حسابداری اوکلاهما
فروشندگان اوکلاهما با نرخ‌های مالیاتی ترکیبی مواجه هستند که بسته به مکان متفاوت است، در حالی که مشاغل نفت و گاز سوابق تولید اضافی دارند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در اوکلاهما اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
خرده‌فروشان خلاصه‌ای از فروش روزانه، سابقه‌ای از فروش‌های معاف به همراه گواهی معافیت یا مدرک دیگری برای هر فروش معاف، و فهرست مالیات استفاده برای خریدهایی که بدون مالیات به اوکلاهما وارد می‌شوند را نگهداری می‌کنند.
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
ایالت اکلاهما دارای مالیات فروش ایالتی، مالیات بر مصرف، مالیات بر درآمد شخصی، مالیات بر درآمد شرکت‌ها و مالیات کسر شده از کارفرما است. مالیات فروش شهری، شهرستانی و قبیله‌ای یا مالیات‌های خاص در بسیاری از مناطق به نرخ ایالتی اضافه می‌شوند، بنابراین سوابق باید محل فروش یا تحویل را برای پشتیبانی از نرخ ترکیبی نشان دهند.
اوکلاهما همچنین مالیات ناخالص تولید بر نفت و گاز و سایر مالیات‌های مبتنی بر تولید، که در بخش ۶ این بخش ایالتی پوشش داده شده است، و مالیات سوخت موتور و سایر مالیات‌های غیرمستقیم را برای مشاغل موجود در آن معاملات اعمال می‌کند.
از آنجا که نرخ‌های ترکیبی بر اساس موقعیت مکانی در اوکلاهما بسیار متفاوت است، سیستم‌های صدور فاکتور برای هر فروش یک کد حوزه قضایی ذخیره می‌کنند و مالیات جمع‌آوری‌شده بر اساس حوزه قضایی را با گزارش مالیات فروش تطبیق می‌دهند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان باید ظرف 20 روز از تاریخ استخدام، اطلاعات استخدام‌های جدید را به کمیسیون امنیت اشتغال اوکلاهما گزارش دهند. در صورت گزارش‌دهی الکترونیکی یا مغناطیسی، این گزارش می‌تواند دو بار در ماه، با فاصله حداقل 12 و حداکثر 16 روز از یکدیگر، تهیه شود. این گزارش شامل نام، آدرس، شماره تأمین اجتماعی، تاریخ استخدام و وضعیت استخدام کارمند، به همراه نام، آدرس و شماره شناسایی فدرال کارفرما است. بخش اجرای قانون حمایت از کودکان، دفتر ثبت رسمی استخدام‌های جدید در اوکلاهما است و اطلاعات را از کمیسیون دریافت می‌کند. منبع: https://digitalprairie.ok.gov/digital/api/collection/stgovpub/id/499331/download
کمیسیون امنیت اشتغال اوکلاهما همچنین راهنمایی برای کارفرمایان منتشر می‌کند که وظیفه گزارش کارمندان تازه استخدام شده را ظرف 20 روز از تاریخ استخدام و ارائه به موقع گزارش‌های مالیاتی و دستمزد فصلی و دقیق نگه داشتن سوابق مالیات دستمزد و بیکاری تکرار می‌کند. منبع: https://oklahoma.gov/content/dam/ok/en/oesc/documents/misc/UI-Integrity-for-Employers.pdf
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
تولیدکنندگان و خریداران نفت و گاز در اوکلاهما باید سوابق تولید، بلیط‌های اجرا، سوابق خریدار و سوابق فروش را که از گزارش مالیات ناخالص تولید پشتیبانی می‌کند، نگه دارند و اپراتورها، تولید را به کمیسیون شرکت‌های اوکلاهما و همچنین اطلاعات مالیاتی را به کمیسیون مالیات گزارش دهند. این امر در مورد تولیدکنندگان، اپراتورها و خریداران در صنعت نفت و گاز، که یک صنعت بزرگ در اوکلاهما است، صدق می‌کند.
مشاغل حشیش دارای مجوز از سازمان ماریجوانای پزشکی اوکلاهما تحت یک برنامه حشیش پزشکی فعالیت می‌کنند و باید از سیستم ردیابی بذر تا فروش ایالتی استفاده کنند و سوابق موجودی و فروش را برای فعالیت‌های دارای مجوز نگه دارند. این فقط در مورد مشاغل دارای مجوز حشیش پزشکی صدق می‌کند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش در تولسا در سه شهر با نرخ‌های ترکیبی متفاوت فروش دارد. دفتر ثبت آن با یک حوزه قضایی برای هر فروشگاه تنظیم شده است و پرونده مالیات فروش ماهانه، برگه فروش بر اساس حوزه قضایی، گواهی‌های فروش معاف دریافتی در آن ماه و گزارش ثبت شده را در خود جای داده است.
یک شرکت سقف‌سازی در تاریخ ۲ ژوئن یک نفر را به عنوان خدمه استخدام می‌کند. دفتر، استخدام را ظرف ۲۰ روز به کمیسیون امنیت اشتغال گزارش می‌دهد، کارگر را به گزارش دستمزد فصلی اضافه می‌کند و فاکتورهای مصالح هر کار را در یک پوشه کار نگه می‌دارد تا در صورت بررسی اظهارنامه‌ها توسط کمیسیون، مالیات پرداخت شده برای مصالح قابل نمایش باشد.
فروش بر اساس حوزه قضایی و سوابق تولید نفت
یک کسب و کار خرده فروشی می‌تواند بسته شدن ماهانه خود را بر اساس فروش مشمول مالیات بر اساس مقصد سازماندهی کند. یک تولیدکننده در بخش نفت پرونده پشتیبان کاملاً متفاوتی دارد، از جمله بلیط‌های فروش و صورت‌های خریدار، به همین دلیل است که نباید حسابداری صنعت را به عنوان قابل تعویض در نظر گرفت.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در اوکلاهما مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای اوکلاهما
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.