن استناد شده است، قانون اصلاح شده واشنگتن 26.23.040 است. کارمند بازاستخدام شده شامل شخصی است که در 60 روز گذشته، طبق توضیحات اداره، برای آن کارفرما کار نکرده است. اطلاعات گزارش شامل نام کارمند، آدرس، شماره تأمین اجتماعی، تاریخ تولد و تاریخ استخدام و نام کارفرما، آدرس و شماره شناسایی کارفرمای فدرال است. گزارش‌ها به اداره خدمات اجتماعی و بهداشتی، بخش حمایت از کودکان ارسال می‌شود. منابع: https://esd.wa.gov/employer-requirements/reporting-new-and-rehired-employees و https://www.dshs.wa.gov/family-food-and-housing-services/child-support/employer-resources/new-hire-reporting

درآمد، خرید و اسناد

اسناد واشنگتن تابع قانون بخش ثبت سوابق است. سوابق باید درآمدها و فروش‌های ناخالص از همه منابع، از جمله معاملات پایاپای، را نشان دهند و باید از هرگونه کسر، معافیت و اعتبار مطالبه شده پشتیبانی کنند. فهرست دپارتمان شامل دفاتر خرید و پرداخت نقدی، فاکتورهای خرید برای دارایی‌ها و اقلام هزینه، فاکتورهای فروش، صورت‌های مالی و مجوزهای فروش مجدد برای فروش عمده است. منبع: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

مدت زمان نگهداری سوابق

سوابق تجاری طبق قانون اداری واشنگتن ۴۵۸.۲۰.۲۵۴ باید به مدت پنج سال نگهداری شوند. این وزارتخانه وظیفه را به صورت نگهداری سوابق کامل و کافی حداقل به مدت پنج سال بیان می‌کند و قانون پنج سال را برای مجوزهای نمایندگی فروش و برای سوابق پس از تعطیلی کسب و کار تکرار می‌کند. منابع: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements و https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/filing-frequencies-due-dates/annual-business-filers

چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟

ساخت و ساز. پیمانکاران مشمول طبقه‌بندی مالیاتی B و O برای فعالیت‌های ساختمانی، مالیات بر فروش خرده‌فروشی یا مالیات بر مصرف مصالح در الگوهای واقعی مشخص، و گزارش‌های رایج دستمزد و غرامت کارگران در مواردی که این برنامه‌ها اعمال می‌شوند، هستند. سوابق شغلی باید نیروی کار، مصالح، هزینه‌های پیمانکاران فرعی و مکان را از هم جدا کنند، زیرا منبع مالیات شهر B و O و مالیات بر فروش خرده‌فروشی می‌تواند به مکان شغل بستگی داشته باشد.

حشیش. مشاغل دارای مجوز حشیش علاوه بر سوابق مالیاتی وزارت درآمد، مشمول مالیات B و O، مالیات خرده فروشی و وظایف ثبت و ردیابی هیئت مشروبات الکلی و حشیش ایالت واشنگتن نیز هستند. دامنه این قانون محدود به مشاغل دارای مجوز حشیش است.

حسابداری در عمل

موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.

یک شرکت خدماتی در سیاتل که هیچ کارمندی ندارد، دفتر کل درآمد ناخالص را بر اساس طبقه‌بندی B و O نگهداری می‌کند، اظهارنامه مالیات غیر مستقیم ترکیبی خود را در My DOR ثبت می‌کند و دفاتر کل، فاکتورها و اظهارنامه‌ها را به مدت پنج سال نگهداری می‌کند، حتی اگر هیچ اظهارنامه مالیات بر درآمدی برای ثبت در واشنگتن نداشته باشد.

یک خرده‌فروش، کالاها را به صورت عمده‌فروشی به یک فروشنده‌ی مجدد و به صورت خرده‌فروشی به مصرف‌کنندگان می‌فروشد. این خرده‌فروش مجوز فروش مجدد خریدار را برای فروش عمده به مدت پنج سال نگه می‌دارد، مالیات فروش خرده‌فروشی را از فروش خرده‌فروشی جمع‌آوری می‌کند و این دو دسته را تحت طبقه‌بندی‌های مختلف B و O، مانند بخش‌های ۲ و ۴، گزارش می‌دهد.

مالیات بر مشاغل و کسب و کار از درآمد ناخالص

کسب و کارهای واشنگتن تفاوت بین سود و درآمد ناخالص مشمول مالیات را نشان می‌دهند. هزینه‌های تأمین‌کنندگان ممکن است بدون کاهش مبنای ناخالص مالیات B و O، هزینه‌های صورت سود و زیان باشند. دفاتر باید این تفاوت را قابل درک کنند، نه اینکه هر دو محاسبه را به یک عدد واحد تبدیل کنند.

این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در واشنگتن مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی یا نحوه برخورد ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.

یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای واشنگتن

به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.

برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.

چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم

نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.

شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.