حسابداری رود آیلند
قوانین مالیات فروش رود آیلند به طور خاص به درآمدهای ناخالص، خریدهای برای فروش مجدد و اسناد اصلی معاملات می‌پردازد. حسابداری دقیق، معاملات را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در رود آیلند اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
هر خرده‌فروش باید سوابق کافی و کاملی از کسب‌وکار خود در رود آیلند نگهداری کند. طبق آیین‌نامه SU 89 91 اداره مالیات، سوابقی که درآمد ناخالص حاصل از فروش اموال شخصی ملموس، شامل اقلام مشمول مالیات و غیرمشمول مالیات و هرگونه خدماتی که بخشی از فروش هستند، تمام کسورات مجاز طبق قانون و مطالبه شده در اظهارنامه‌ها، و کل قیمت خرید تمام اموال شخصی ملموس خریداری شده برای فروش مجدد و کل قیمت خرید تمام این اموال خریداری شده برای استفاده یا مصرف در ایالت را نشان می‌دهد، الزامی است. منبع: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
این سوابق باید شامل دفاتر حسابداری معمولی باشد که معمولاً توسط یک تاجر محتاط معمولی در همان فعالیت نگهداری می‌شود، به همراه تمام صورتحساب‌ها، رسیدها، فاکتورها، نوارهای صندوق و سایر اسناد ثبت اولیه که از ورودی‌های دفاتر پشتیبانی می‌کنند، و تمام جداول و اسناد کاری مورد استفاده در تهیه اظهارنامه مالیاتی. عدم نگهداری چنین سوابقی به عنوان مدرکی از سهل‌انگاری یا قصد فرار از مالیات تلقی می‌شود و می‌تواند منجر به جریمه شود. منبع: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
ایالت رود آیلند همچنین مالیات‌های جداگانه‌ای را اعمال می‌کند که بر مشاغل خاص تأثیر می‌گذارد، از جمله مالیات هتل، مالیات وعده‌های غذایی و نوشیدنی برای مراکز غذاخوری و نوشیدنی، و مالیات زباله و سایر مالیات‌های غیرمستقیم برای مشاغل خاص. این مالیات‌ها مستلزم ثبت سوابق درآمدی است که بر اساس دسته‌بندی برای مشاغل مشمول آنها تفکیک شده‌اند.
رستوران‌ها فروش غذا، نوشیدنی و سایر اقلام را در بخش‌های جداگانه ثبت می‌کنند، زیرا گزارش مالیات وعده‌های غذایی و نوشیدنی به این تقسیم‌بندی بستگی دارد.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
طبق بروشور گزارش استخدام جدید رود آیلند، تمام کارفرمایانی که در رود آیلند فعالیت تجاری دارند، باید کارمندان تازه استخدام شده‌ای را که در رود آیلند زندگی یا کار می‌کنند، ظرف ۱۴ روز از اولین روز کاری کارمند، گزارش دهند. قوانین ایالتی و فدرال، گزارش افراد حقوق‌بگیر را صرف نظر از اینکه آیا آن شخص طبق استانداردهای قانون مالیات فدرال، کارمند محسوب می‌شود یا خیر، الزامی می‌کند. منبع: https://dc-newhire.com/files/ri_new_hire.pdf
کارفرمایان مالیات بر درآمد رود آیلند را کسر کرده و اظهارنامه‌های کسر مالیات را به اداره مالیات ارائه می‌دهند، و گزارش‌های مالیات بیمه بیکاری و دستمزد را به وزارت کار و آموزش ارائه می‌دهند.
درآمد، خرید و اسناد
قانون ثبت اسناد در بخش ثبت اسناد این بخش ایالتی، مختص ایالت مربوطه در مورد اسناد است. این قانون، سوابق قیمت خرید برای املاک خریداری شده برای فروش مجدد و املاک خریداری شده برای استفاده یا مصرف در رود آیلند، همراه با فاکتورها، صورتحساب‌ها، رسیدها و مدارک کاری که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند را الزامی می‌کند، بنابراین اسناد خرید بخشی نامگذاری شده از سوابق مالیات فروش رود آیلند است. منبع: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
مدت زمان نگهداری سوابق
سوابق شرح داده شده در آیین‌نامه SU 89 91 باید برای ممیزی‌های اداره مالیات ایالتی حداقل به مدت ۳ سال نگهداری شوند، مگر اینکه تخریب یا سایر موارد دفع توسط مدیر مالیات یا نماینده مجاز کتباً مجاز شده باشد. منبع: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
کپی دفاتر حسابداری، شامل دفاتر نقدی، دفاتر روزنامه، دفاتر ثبت اسناد، دفاتر کل، فاکتورهای فروش، فاکتورهای خرید و یادداشت‌های اعتباری، روی میکروفیلم یا سایر رسانه‌های خودکار، در صورت رعایت شرایط مندرج در آیین‌نامه، به جای اسناد اصلی قابل قبول است. منبع: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
مراکز غذاخوری و نوشیدنی، مالیات وعده‌های غذایی و نوشیدنی‌ها را جمع‌آوری و گزارش می‌کنند و باید سوابق فروش را به تفکیک فروش غذا و نوشیدنی و سایر فروش‌ها نگه دارند. این امر در مورد رستوران‌ها، بارها، تهیه‌کنندگان غذا و نوشیدنی و مراکز مشابه صدق می‌کند.
هتل‌ها و سایر ارائه‌دهندگان خدمات اقامتی، مالیات‌های اقامتی ایالتی و محلی را جمع‌آوری می‌کنند و سوابق مربوط به تعداد اتاق‌ها و درآمد حاصل از آنها را بر اساس ملک نگهداری می‌کنند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک فروشگاه هدایای پراویدنس، هر ماه، رسیدهای ناخالص تقسیم‌شده بین اقلام مشمول مالیات و غیرمشمول مالیات، فاکتورهای خرید مربوط به موجودی کالا برای فروش مجدد و فاکتورهای مربوط به لوازم خریداری‌شده برای استفاده در فروشگاه را نگهداری می‌کند. فروشگاه، پرونده را حداقل به مدت ۳ سال برای حسابرسی بخش نگهداری می‌کند و در صورت ادامه دوره، آن را بدون مجوز کتبی از بین نمی‌برد.
یک کافه روز دوشنبه یک آشپز استخدام می‌کند. صاحب کافه، فرد استخدام شده جدید را ظرف ۱۴ روز از اولین روز کاری به فهرست مشاغل رود آیلند گزارش می‌دهد و دفتر ثبت به گونه‌ای تنظیم می‌شود که فروش غذا و نوشیدنی جدا از فروش کالا برای اظهارنامه مالیاتی وعده‌های غذایی و نوشیدنی ثبت شود.
سوابق غذا و نوشیدنی به همراه فروش کلی
یک کافه که قهوه، غذاهای آماده و کالا می‌فروشد، باید بداند که کدام بخش‌های ثبت، مجموع مالیات‌های متفاوتی را ثبت می‌کنند. بهترین سیستم حسابداری، چک‌ها و فاکتورهای اصلی را در کنار خلاصه مالی روزانه در دسترس نگه می‌دارد.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در رود آیلند مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای رود آیلند
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.