حسابداری نیویورک
سوابق مالیات فروش نیویورک باید یک مسیر حسابرسی واضح، شامل تراکنش‌ها، موارد خالی و شواهد خرید را حفظ کنند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در نیویورک اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
فروشندگان ثبت‌شده‌ی مالیات فروش باید سوابق دقیق و کاملی از فروش و خرید را نگهداری کنند. بولتن اداره مالیات در مورد ثبت سوابق برای فروشندگان مالیات فروش، سوابقی را الزامی می‌کند که فروش ناخالص، فروش مشمول مالیات و غیرمشمول مالیات، خرید و مالیات جمع‌آوری‌شده را نشان دهد و مستلزم آن است که سوابق در صورت درخواست در اختیار اداره قرار گیرد. منبع: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm
برای مالیات بر درآمد، اداره مالیات توصیه می‌کند که سوابق و اسناد پشتیبان حداقل به مدت ۳ سال پس از ثبت اظهارنامه مالیاتی نگهداری شوند و منابع درآمد، پرداخت‌های کسر شده و تخمینی و هزینه‌های قابل کسر را مستند کنند. منبع: http://www.tax.ny.gov/pit/letters/recordkeeping.htm
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
نیویورک مالیات فروش و مصرف ایالتی، مالیات بر درآمد شخصی، مالیات حق امتیاز شرکت‌ها و مالیات کسر شده از کارفرما دارد. مالیات فروش محلی، شامل مالیات شهرستان، شهر و برخی از مناطق، همراه با مالیات ایالتی وصول می‌شود، بنابراین سوابق باید محل تحویل یا استفاده را برای پشتیبانی از نرخ ترکیبی اعمال شده نشان دهند.
خرده‌فروشان گواهی‌های معافیت و گواهی‌های فروش مجدد را برای فروش‌هایی که به عنوان معاف در نظر گرفته می‌شوند، در پرونده نگه می‌دارند، زیرا فروشنده بار اثبات دلیل عدم وصول مالیات را بر عهده دارد.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان اظهارنامه‌های ترکیبی کسر مالیات، گزارش دستمزد و بیمه بیکاری را به صورت فصلی به اداره مالیات ارائه می‌دهند. پرداخت حق بیمه بیکاری و گزارش دستمزد توسط وزارت کار انجام می‌شود.
درآمد، خرید و اسناد
سوابق فروشندگان مالیات فروش توسط اداره مالیات مشخص شده و شامل اسناد روزمره‌ای است که از فروش و خرید پشتیبانی می‌کنند. این بولتن سوابقی مانند رسیدهای فروش، فاکتورها، رسیدها، فاکتورهای خرید و اسناد معافیت را به عنوان بخشی از سوابقی که یک فروشنده باید نگهداری و ارائه کند، شرح می‌دهد. منبع: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm
مدت زمان نگهداری سوابق
فروشندگان مالیات بر فروش باید تمام سوابق را حداقل به مدت ۳ سال از تاریخ سررسید اظهارنامه‌ای که سوابق مربوط به آن است، یا تاریخ ارائه اظهارنامه، اگر دیرتر باشد، نگه دارند. در مواردی که سوابق موضوع حسابرسی، پرونده دادگاه یا سایر مراحل دادرسی باشند، ممکن است اداره مدت طولانی‌تری را الزامی کند. منبع: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm
داده‌های پایانه فروش که به دلایل مربوط به ظرفیت از سیستم حذف می‌شوند، همچنان باید منتقل شده و به شکلی که بتوان آن را برای همان دوره ۳ ساله حسابرسی کرد، در دسترس باشند و داده‌ها باید هنگام تغییر سیستم‌های پایانه فروش توسط یک کسب‌وکار منتقل شوند. منبع: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
مشاغلی که سوخت موتور، تنباکو، الکل و برخی دیگر از محصولات تحت نظارت را می‌فروشند، در نیویورک با ثبت مالیات غیرمستقیم، اظهارنامه مالیاتی و سوابق محصول جداگانه‌ای مواجه هستند. این وظایف فقط برای مشاغلی که در این حرفه‌ها فعالیت می‌کنند، اعمال می‌شود.
ارائه دهندگان خدمات درمانی که در Medicaid مشارکت دارند، علاوه بر سوابق مالیاتی، باید سوابقی را که از ادعاها و پرداخت‌ها طبق قوانین برنامه پشتیبانی می‌کند، نگهداری کنند. این امر در مورد ارائه دهندگان ثبت نام شده صدق می‌کند، نه برای همه مشاغل مراقبت‌های بهداشتی.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک فروشگاه لباس در آلبانی، مجموع هزینه‌های ثبت روزانه، اطلاعات حسابرسی نقطه فروش و گواهی‌های فروش مجدد برای مشتریان عمده‌فروش را در یک پرونده ماهانه نگهداری می‌کند. پس از ۳ سال از تاریخ ثبت اظهارنامه مالیات فروش فصلی، فروشگاه آن پرونده را قبل از امحا بررسی می‌کند و در صورت باز بودن حسابرسی، آن را نگه می‌دارد.
یک شرکت خدماتی در منهتن که کارمندانش در شهر نیویورک زندگی می‌کنند، کسر مالیات شهری را در فهرست حقوق و دستمزد خود جدا از کسر مالیات ایالتی نگه می‌دارد، بنابراین بازده ترکیبی سه ماهه و سوابق دستمزد مربوط به شهر با هم مطابقت دارند.
مسیرهای حسابرسی نقطه فروش و تعهدات شهری
یک فروشگاه نیویورکی که مرتباً وجه کالا را پس می‌دهد، وجه را باطل می‌کند و کالا را تعویض می‌کند، باید بتواند توضیح دهد که چرا مجموع مبلغ ثبت‌شده روزانه‌اش با فعالیت ناخالص تراکنش‌ها متفاوت است. کسب‌وکارها در شهر نیویورک ممکن است با دسته‌های گزارش‌دهی اضافی نیز مواجه شوند که نباید با تعهدات ایالتی اشتباه گرفته شوند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در نیویورک مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای نیویورکی
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.