حسابداری کارولینای جنوبی
سوابق مالیاتی کارولینای جنوبی باید هم از پرونده‌های مالیاتی و هم در صورت لزوم، از فعالیت‌های تجاری دارای مجوز پشتیبانی کنند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در کارولینای جنوبی اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
شخصی که متقاضی یا دارنده مجوز اداره درآمد کارولینای جنوبی است، و مسئول هرگونه مالیات، هزینه یا اضافه بهایی است که توسط این اداره پرداخت می‌شود، یا کسی که موظف به ارائه هرگونه اظهارنامه یا صورتحساب به این اداره است، باید دفاتر، اسناد، یادداشت‌ها و سوابق کافی برای اثبات حق دریافت یا نگهداری مجوز، هر مبلغی که باید در هر اظهارنامه یا صورتحساب نشان داده شود، یا هرگونه مالیات، هزینه یا اضافه بهایی که باید پرداخت شود، را نگهداری کند. برای این منظور، اظهارنامه شامل اظهارنامه‌ها و گزارش‌های اطلاعاتی است. این آیین‌نامه 117 200.1 کارولینای جنوبی است که در اینجا به زبان ساده خلاصه شده است. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1
آن دفاتر و سوابق باید همیشه برای بازرسی توسط نمایندگان یا حسابرسان وزارتخانه در دسترس باشند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
کارولینای جنوبی مالیات فروش و مصرف ایالتی، مالیات بر درآمد شخصی، مالیات بر درآمد شرکت‌ها و هزینه مجوز شرکت‌ها و مالیات کسر شده از کارفرما دارد. نرخ مالیات فروش ایالتی ۶ درصد است و شهرستان‌ها ممکن است مالیات‌های فروش و مصرف محلی، از جمله مالیات پروژه‌های سرمایه‌ای، حمل و نقل، آموزش و مالیات‌های اختیار خرید محلی را اضافه کنند، بنابراین سوابق باید شهرستان محل فروش یا تحویل را نشان دهند.
کارولینای جنوبی همچنین مالیات ورودی، مالیات بر مشروبات الکلی برای مراکزی که مشروبات الکلی را به صورت نوشیدنی می‌فروشند، و سایر مالیات‌های دسته‌بندی شده در پورتال مالیاتی وزارتخانه، از جمله مجوز نوشیدنی‌های الکلی، مالیات بینگو و مالیات سوخت موتور را برای مشاغل موجود در آن دسته‌ها اعمال می‌کند. منبع: http://dor.sc.gov/mydorway/
کسب‌وکارهایی که در چندین شهرستان فروش دارند، برای هر دوره ثبت، یک برگه مالیات محلی دارند که فروش ناخالص و مالیات را بر اساس شهرستان فهرست می‌کند، زیرا اظهارنامه ایالتی مستلزم گزارش مبالغ مالیات محلی بر اساس شهرستان است.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان مالیات بر درآمد کارولینای جنوبی را کسر کرده و اظهارنامه‌های کسر مالیات و صورت‌حساب‌های دستمزد سالانه را به وزارت دارایی ارائه می‌دهند و گزارش‌های مالیات بیکاری و دستمزد فصلی را به وزارت اشتغال و نیروی کار کارولینای جنوبی ارائه می‌دهند.
