حسابداری داکوتای شمالی
سوابق مالیاتی داکوتای شمالی شامل قراردادها، دفاتر روزنامه، مکاتبات و اطلاعات الکترونیکی مربوط به اظهارنامه مالیاتی است. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در داکوتای شمالی اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
یک مودی مالیاتی باید تمام سوابقی را که برای تعیین بدهی مالیاتی صحیح طبق عنوان ۵۷ قانون قرن داکوتای شمالی لازم است، نگهداری کند. تمام سوابق مورد نیاز باید بنا به درخواست کمیسر مالیات یا نماینده مجاز در دسترس قرار گیرد. این آیین‌نامه، قانون اداری داکوتای شمالی ۸۱ ۰۱.۱ ۰۴ ۰۳، انواع مطالب تحت پوشش را به طور کلی فهرست می‌کند، از جمله برنامه‌های حسابداری، دفاتر، قراردادها، دفاتر کل، دفاتر روزنامه، دفاتر حسابداری، خلاصه حساب‌ها، مکاتبات و اطلاعات ذخیره شده الکترونیکی. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03
اگر مؤدی مالیاتی سوابق مورد نیاز را هم در قالب الکترونیکی و هم در قالب کاغذی نگهداری کند، باید در صورت درخواست، سوابق را به صورت الکترونیکی در اختیار کمیسر مالیاتی قرار دهد. نگهداری سوابق کاغذی نیز این وظیفه را از بین نمی‌برد. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
داکوتای شمالی همچنین مالیات‌های نفت و گاز، از جمله مالیات استخراج نفت و مالیات تولید ناخالص نفت و گاز را اعمال می‌کند که در بخش ۶ این بخش ایالتی پوشش داده شده‌اند.
خرده‌فروشان قبل از انجام فروش‌های مشمول مالیات، مجوز مالیات فروش را از دفتر کمیسر مالیات ایالتی دریافت می‌کنند و اظهارنامه‌های مالیاتی را به صورت ماهانه، فصلی یا سالانه، طبق تعیین وزارتخانه و بر اساس میزان بدهی مورد انتظار، ارائه می‌دهند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان برای کسر مالیات و بیمه بیکاری ثبت نام می‌کنند و گزارش‌های دستمزد بیکاری فصلی را به Job Service North Dakota ارائه می‌دهند. کارفرمایان همچنین صورت‌های دستمزد و اطلاعات را از طریق Taxpayer Access Point ارائه می‌دهند و کمیسر مالیات دستورالعمل‌های گام به گام برای ثبت فرم‌های 1099 در آن سیستم را منتشر می‌کند. منبع: https://www.tax.nd.gov/sites/www/files/documents/forms/misc-forms/step-by-step-instructions-on-how-sign-up-for-tap.pdf?ref=deskera.com
درآمد، خرید و اسناد
مقررات عمومی ثبت سوابق در بخش ثبت سوابق این بخش ایالتی، صراحتاً به قراردادها، دفاتر کل، دفاتر روزنامه و مکاتباتی که مربوط به بدهی مالیاتی هستند، اشاره دارد، بنابراین قراردادهای فروشنده، قراردادهای مشتری و مکاتبات هزینه در داکوتای شمالی زمانی که از مبلغی در اظهارنامه مالیاتی پشتیبانی می‌کنند، سوابق مالیاتی محسوب می‌شوند. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03
مدت زمان نگهداری سوابق
مقررات عمومی نگهداری سوابق، نگهداری و ارائه سوابق لازم برای تعیین بدهی مالیاتی صحیح را الزامی می‌داند و در متن بررسی شده، تعداد ثابتی از سال‌ها را تعیین نکرده است. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03
در مطالب مربوط به حقوق مالیات‌دهندگان که برای داکوتای شمالی منتشر شده است، آمده است که ارزیابی یا بازپرداخت می‌تواند در هر زمانی ظرف ۳ سال پس از تاریخ سررسید اظهارنامه مالیاتی و در صورتی که مالیات بیش از ۲۵ درصد کمتر از واقع ارائه شود، ظرف ۶ سال انجام شود. بنابراین، سوابق مربوط به اظهارنامه مالیاتی باید حداقل در طول دوره ارزیابی مربوطه نگهداری شود. منبع: https://www.co.ward.nd.us/DocumentCenter/View/3982/ND-Taxpayer-Bill-of-Rights
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
تولیدکنندگان نفت و گاز باید سوابق تولید، فروش و خریدار را که از گزارش مالیات استخراج نفت و مالیات ناخالص تولید، از جمله حجم تولید و فروش شده توسط چاه یا اجاره، پشتیبانی می‌کند، نگه دارند. این امر در مورد اپراتورها و صاحبان منافع فعال در تولید صدق می‌کند، نه به طور کلی برای مشاغل.
زغال سنگ و سایر فعالیت‌های مربوط به انفصال از خدمت، در داکوتای شمالی گزارش مالیاتی مبتنی بر تولید خود را دارند که شامل سوابق تناژ و فروش می‌شود.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش فارگو، دفتر ثبت فروش، فاکتورهای خرید و ایمیل‌هایی که معافیت مورد اختلاف را مستند می‌کنند، در یک پوشه الکترونیکی برای یک سال نگهداری می‌کند. وقتی کمیسر مالیات درخواست سوابق در قالب الکترونیکی را می‌کند، خرده‌فروش می‌تواند آن پوشه را به جای فقط نسخه‌های کاغذی ارائه دهد.
یک شرکت کوچک خدمات نفتی، پرونده جداگانه‌ای شامل بلیط‌های بهره‌برداری، صورت‌حساب‌های خریدار و گزارش‌های تولید ماهانه را نگهداری می‌کند، بنابراین مبالغ مورد استفاده برای گزارش مالیات مربوط به تولید را می‌توان در اسناد منبع ردیابی کرد.
سوابق حسابرسی الکترونیکی و فعالیت مبتنی بر تولید
کسب‌وکارهای داکوتای شمالی باید بتوانند در صورت درخواست، سوابق الکترونیکی قابل خواندن تولید کنند. در صنایع منابع، فاکتورها به تنهایی نمی‌توانند فعالیت را توضیح دهند، زیرا حجم تولید، سوابق تحویل و صورت‌حساب‌های خریدار می‌توانند بخش‌های مختلف دفاتر را پشتیبانی کنند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در داکوتای شمالی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای داکوتای شمالی
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.