حسابداری یوتا
سوابق خرده‌فروشی یوتا باید رسیدها، معافیت‌ها، فاکتورهای خرید و اظهارنامه‌های مالیاتی فروش و مصرف که از آنها پشتیبانی می‌کنند را به هم متصل کند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در یوتا اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
هر خرده‌فروش، موجر یا شخصی که در یوتا تجارت می‌کند، باید سوابق کاملی را که برای تعیین بدهی مالیاتی فروش و مصرف استفاده می‌شود، نگه دارد. نشریه شماره ۲۵ کمیسیون مالیات ایالت یوتا، با استناد به قانون R865.19S.22، می‌گوید سوابق باید تمام درآمدهای ناخالص حاصل از فروش یا اجاره در یوتا، کسورات و معافیت‌های مطالبه‌شده، و صورتحساب‌ها، فاکتورها و مدارک مشابه برای املاک و محصولات خریداری‌شده برای فروش، مصرف یا اجاره در یوتا را نشان دهد. منبع: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
یوتا مالیات بر درآمد فردی و مالیات بر حق امتیاز و درآمد شرکت‌ها، و مالیات بر فروش و مالیات بر مصرف را وضع می‌کند. نشریه ۲۵ مالیات فروش و مصرف را پوشش می‌دهد، از جمله اینکه مالیات مصرف در مواردی اعمال می‌شود که کالاها یا خدمات مشمول مالیات در یوتا بدون پرداخت مالیات فروش استفاده می‌شوند. منبع: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
کارفرمایان، مالیات بر درآمد یوتا را از دستمزدها کسر می‌کنند، همانطور که در بخش حقوق و دستمزد آمده است، که با ایالت‌های بدون مالیات بر درآمد در این دسته متفاوت است. خرده‌فروشان به سوابق درآمد ناخالص نیاز دارند که فروش مشمول مالیات، فروش معاف و کسورات را از هم جدا کند، همانطور که در بخش ثبت سوابق ذکر شده است.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان باید ظرف 20 روز از اولین روز کاری، تمام کارمندان تازه استخدام شده یا دوباره استخدام شده را به ثبت استخدام جدید یوتا، که از طریق وزارت خدمات نیروی کار اداره می‌شود، گزارش دهند. کتابچه راهنمای گزارش استخدام جدید وزارت، این قانون را بیان می‌کند و به بخش حقوق و دستمزد 5A.7.101 از قانون یوتا برای ثبت نام استناد می‌کند. منبع، کتابچه راهنمای رسمی که در jobs.utah.gov میزبانی می‌شود: https://jobs.utah.gov/ui/employer/public/NewHire/New%20Hire%20Handbook.pdf
در دفترچه راهنما و فرم کارفرمای مربوطه آمده است که عدم گزارش به موقع می‌تواند منجر به جریمه مدنی در محدوده‌ای که در آن مطالب ذکر شده است، شود و اطلاعات مورد نیاز باید ظرف 20 روز تقویمی از اولین روز کاری ارائه شود. منبع خلاصه فرم: https://jobs.utah.gov/UI/Employer/Public/Handbook/NEW_Hire_form6.pdf
درآمد، خرید و اسناد
برای مالیات بر فروش و مصرف، قاعده مستندسازی، قاعده‌ای است که در بخش ثبت سوابق وجود دارد، یعنی سوابق دریافتی‌های ناخالص، پشتیبانی کسورات و معافیت‌ها، و صورتحساب‌ها و فاکتورهای خرید. منبع: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
مدت زمان نگهداری سوابق
سوابق مالیات فروش و استفاده باید به مدت سه سال از تاریخ ثبت اظهارنامه مالیاتی نگهداری شوند و طبق نشریه ۲۵ با استناد به قانون R865.19S.22، باید در قالب اصلی خود، کاغذی یا الکترونیکی، در دسترس کمیسیون مالیات باشند. منبع: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
حمل و نقل بین ایالتی و باربری. گزارش‌های مسافت پیموده شده، سوابق خرید سوخت و سوابق مسافت طی شده در حوزه‌های قضایی مختلف برای پشتیبانی از ثبت نام سهمیه‌ای و گزارش مالیات سوخت مورد نیاز است. دامنه استفاده از این خدمات محدود به باربری‌های موتوری واجد شرایط است.
ساخت و ساز. پیمانکاران در یوتا عموماً مالیات فروش مصالحی را که به عنوان مصالح ساختمانی در بسیاری از الگوهای واقعی به کار می‌برند، بدهکار هستند، بنابراین سوابق هزینه کار باید مصالح، نیروی کار و تجهیزات را از هم جدا کند. قانون کلی ثبت مالیات فروش در بخش ثبت سوابق برای این خریدها اعمال می‌شود و نحوه برخورد مالیاتی خاص به حقایق قرارداد بستگی دارد که باید قبل از اتخاذ هرگونه موضعی در راهنمای فعلی کمیسیون مالیات بررسی شود.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش در یوتا، گزارش‌های دریافتی ناخالص، پشتیبانی فروش معاف و فاکتورهای خرید را به مدت سه سال از تاریخ ثبت اظهارنامه‌ای که پشتیبانی می‌کنند، در قالب اصلی کاغذی یا الکترونیکی نگهداری می‌کند، بنابراین سوابق را می‌توان همانطور که در نشریه ۲۵ توضیح داده شده است، به کمیسیون مالیات ارائه داد.
یک کارفرما در سالت لیک سیتی، ظرف 20 روز از اولین روز کاری، استخدام جدید خود را به اداره ثبت استخدام جدید یوتا گزارش می‌دهد، مالیات بر درآمد یوتا را از طریق حساب کسر مالیات کمیسیون مالیات کسر می‌کند و گزارش دستمزد بیکاری فصلی خود را به خدمات نیروی کار ارائه می‌دهد و آن را به عنوان سه پرونده جداگانه در نظر می‌گیرد.
درآمد ناخالص و مالیات بر مصرف برای خریدهای بدون مالیات
یک خرده‌فروش در یوتا باید بتواند هم مالیات جمع‌آوری‌شده از فروش و هم مالیات خریدهای بررسی‌شده برای مالیات استفاده را نشان دهد. این موارد شامل دو طرف مخالف دفاتر، حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی هستند و نباید صرفاً به این دلیل که هر دو در برگه‌های مالیاتی ظاهر می‌شوند، با هم اشتباه گرفته شوند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در یوتا مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای یوتا
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.