درآمد، خرید و اسناد
آیین‌نامه 117 200.1 انواع مدارک پشتیبان مورد نیاز برای بازتولید سوابق، از جمله اسناد مربوط به ورود اولیه، سفارش‌های خرید، فاکتورها، چک‌ها، کوپن‌ها و سوابق حقوق و دستمزد را فهرست می‌کند که نشان می‌دهد اسناد خرید و پرداخت بخشی از سوابق مالیاتی کارولینای جنوبی هستند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1
مدت زمان نگهداری سوابق
دفاتر و سوابق طبق آیین‌نامه 117 200.1 باید حداقل 4 سال پس از ثبت اظهارنامه یا زمان ثبت آن، هر کدام که دیرتر باشد، نگهداری شوند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1
کپی‌های میکروفیلم از سوابق پشتیبان، مانند اسناد مربوط به ورود اولیه، سفارش‌های خرید، فاکتورها، چک‌ها، کوپن‌ها و سوابق حقوق و دستمزد، می‌توانند به جای اسناد اصلی نگهداری شوند، تنها با تأیید کتبی قبلی اداره، و تنها در مواردی که مالیات‌دهنده کپی‌ها را تا زمانی که محتویات آنها ممکن است در اجرای قانون توسط اداره مورد استفاده قرار گیرد، نگه می‌دارد، امکاناتی برای نگهداری و بازرسی آماده، از جمله پروژکتور برای مشاهده، فراهم می‌کند و آماده است تا در صورت لزوم از اطلاعات رونویسی کند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
مشاغل مهمانداری در کارولینای جنوبی وظایف چند لایه‌ای دارند. رستوران‌ها و بارهایی که مشروبات الکلی را به صورت نوشیدنی می‌فروشند، مالیات مشروبات الکلی را دریافت می‌کنند، ارائه دهندگان خدمات اقامتی مالیات اقامتگاه‌های ایالتی و محلی را دریافت می‌کنند و اماکن تفریحی مالیات ورودی را دریافت می‌کنند. هر یک از این موارد نیاز به سوابق درآمدی دارند که بر اساس دسته بندی تقسیم شده‌اند. این وزارتخانه مالیات ورودی، مالیات مشروبات الکلی و مجوز نوشیدنی‌های الکلی را در میان انواع مالیات در پورتال خود فهرست می‌کند. منبع: http://dor.sc.gov/mydorway/
مشاغل تولیدی و صنعتی، دارایی‌های شخصی تجاری و برای تولیدکنندگان، امور مالیات بر دارایی‌های تولیدی را گزارش می‌دهند که مستلزم ثبت دارایی‌های ثابت و استهلاک فراتر از سوابق مالیات بر درآمد عادی است. این وزارتخانه مالیات بر دارایی‌های شخصی تجاری و مالیات بر دارایی‌های تولیدی را در میان انواع مالیات خود فهرست می‌کند. منبع: http://dor.sc.gov/mydorway/
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش چارلستونی اظهارنامه مالیاتی فروش و مصرف را برای یک دوره زمانی ثبت می‌کند و دفاتر، برگه مالیات محلی بر اساس شهرستان، سفارش‌های خرید، فاکتورها و چک‌های آن دوره را با هم نگه می‌دارد. خرده‌فروش تاریخ امحا را حداقل ۴ سال پس از ثبت اظهارنامه یا سررسید آن، هر کدام که دیرتر باشد، تعیین می‌کند و اگر اداره قبل از آن تاریخ حسابرسی را آغاز کند، پرونده را نگه می‌دارد.
یک رستوران در کلمبیا که مشروبات الکلی را به تفکیک نوشیدنی می‌فروشد، فروش نوشیدنی، فروش غذا و سایر فروش‌ها را در دفاتر جداگانه ثبت می‌کند. در پایان ماه، حسابدار، مشروبات الکلی را به همراه مبلغ مالیات نوشیدنی و مبلغ مالیات فروش با دو مجموع متفاوت در یک دفتر روزنامه فروش تطبیق می‌دهد و مالکی که یک پیشخدمت جدید استخدام می‌کند، گزارش می‌دهد که ظرف 20 روز از اولین روز کاری، استخدام انجام می‌شود.
اقامت، ورودیه و مالیات نوشیدنی
مشاغل مهمان‌نوازی در کارولینای جنوبی ممکن است چندین دسته مالیاتی داشته باشند که نتوان آنها را با یک عدد درآمد ناخالص واحد توضیح داد. اقامت در اقامتگاه، رسیدهای پذیرش و فروش مشروبات الکلی نیاز به طبقه‌بندی مجزا و اسناد منبع پشتیبان دارند که در آن مالیات‌ها اعمال می‌شوند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در کارولینای جنوبی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی یا نحوه برخورد با ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای کارولینای جنوبی
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.