دفترداری ویرجینیا
ویرجینیا از مالیات‌دهندگان انتظار دارد که سوابق مربوط به اظهارنامه مالیاتی را نگهداری کنند و سوابق فروش را در صورت لزوم بر اساس محل، به تفصیل شرح دهند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، مرتبط می‌کند. جزئیات زیر، سوابقی را که در ویرجینیا اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
طبق قانون ویرجینیا، بخش نگهداری ۸.۱.۱۰۲، هر مؤدی مالیاتی را ملزم می‌کند که سوابق و اسناد مناسب را که تمام اطلاعات موجود در هر اظهارنامه مالیاتی مورد نیاز تحت عنوان فرعی مالیات و هرگونه سوابق مرتبط دیگری را که کمیسر مالیاتی ممکن است طبق مقررات لازم بداند، اثبات می‌کند، نگهداری کند و بخش نگهداری ۸.۱.۱۰۳ مستلزم آن است که این سوابق در ساعات کاری معمول برای بازرسی در دسترس باشند. منبع، حکم اداره مالیات با استناد به این بخش‌ها: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108
برای مالیات بر فروش و مصرف خرده‌فروشی، بخش نگهداری ۸.۱.۶۳۳ قانون ویرجینیا و آیین‌نامه ۲۳ قانون اداری ویرجینیا ۱۰.۲۱۰.۴۷۰، هر فروشنده ثبت‌شده را ملزم به نگهداری سوابق کافی و کامل لازم برای تعیین و اثبات بدهی مالیاتی، از جمله فروش، اجاره و خرید، دفاتر حسابداری و گواهی‌های معافیت و فروش مجدد می‌کند. منبع: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20 و https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-132
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
ایالت ویرجینیا مالیات بر درآمد فردی، مالیات بر درآمد شرکتی، مالیات بر فروش خرده‌فروشی و مالیات بر مصرف و مالیات تکلیفی کارفرما را بر دستمزدهای ایالت ویرجینیا وضع می‌کند. فروشندگان ثبت‌شده، مالیات فروش را جمع‌آوری و ارسال می‌کنند و اظهارنامه‌ها، از جمله فرم ST.9 برای مالیات فروش و مصرف خرده‌فروشی، را با برنامه‌هایی که فروش را به محل‌ها و مناطقی که مالیات‌های اضافی اعمال می‌شود، اختصاص می‌دهند، ثبت می‌کنند. منبع ساختار تخصیص ST.9، اطلاعات فرم دپارتمان در نتایج جستجو از tax.virginia.gov، در اینجا بدون لینک مستقیم فرم خلاصه شده است تا از ایجاد URL جلوگیری شود.
فروشنده‌ای که در بیش از یک منطقه شعبه دارد، یا شعبه ثابتی ندارد، به سوابق فروش بر اساس منطقه نیاز دارد، زیرا مالیات فروش ویرجینیا شامل یک جزء ایالتی و یک جزء محلی و در مناطق مشخص شده، مالیات‌های منطقه‌ای اضافی شرح داده شده در جداول ST.9 است.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان مالیات بر درآمد ویرجینیا را از دستمزدها کسر می‌کنند، برای حساب کسر مالیات در اداره مالیات ویرجینیا ثبت‌نام می‌کنند و اظهارنامه‌های کسر مالیات و تطبیق‌های سالانه را ارائه می‌دهند. کارفرمایان تحت پوشش همچنین در کمیسیون اشتغال ویرجینیا ثبت‌نام می‌کنند، گزارش‌های دستمزد فصلی ارائه می‌دهند و مالیات بیکاری پرداخت می‌کنند.
مدت زمان نگهداری سوابق
سوابق و اسناد تحت قانون ویرجینیا، بند نگهداری ۸.۱.۱۰۲، باید به مدت سه سال از تاریخ لازم برای ثبت اظهارنامه مربوط به آنها نگهداری شوند. منبع: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108
طبق بخش ۸.۱.۶۳۳ از قانون ویرجینیا و مقررات ذکر شده در بخش نگهداری سوابق، دلالان مالیات فروش و استفاده باید سوابق، از جمله گواهی‌های معافیت و فروش مجدد را به مدت سه سال نگهداری و حفظ کنند. منبع: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
ساخت و ساز و پیمانکاران. نحوه برخورد با مالیات فروش در ویرجینیا برای پیمانکاران با خرده فروشان متفاوت است زیرا پیمانکاران معمولاً در بسیاری از الگوهای واقعی به عنوان کاربران مصالح در ساخت و ساز املاک و مستغلات در نظر گرفته می‌شوند، بنابراین قراردادها، فاکتورهای مصالح و سوابق تفکیک مصالح و دستمزد، سوابق حسابرسی مهمی تحت قوانین ثبت فروشنده و خریدار در بخش ثبت سوابق هستند. نحوه برخورد خاص به حقایق قرارداد و راهنمایی‌های فعلی وزارتخانه بستگی دارد.
پیمانکاران دولتی و سازمان‌های غیرانتفاعی که ادعای معافیت دارند، به گواهی و سوابق قراردادی نیاز دارند که خرید معاف را به نهاد معاف و قرارداد مرتبط کند، زیرا یک فروش معاف بدون پشتوانه می‌تواند برای فروشنده ارزیابی شود، همانطور که در بحث فروش معاف در حکم بخش ثبت سوابق از سال ۲۰۰۶ نشان داده شده است.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک فروشنده اهل ویرجینیا که در دو منطقه فروشگاه دارد، گواهی‌های فروش و معافیت را به مدت سه سال از تاریخ ثبت اظهارنامه، بر اساس مکان نگهداری می‌کند و جداول ST.9 را که فروش را به هر منطقه اختصاص می‌دهد، به جای ثبت از مجموع فروش ترکیبی، ثبت می‌کند.
یک کارفرما در ریچموند، ظرف 20 روز، استخدام جدید را گزارش می‌دهد، مالیات بر درآمد ویرجینیا را از دستمزدها کسر می‌کند و یک گزارش دستمزد فصلی جداگانه به کمیسیون اشتغال ویرجینیا ارائه می‌دهد، زیرا گزارش استخدام جدید، وظیفه گزارش دستمزد را برآورده نمی‌کند.
تخصیص فروش محلی و حفظ سوابق فروشندگان
فروشندگان ویرجینیا که در شعب مختلف کار می‌کنند، باید تخصیص مورد استفاده برای اظهارنامه مالیاتی خود را به همراه فاکتورهای مربوطه حفظ کنند. مشتری معاف از مالیات همچنین یک سوال در مورد اسناد و مدارک ایجاد می‌کند که نمی‌توان تنها از طریق سپرده بانکی به آن پاسخ داد.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در ویرجینیا مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای ویرجینیا
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.