حسابداری تگزاس
مالیات فروش و مصرف در تگزاس، محاسبات مالیات حق امتیاز و گزارش بیکاری به سوابق پشتیبان متمایزی متکی هستند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در تگزاس اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
بخش ثبت سوابق ۱۱.۰۰۴۱ در قانون مالیات تگزاس، مؤدی مالیاتی را که طبق قانون مالیات موظف به نگهداری سوابق است، ملزم می‌کند که این سوابق را برای بازرسی در دسترس نگه دارد و سوابق همزمان و اسناد پشتیبان را که ادعای مالیات، جریمه یا بهره را اثبات می‌کند، ارائه دهد. نمونه‌هایی از این موارد در قانون شامل فاکتورها، کوپن‌ها، چک‌ها، سوابق حمل و نقل و قراردادها می‌شود. منبع، متن قانون که توسط یک ناشر ثانویه قانون بازتولید شده است: https://texas.public.law/statutes/tex._tax_code_section_111.0041 و https://law.justia.com/codes/texas/2022/tax-code/title-2/subtitle-b/chapter-111/subchapter-a/section-111-0041/
در حسابرسی حسابرس، مالیات‌دهنده باید سوابق مورد درخواست حسابرس را که برای یک حسابرسی کامل ضروری است، ارائه دهد. اطلاعیه حسابرسی حسابرس، فاکتورهای فروش، فاکتورهای خرید، فاکتورهای دارایی‌های سرمایه‌ای، گواهی‌های فروش مجدد و معافیت، دفاتر حسابداری، دفاتر کل، دفاتر روزنامه‌های فرعی، نمودار حساب‌ها، صورت‌های مالی، اطلاعات مالیات بر درآمد فدرال، صورت‌حساب‌های بانکی، اوراق کاری، سوابق رایانه‌ای و اسناد مربوط به بازپرداخت‌ها و اعتبارات را فهرست می‌کند. منبع: حسابرس تگزاس، https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
تگزاس یک مالیات فروش ایالتی و یک مالیات استفاده، به علاوه مالیات فروش و استفاده محلی، و یک مالیات حق امتیاز برای اشخاص مشمول مالیات تحت پوشش از جمله شرکت‌ها، شرکت‌های با مسئولیت محدود، شرکت‌های تضامنی محدود و انجمن‌های حرفه‌ای، صرف نظر از اینکه آیا مالیات در یک سال معین سررسید می‌شود یا خیر، اعمال می‌کند، که شامل یک گزارش سالانه و یک گزارش اطلاعات عمومی است که در فصل ۱۷۱ قانون مالیات شرح داده شده است. منبع وظایف گزارش مالیات حق امتیاز: https://statutes.capitol.texas.gov/Docs/TX/htm/TX.171.htm
مالیات فرانشیز، مالیات بر درآمد نیست. این مالیات عموماً بر اساس حاشیه سود تعریف شده در فصل ۱۷۱ محاسبه می‌شود، بنابراین سوابق درآمد، بهای تمام شده کالای فروش رفته و جبران خسارت باید علاوه بر سوابق مالیات فروش، به شکلی نگهداری شوند که از محاسبه حاشیه سود انتخاب شده پشتیبانی کند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
تگزاس هیچ مالیات بر درآمد دستمزد ایالتی ندارد، زیرا برخلاف بخش مالیات ایالتی، مالیات بر درآمد شخصی ندارد.
