حسابداری اوهایو
ممکن است لازم باشد کسب‌وکارهای اوهایو، مالیات فروش و مصرف، مالیات کسر شده شهرداری و رسیدهای مالیات فعالیت‌های تجاری را جداگانه ثبت کنند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر، سوابقی را که در اوهایو اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
قانون اوهایو، فروشندگان و کاربرانی که مشمول مالیات فروش و مصرف هستند را ملزم می‌کند که سوابق، رسیدها، فاکتورها، بارنامه‌ها، دفاتر کل دارایی‌ها، جداول استهلاک، دفاتر ثبت انتقال و سایر سوابق اولیه و ثانویه را به شکلی که کمیسر مالیات تعیین می‌کند، نگهداری کنند. این سوابق باید در ساعات کاری برای بازرسی کمیسر مالیات در دسترس باشند. منبع: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15
برای مالیات بر درآمد، کمیسر مالیاتی ممکن است الزاماتی را برای نگهداری سوابق و سایر اسناد مربوطه و برای ثبت کپی اظهارنامه‌ها و تصمیمات مالیات بر درآمد فدرال تعیین کند، و ممکن است از یک شخص بخواهد سوابقی را نگهداری کند که نشان دهد آیا شخص مشمول مالیات است یا کسر مالیات، و میزان آن مسئولیت را نشان دهد. منبع: https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
ایالت اوهایو مالیات فروش و مصرف ایالتی، مالیات بر درآمد شخصی، مالیات کسر شده از کارفرما و مالیات فعالیت‌های تجاری دارد. مالیات فروش شهرستان و سازمان حمل و نقل به نرخ مالیات فروش ایالتی اضافه می‌شود، بنابراین سوابق فروش باید شهرستان محل تحویل را نشان دهد.
از آنجا که CAT بر اساس درآمدهای ناخالص به جای سود است، کسب‌وکارها یک صورت مغایرت‌گیری از درآمدها را نگه می‌دارند که با کل درآمدها در دفاتر شروع می‌شود، درآمدهائی که از خارج از اوهایو تأمین شده‌اند و درآمدهائی که از این ایالت مستثنی شده‌اند را حذف می‌کند و با درآمد ناخالص مشمول مالیات اوهایو برای اظهارنامه CAT خاتمه می‌یابد.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان مالیات بر درآمد ایالت اوهایو را کسر کرده و اظهارنامه‌های کسر مالیات و تطبیق سالانه را به اداره مالیات ارائه می‌دهند. کارفرمایان همچنین دستمزدها را به صورت فصلی برای بیمه بیکاری به اداره خدمات شغلی و خانواده اوهایو گزارش می‌دهند.
درآمد، خرید و اسناد
قانون ثبت مالیات بر استفاده در بخش ثبت سوابق این بخش ایالتی، اسنادی را که باید نگهداری شوند، از جمله فاکتورها، بارنامه‌ها، دفاتر کل دارایی‌ها و جداول استهلاک، نامگذاری می‌کند، بنابراین فاکتورهای خرید و سوابق دارایی‌ها در اوهایو صراحتاً سوابق مالیاتی هستند. منبع: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15
مدت زمان نگهداری سوابق
سوابق مالیات فروش و استفاده طبق قانون اصلاح‌شده اوهایو، بند 741.15 مربوط به نگهداری، باید به مدت 4 سال نگهداری شوند، مگر اینکه کمیسر مالیات کتباً به امحای آنها در آن دوره رضایت دهد یا دستور دهد که مدت بیشتری نگهداری شوند. منبع: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15
سوابق مالیات بر درآمد تحت قانون اصلاح‌شده اوهایو، بخش نگهداری ۷۴۷.۱۷، نیز باید به مدت ۴ سال، با همان رضایت کتبی و استثنائات مدت زمان طولانی‌تر، نگهداری شود. منبع: https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
مالیات بر درآمد قطع شده در اوهایو برای نفت، گاز، زغال سنگ و سایر منابع طبیعی قطع شده در ایالت اعمال می‌شود و قطع کنندگان درآمد، سوابق تولید و فروش را برای آن مالیات نگه می‌دارند. این فقط برای قطع کنندگان درآمد و خریداران مرتبط اعمال می‌شود.
مشاغل سوخت موتور، سیگار و الکل در اوهایو با مجوزهای مالیات غیرمستقیم، اظهارنامه‌ها و سوابق محصول جداگانه‌ای مواجه هستند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک توزیع‌کننده در کلمبوس تجهیزاتی را از یک فروشنده خارج از ایالت که هیچ مالیاتی دریافت نمی‌کرد، خریداری می‌کند. حسابدار، خرید را در یک پرونده مالیات بر مصرف به همراه فاکتور و ورودی دفتر کل دارایی‌ها ثبت می‌کند، مالیات بر مصرف اوهایو را لحاظ می‌کند و پرونده را به مدت ۴ سال از تاریخ اظهارنامه برای آن دوره نگه می‌دارد.
یک خرده‌فروش رو به رشد در اوهایو، ثبت اظهارنامه مالیاتی را آغاز می‌کند. در پایان سال، این خرده‌فروش صورت مغایرت‌گیری رسیدها را تهیه می‌کند که رسیدهای اوهایو را از رسیدهای تهیه‌شده از سایر ایالت‌ها جدا می‌کند و فاکتورها و سوابق فروش را حداقل ۴ سال پس از ثبت اظهارنامه مالیاتی، پشت این صورت مغایرت‌گیری نگه می‌دارد.
مالیات فعالیت‌های تجاری و مالیات بر حقوق و دستمزد شهری
کسب‌وکارهای اوهایو باید مالیات فروش دریافتی از مشتریان را از تعهدات مالیاتی مبتنی بر درآمد ناخالص خود متمایز کنند. کارفرمایانی که در چندین شهرداری فعالیت می‌کنند نیز از داده‌های دقیق محل کار بهره‌مند می‌شوند، زیرا یک کل مالیات کسر شده از مالیات در یک ایالت ممکن است تعهدات محلی را توضیح ندهد.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در اوهایو مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت کسب‌وکار بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای اوهایو
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.