حسابداری اورگان

نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند

هر واحد استخدامی باید سابقه حقوق و دستمزد افرادی را که برای آن خدمات ارائه می‌دهند، نگهداری کند. قانون بیکاری اورگان، قانون اداری اورگان 471 031 0005، مستلزم آن است که سابقه، کل حقوق و دستمزد را به تفکیک سه ماهه تقویمی نشان دهد و برای هر فرد، نام، شماره حساب تأمین اجتماعی، کل حق‌الزحمه برای هر دوره پرداخت و برای تمام دوره‌های پرداخت در هر سه ماهه تقویمی به طور جداگانه برای دستمزدهایی که طبق قانون کار مستثنی نشده‌اند، دستمزدهایی که طبق آن قانون مستثنی شده‌اند و ارزش نقدی حق‌الزحمه غیرنقدی، به علاوه تاریخ هر دوره پرداخت، تاریخ استخدام و بازاستخدام، تاریخ خاتمه کار و ساعات کار در هر سه ماهه تقویمی نشان داده شود. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

کسب‌وکارهای اورگان یک پرونده فعالیت تجاری دارند که درآمد حاصل از فعالیت‌های اورگان را در طول سال جمع‌آوری می‌کند، زیرا مالیات فعالیت شرکت‌ها بر اساس فعالیت تجاری اورگان محاسبه می‌شود، نه بر اساس مالیات فروش دریافتی.

چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند

ایالت اورگان مالیات فروش سراسری و مالیات استفاده سراسری بر خریدهای معمولی ندارد. صفحه مالیات بر فعالیت شرکت‌ها در وزارت درآمد، مالیات بر فعالیت شرکت‌ها را مالیاتی توصیف می‌کند که نه مالیات تراکنشی مانند مالیات بر فروش خرده‌فروشی است و نه مالیات بر درآمد، که تأیید می‌کند کسب‌وکارهای اورگان مالیات فروش ایالتی بر فروش خرده‌فروشی دریافت نمی‌کنند. منبع: https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx

ایالت اورگان مالیات بر فعالیت شرکت‌ها را دارد که CAT نامیده می‌شود. این مالیات سالانه است و برای سال‌های مالیاتی که از اول ژانویه ۲۰۲۰ یا بعد از آن شروع می‌شوند، اعمال می‌شود و برای امتیاز انجام کسب و کار در اورگان وضع شده و بر اساس یک فعالیت تجاری تجاری اندازه‌گیری می‌شود، به این معنی که کل مبلغی که یک کسب و کار از معاملات و فعالیت در جریان عادی کسب و کار در اورگان به دست می‌آورد، محاسبه می‌شود. CAT برای فعالیت‌های تجاری مشمول مالیات اورگان بالای ۱ میلیون دلار اعمال می‌شود. این مالیات طبق اساسنامه اصلاح شده اورگان ۳۱۷A.۱۲۵، به صورت ۲۵۰ دلار به علاوه ۰.۵۷ درصد از فعالیت تجاری اورگان بالای آستانه ۱ میلیون دلار محاسبه می‌شود. فقط مودیان مالیاتی که بیش از ۱ میلیون دلار فعالیت تجاری مشمول مالیات اورگان دارند، تعهد پرداخت دارند و مهلت پرداخت آن پانزدهمین روز از چهارمین ماه پس از پایان سال مالیاتی است. منبع: https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx

ایالت اورگان همچنین مالیات بر درآمد شخصی، مالیات بر درآمد شرکت‌ها یا مالیات غیرمستقیم و مالیات کسر شده از کارفرما، به علاوه مالیات حمل و نقل ایالتی و مالیات‌های محلی مبتنی بر حقوق و دستمزد در برخی مناطق، از جمله مالیات حمل و نقل و مالیات‌های هنری منطقه پورتلند که در آن اعمال می‌شوند، دارد. حسابداری باید رسیدها، درآمد و مبالغ حقوق و دستمزد اورگان را از مبالغی که از سایر ایالت‌ها تأمین می‌شود، جدا نگه دارد.

سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما

واحدهای استخدامی باید سوابق حقوق و دستمزد شرح داده شده در بخش ثبت سوابق این بخش ایالتی را به مدت ۳ سال تقویمی نگهداری کنند و اطلاعات را در صورت درخواست به اداره اشتغال ارائه دهند. واحد استخدامی همچنین باید برای هر سه ماهه تقویمی، تاریخ پایان هر دوره پرداخت، کل دستمزدها را بر اساس دوره‌های پرداخت منتهی به سه ماهه و تعداد کل کارمندان در هر دوره پرداخت را نگهداری کند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

کارفرمایان ایالت اورگان، مالیات حقوق و دستمزد را در یک گزارش فصلی ترکیبی که شامل کسر مالیات، بیمه بیکاری و سایر برنامه‌های حقوق و دستمزد می‌شود، گزارش می‌دهند و از طریق سیستم اداره اشتغال به نام Frances Online برای امور بیکاری و مرخصی با حقوق گزارش می‌دهند، در حالی که پرداخت‌های مالیاتی و بسیاری از اظهارنامه‌های مالیاتی از طریق وزارت درآمد آنلاین انجام می‌شود.

مدت زمان نگهداری سوابق

سوابق حقوق و دستمزد طبق قانون اداری اورگان ۴۷۱ ۰۳۱ ۰۰۰۵ باید به مدت ۳ سال تقویمی نگهداری شوند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005

سوابق شرکت حمل و نقل موتوری برای مالیات وزن بر مایل در ایالت اورگان باید در دفتر اصلی یا محل کار شرکت حمل و نقل ذخیره شود، در صورت درخواست برای بازرسی در دسترس قرار گیرد و به مدت 3 سال نگهداری شود، مگر اینکه اداره مجوز دیگری صادر کند. سوابق مسافت باید مبدا و مقصد، نقاط ورود و خروج به ایالت اورگان، مایل‌های طی شده در ایالت اورگان، مسیرها، تاریخ‌ها و قرائت‌های روزانه کیلومترشمار شروع و پایان را برای هر وسیله نقلیه نشان دهد. منبع: https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx

چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟

شرکت‌های حمل و نقل موتوری مشمول مالیات وزن مایل اورگان، وظایف مربوط به مسافت و ثبت اطلاعات خودرو را که در بخش نگهداری این بخش ایالتی شرح داده شده است، بر عهده دارند. این امر در مورد شرکت‌های حمل و نقلی که وسایل نقلیه تحت پوشش را در بزرگراه‌های عمومی اورگان اداره می‌کنند، صدق می‌کند، نه به طور کلی برای مشاغل. منبع: https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx

مشاغل حشیش دارای مجوز از کمیسیون مشروبات الکلی و حشیش اورگان باید موجودی و فروش را در سیستم ردیابی حشیش ایالتی ردیابی کرده و سوابق فعالیت دارای مجوز را علاوه بر سوابق مالیات بر درآمد و CAT نگه دارند. این فقط در مورد مشاغل دارای مجوز حشیش اعمال می‌شود. اورگان همچنین مالیات حشیش دارد که توسط وزارت درآمد برای خرده فروشان دارای مجوز اداره می‌شود.

حسابداری در عمل

موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.

یک عمده‌فروش پورتلندی هیچ مالیات فروشی برای وصول از فروش‌های اورگان ندارد، اما دریافتی‌های اورگان آن در طول سال از یک میلیون دلار فراتر می‌رود. حسابدار، مجموع دریافتی‌های ماهانه اورگان را از دفتر کل فروش نگه می‌دارد، اظهارنامه CAT را تا تاریخ سررسید در ماه چهارم پس از پایان سال ثبت می‌کند و کاربرگ رسیدها را همراه با اظهارنامه نگه می‌دارد.

یک کارفرما در شهر سِیلِم، گزارش حقوق و دستمزد ترکیبی سه‌ماهه خود را تهیه می‌کند. پرونده حقوق و دستمزد برای هر سه‌ماهه، نام هر کارمند، شماره تأمین اجتماعی، دستمزد بر اساس دوره پرداخت، ساعات کار، کسر از حقوق، دستمزد بیکاری و حق بیمه مرخصی با حقوق را نشان می‌دهد و این پرونده حداقل به مدت ۳ سال تقویمی نگهداری می‌شود.

گزارش مالیات فعالیت‌های تجاری و حقوق و دستمزد ترکیبی

یک کسب و کار در اورگان می‌تواند مالیات خرده فروشی در سطح ایالت نداشته باشد، اما همچنان به اطلاعات دقیق درآمد حاصل از منابع ایالتی برای مالیات فعالیت شرکتی نیاز داشته باشد. پرونده حقوق و دستمزد آن ممکن است نیاز به توضیح ارقام کسر مالیات، بیکاری و مرخصی با حقوق از همان دوره‌های پرداخت اصلی داشته باشد.

این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در اورگان مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.

یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای اورگان

به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.

برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.

چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم

نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.

شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.