حسابداری تنسی

نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند

کسب و کارهای تنسی باید سوابقی را نگهداری کنند که از مالیات‌های ایالتی که ثبت می‌کنند، عمدتاً مالیات فروش و مصرف، مالیات کسب و کار، و مالیات حق امتیاز و مالیات غیرمستقیم برای نهادهای تحت پوشش، پشتیبانی کند. طبق سایت پشتیبانی وزارت درآمد، قانون مالیات فروش و مصرف تنسی در بخش‌های مشروح ۶۷.۶.۱۰۱ تا ۶۷.۶.۹۰۷ از قانون تنسی تدوین شده است. منبع: https://revenue.support.tn.gov/hc/en-us/articles/360058138372-SUT-1-Sales-and-Use-Tax-Tennessee-Code-Reference

کسب‌وکارهای تنسی، دفاتر فروش را بر اساس مکان، گواهی‌های معافیت، فاکتورهای خرید برای بررسی مالیات استفاده و یک فایل جداگانه برای کاربرگ‌های مالیات فرانشیز و مالیات غیرمستقیم نگهداری می‌کنند، زیرا این مالیات‌ها از مبانی متفاوتی استفاده می‌کنند، یعنی فروش ناخالص، و برای مالیات فرانشیز، دارایی خالص یا دارایی، و برای مالیات غیرمستقیم، سود خالص.

چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند

یک کسب و کار با بیش از یک شعبه در تنسی به سوابق فروش در سطح محل نیاز دارد، زیرا مالیات کسب و کار و مالیات فروش محلی به مکان حساس هستند.

سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما

برای بیمه بیکاری، سابقه کارفرما باید دوره پرداخت حقوق، محل اشتغال در ایالت و ساعات کاری برنامه‌ریزی‌شده و برای هر کارمند، شماره و نام تأمین اجتماعی، تاریخ استخدام، استخدام مجدد و خاتمه قرارداد، اطلاعات دستمزد هفتگی، ساعات پرداختی، دستمزد ناخالص بر اساس دوره پرداخت و بر اساس فصل، ارزش پاداش غیرنقدی و پرداخت‌های ویژه مانند پاداش، هدایا و جوایز را نشان دهد. کتابچه راهنمای کارفرمای تنسی بیان می‌کند که این سوابق باید برای هفت سال اخیر نگهداری شوند. منبع، کتابچه راهنمای وزارت کار و توسعه نیروی کار که در tn.gov میزبانی شده است: https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/workforce/documents/employers/HandbookforEmployers6-13-19.pdf

کارفرمایان تحت پوشش، گزارش‌های دستمزد و حق بیمه فصلی را برای بیمه بیکاری ارائه می‌دهند و طبق قانون تنسی، بخش 0.7.701 مربوط به حفظ حقوق و قانون 0800.10.03.10، همانطور که در آن کتابچه ذکر شده است، مشمول حسابرسی هستند.

درآمد، خرید و اسناد

فاکتورهای خرید نگهداری و از نظر مالیات مصرف بررسی می‌شوند، زیرا مالیات مصرف تنسی می‌تواند برای خریدهای مشمول مالیات که مالیات فروش در آنها وصول نشده است، اعمال شود و سوابق فروش به همراه گواهی‌های معافیت برای فروش‌های معاف نگهداری می‌شوند.

مدت زمان نگهداری سوابق

برای مشروبات الکلی توسط دارندگان مجوز نوشیدنی، دستورالعمل وزارتخانه الزام می‌کند که سوابق به مدت چهار سال نگهداری شوند، با یک استثنای محدود که اجازه می‌دهد بلیط‌های مهمان پس از ۶۰ روز از بین بروند، در صورتی که هم نوارهای صندوق و هم بلیط‌های مهمان که فروش یکسانی را نشان می‌دهند، نگهداری شوند و نوارها به مدت چهار سال کامل نگهداری شوند. منبع، دستورالعمل وزارت درآمد که در tn.gov میزبانی می‌شود: https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/revenue/documents/notices/lbd/recreports.pdf

چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟

الکل. دارندگان مجوز نوشیدنی‌های الکلی باید فاکتورهای خرید، بلیط‌های تحویل، بارنامه‌ها، سفارش‌های خرید، سابقه موجودی دائمی الکل و شراب مورد استفاده در پخت و پز و جدول قیمت‌های فعلی را طبق دستورالعمل وزارتخانه در بخش نگهداری، نگهداری کنند.

تولید. تولیدکنندگان می‌توانند معافیت ماشین‌آلات صنعتی و معافیت‌های مالیاتی فروش مرتبط را مطالبه کنند، بنابراین سوابق خرید باید نشان دهد که چگونه ماشین‌آلات و تجهیزات در تولید استفاده می‌شوند تا از معافیت مورد ادعا پشتیبانی کنند. موضوعات معافیت در مطالب پشتیبانی وزارتخانه که در بخش نگهداری سوابق به آنها اشاره شده است، فهرست شده‌اند.

حسابداری در عمل

موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.

یک خرده‌فروش در نشویل که دو شعبه دارد، فروش، گواهی‌های معافیت و برگه‌های کار مالیات کسب‌وکار را بر اساس مکان جدا نگه می‌دارد، زیرا یک مجموع واحد، پرونده‌های مبتنی بر مکان آن را در TNTAP پشتیبانی نمی‌کند.

رستورانی که مجوز فروش مشروبات الکلی دارد، فاکتورهای خرید الکل و جدول قیمت‌هایش را به مدت چهار سال نگه می‌دارد و حتی اگر بلیط‌های مهمان زودتر و طبق استثنای بخش نگهداری، دور انداخته شوند، نوارهای ثبت نام را برای کل دوره نگه می‌دارد.

مالیات کسب و کار و مالیات حق امتیاز علیرغم عدم وجود مالیات بر درآمد دستمزد

یک کسب و کار در تنسی ممکن است هیچ گونه کسر مالیات بر درآمد دستمزد ایالتی نداشته باشد، اما همچنان به سوابق دقیق حقوق و دستمزد برای بیکاری نیاز داشته باشد. گزارش مالیات کسب و کار آن نیز دلیلی برای تمایز درآمد بر اساس مکان و فعالیت از سود نشان داده شده در صورت‌های مالی ایجاد می‌کند.

این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در تنسی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.

بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای تنسی

به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.

برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.

چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم

نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.

شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.