حسابداری پنسیلوانیا
پنسیلوانیا قوانین مالیات فروش خاصی برای کسب‌وکارهایی که در حوزه‌های فعالیت متمایزی فعالیت می‌کنند، در کنار نگرانی‌های مالیات حقوق و دستمزد محلی، دارد. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در پنسیلوانیا اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
آیین‌نامه مالیات فروش و مصرف پنسیلوانیا، ۶۱ قانون ایالت پنسیلوانیا، بخش ۴.۲ حقوق و دستمزد، فروشندگان و کاربران را ملزم به نگهداری سوابق معاملات مشمول مالیات و غیرمشمول مالیات می‌کند. شخصی که در مشاغل جداگانه فعالیت می‌کند، باید برای هر کسب‌وکار، دفاتر و سوابق جداگانه‌ای نگهداری کند. این آیین‌نامه به عنوان مثال، شخصی را نشان می‌دهد که هم فروشنده خرده‌فروشی و هم پیمانکار ساختمانی است و باید سوابق و حساب‌های جداگانه‌ای را برای کسب‌وکار خرده‌فروشی و کسب‌وکار ساختمانی نگهداری کند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2
در زمان حسابرسی یا در مواقع دیگر که اداره درآمد درخواست می‌کند، فروشنده یا کاربر باید سوابق را به صورت منظم، همراه با خلاصه‌ها و برنامه‌های درخواستی اداره، ارائه دهد و باید امکانات مناسب را برای حسابرسی یا بررسی فراهم کند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
فیلادلفیا و بسیاری دیگر از شهرداری‌های پنسیلوانیا، مالیات بر درآمد محلی و در فیلادلفیا، مالیات بر درآمد و درآمدهای تجاری را اعمال می‌کنند. کارفرمایان و مشاغلی که مشمول مالیات محلی هستند، باید سوابق دستمزد و درآمدهای خود را بر اساس محل کار و بر اساس شهرداری به اندازه‌ای که برای ارائه اظهارنامه‌های محلی کافی باشد، نگه دارند. دامنه شمول این قانون به شهرداری محل انجام کار یا انجام کسب و کار بستگی دارد.
کارفرمایان از اطلاعات محل سکونت و محل کار کارمند که برای کسر مالیات بر درآمد محلی جمع‌آوری می‌شود، برای تعیین کسر مالیات محلی صحیح برای هر کارمند استفاده می‌کنند و آن اسناد را همراه با سوابق حقوق و دستمزد نگه می‌دارند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان گزارش‌های فصلی مالیات و دستمزد مربوط به جبران خسارت بیکاری را به وزارت کار و صنعت، دفتر جبران خسارت بیکاری، ارائه می‌دهند.
درآمد، خرید و اسناد
قانون دفاتر جداگانه در بخش ثبت اسناد این بخش ایالتی، مختص ایالت است. کسب‌وکاری که هم عملیات خرده‌فروشی مشمول مالیات و هم خط تجاری دیگری مانند پیمانکاری ساختمانی دارد، باید سوابق و حساب‌های جداگانه‌ای را برای هر کدام نگه دارد، بنابراین حساب‌های دریافتنی، هزینه‌های کار و خرید مواد را نمی‌توان برای اهداف مالیاتی در یک دفتر کل نامتمایز ترکیب کرد. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2
مدت زمان نگهداری سوابق
سوابق مورد نیاز طبق قانون مالیات بر فروش و مصرف یا طبق بخش ۴.۲ قانون حقوق و دستمزد ۶۱، باید حداقل به مدت ۳ سال از پایان سال تقویمی که سوابق مربوط به آن است، نگهداری شوند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2
سوابق مالیات فروش و مصرف برای فروش‌هایی که از مکان‌های واقع در پنسیلوانیا انجام می‌شوند، باید در ایالت نگهداری شوند، مگر اینکه فروشنده مجوز کتبی از مدیر دفتر مالیات فروش و مصرف برای حذف آنها داشته باشد. این مجوز را می‌توان با یک اخطار کتبی ۳۰ روزه لغو کرد. سوابق فروش‌هایی که از مکان‌های خارج از پنسیلوانیا انجام می‌شوند، ممکن است در پنسیلوانیا، در محل فروش یا در دفتر مرکزی فروشنده نگهداری شوند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
پیمانکاران ساختمانی در پنسیلوانیا عموماً مصرف‌کنندگان مصالح و لوازمی هستند که نصب می‌کنند و بابت آن مصالح مالیات می‌دهند، ضمن اینکه در برخی موارد خرده‌فروشی‌هایشان را نیز مشمول مالیات می‌کنند. قانون ثبت جداگانه برای خرده‌فروشی که پیمانکار نیز هست، که در بخش ثبت اسناد ذکر شده است، نتیجه‌ی ثبت دفاتر است. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2
هتل‌ها و سایر ارائه‌دهندگان خدمات اقامتی علاوه بر مالیات فروش در صورت لزوم، مالیات اشغال هتل ایالتی را نیز دریافت می‌کنند که مستلزم ارائه سوابق درآمد و معافیت اتاق به تفکیک مدت اقامت است.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک کسب و کار در پیتسبورگ، سخت‌افزار را به صورت خرده‌فروشی می‌فروشد و همچنین پیمانکاری نصب انجام می‌دهد. این کسب و کار دو مجموعه از سوابق فروش و کار را نگهداری می‌کند، یکی برای فروش خرده‌فروشی به همراه مالیات جمع‌آوری‌شده و دیگری برای کارهای قراردادی به همراه فاکتورهای خرید مواد، و هر دو مجموعه را حداقل به مدت ۳ سال از پایان سال تقویمی مربوط به آنها در پنسیلوانیا نگهداری می‌کند.
یک کارفرمای فیلادلفیا، برای هر کارمند، اطلاعات مالیات محلی محل سکونت و محل کار، سابقه کسر مالیات ایالتی برای هر دوره پرداخت و لیست دستمزد بیکاری فصلی را در یک پرونده حقوق و دستمزد نگهداری می‌کند، بنابراین می‌توان پرونده‌های ایالتی، محلی و بیکاری را برای همان فصل با هم تطبیق داد.
دفاتر جداگانه برای فعالیت‌های تجاری متمایز
یک شرکت پنسیلوانیایی که یک فروشگاه خرده‌فروشی را اداره می‌کند و قراردادهایی برای کارهای ساختمانی منعقد می‌کند، نباید تمام رسیدها و هزینه‌های مواد را در یک دسته ادغام کند. تمایز بین کالاهای فروش مجدد و مواد مصرف شده در پروژه‌ها می‌تواند برای پشتیبانی از سوابق مالیاتی مهم باشد.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در پنسیلوانیا مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای پنسیلوانیا
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.