یک کارفرمای مسئول در زمینه بیکاری باید ظرف ده روز از تاریخ پرداخت دستمزد و مسئول شناخته شدن، در کمیسیون نیروی کار تگزاس ثبت نام کند، گزارش‌های دستمزد را ثبت کند و مالیات بیکاری را به صورت الکترونیکی پرداخت کند، مگر اینکه معافیت از سختی کار تأیید شده داشته باشد، و کارگران جدید و استخدام مجدد شده را ظرف 20 روز از تاریخ استخدام به مرکز عملیات گزارش استخدام جدید کارفرما که توسط دفتر دادستان کل اداره می‌شود، گزارش دهد. منابع: https://www.twc.texas.gov/programs/unemployment-tax/responsibilities-liable-employer و https://www.twc.texas.gov/employer-resources/new-hire-reporting
درآمد، خرید و اسناد
فاکتورهای خرید علامت‌گذاری می‌شوند تا نشان دهند که آیا مالیات فروش تگزاس پرداخت شده است، آیا گواهی فروش مجدد یا معافیت داده شده است یا خیر، یا اینکه آیا مالیات استفاده تعلق گرفته است یا خیر، زیرا این تمایز یک نکته معمول حسابرسی حسابرس است.
مدت زمان نگهداری سوابق
در اطلاعیه حسابرسی حسابرس آمده است که مرور زمان برای مالیات‌های معوقه به ایالت چهار سال است و حسابرسی معمولاً آخرین دوره چهار ساله را پوشش می‌دهد، به استثنای مواردی که اظهارنامه مالیاتی نادرست یا متقلبانه با قصد فرار از مالیات ارائه شده باشد، یا اظهارنامه مالیاتی طبق توضیحات مندرج در اطلاعیه، مالیات را در صورت اصلاح ۲۵ درصد یا بیشتر افزایش دهد، یا هیچ اظهارنامه‌ای ارائه نشده باشد. منبع: https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
انرژی. تولیدکنندگان نفت و گاز و سایر مالیات‌دهندگانِ کسر از حقوق باید سوابق تولید، فروش و قیمت را که از گزارش‌های مالیات کسر از حقوق پشتیبانی می‌کنند، علاوه بر سوابق فرانشیز و مالیات فروش، نگه دارند. دامنه این امر محدود به مشاغلی است که در تولید مشمول مالیات کسر از حقوق فعالیت می‌کنند.
پیمانکاران ساخت و ساز و بهبود املاک و مستغلات باید خدمات مشمول مالیات، مصالح به کار رفته در املاک و مستغلات و خریدهای فروش مجدد را از هم تفکیک کنند، زیرا نحوه برخورد با مالیات فروش در تگزاس بر اساس نوع قرارداد متفاوت است. فاکتورها و قراردادهای آنها در میان سوابق ذکر شده در اطلاعیه حسابرسی حسابرس در بخش نگهداری سوابق قرار دارد.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک شرکت با مسئولیت محدود در تگزاس، فاکتورهای فروش، فاکتورهای خرید، گواهی‌های فروش مجدد، دفتر کل، صورت‌حساب‌های بانکی و اوراق کاری حاشیه مالیات فرانشیز خود را حداقل به مدت چهار سال نگهداری می‌کند و آنها را به مدت یک سال دیگر که تحت رسیدگی حسابرس است، طبق الزامات بخش نگهداری، نگهداری می‌کند.
کارفرمایی در اول ماه، کارگری را استخدام می‌کند، حساب کمیسیون نیروی کار خود را ثبت یا تأیید می‌کند، استخدام جدید را ظرف 20 روز تقویمی گزارش می‌دهد و گزارش دستمزد سه ماهه خود را به صورت الکترونیکی و نه از طریق پست ارسال می‌کند، مگر اینکه دارای معافیت از سختی کار باشد.
محاسبات مالیات فرانشیز و مستندات فروشنده
یک شرکت تگزاسی می‌تواند یک حساب بانکی کاملاً تطبیق‌یافته داشته باشد و همچنان فاقد برنامه‌های لازم برای توضیح محاسبات حاشیه مالیات فرانشیز باشد. درآمد، سوابق هزینه‌های واجد شرایط، فاکتورهای مشتری و اسناد معافیت باید به هم مرتبط باشند اما با هم جمع نشوند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در تگزاس مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی یا نحوه برخورد ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای تگزاس
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.