حسابداری نیومکزیکو

نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند

نیومکزیکو یک قانون حسابداری عمومی برای همه مشاغل خصوصی وضع نمی‌کند. وظایف قابل اجرا، مالیات به مالیات، عمدتاً از طریق قانون اداره مالیات و سیستم گزارش‌دهی ترکیبی برای درآمدهای ناخالص، مالیات‌های جبرانی و مالیات‌های تکلیفی، اعمال می‌شوند. یک مودی مالیاتی ثبت‌شده باید برای هر دوره گزارش‌دهی، حتی زمانی که هیچ مالیاتی ندارد، اظهارنامه مالیاتی ارائه دهد، قانونی که در آیین‌نامه درآمدهای ناخالص آمده است. منبع: https://www.law.cornell.edu/regulations/new-mexico/3-2-2-15-NMAC

سوابق باید برای نشان دادن درآمد ناخالص بر اساس مکان، کسورات مطالبه شده و مالیات قابل پرداخت کافی باشند، زیرا اظهارنامه، درآمدها را بر اساس مکان گزارش می‌دهد. راهنمایی اداره مالیات و درآمد به اظهارکنندگان، دوره‌های بررسی ارزیابی را نیز توضیح می‌دهد، به همین دلیل است که سوابق درآمدی اصلی در عمل اهمیت دارند. منبع: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند

نیومکزیکو مالیات بر درآمدهای ناخالص دارد، نه مالیات بر خرده‌فروشی مرسوم. این مالیات به دلیل امتیاز انجام کسب و کار بر فروشنده اعمال می‌شود و به طور گسترده در مورد درآمدهای حاصل از فروش ملک و انجام خدمات در ایالت، با احتساب کسورات و معافیت‌های قانونی، اعمال می‌شود. نرخ سراسری ایالت از اول ژوئیه ۲۰۲۲ به ۵ درصد کاهش یافت و نرخ‌های اختیار معامله محلی بر اساس مکان به آن نرخ اضافه می‌شود. منبع: https://www.tax.newmexico.gov/wp-content/uploads/2022/07/Tax-laws-take-effect.pdf

نیومکزیکو همچنین مالیات جبرانی بر استفاده از اموال و برخی خدمات اکتسابی خارج از ایالت، مالیات بر درآمد شخصی، مالیات بر درآمد شرکت‌ها و مالیات کسر شده از درآمد توسط کارفرما دارد. بنابراین، حسابداری باید درآمدهای ناخالص، درآمدهای کسر شده، درآمدهای مشمول مالیات، خریدهای مشمول مالیات جبرانی و مالیات کسر شده از حقوق و دستمزد را از هم جدا کند.

از آنجا که نرخ‌های محلی متفاوت است، سیستم‌های فروش و صدور فاکتور، محل تحویل یا انجام هر تراکنش را ثبت می‌کنند، نه فقط آدرس کسب و کار.

سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما

کارفرمایان مالیات بر درآمد ایالتی را کسر کرده و از طریق اداره مالیات و درآمد گزارش می‌دهند. مالیات بیمه بیکاری و گزارش دستمزد فصلی به اداره راه‌حل‌های نیروی کار نیومکزیکو ارسال می‌شود که حساب بیکاری کارفرما را تعیین می‌کند.

مدت زمان نگهداری سوابق

راهنمایی‌های وزارتخانه برای اظهارکنندگان گزارش‌های ترکیبی بیان می‌کند که دوره ارزیابی عادی ۳ سال از پایان سالی است که مالیات باید پرداخت شود. این دوره در مواردی که مالیات بیش از ۲۵ درصد کمتر از واقع گزارش شده باشد، به ۶ سال، در مواردی که گزارش ارائه نشده باشد به ۷ سال و در مواردی که شواهدی از کلاهبرداری وجود داشته باشد به ۱۰ سال افزایش می‌یابد. همین راهنمایی به اظهارکنندگان توصیه می‌کند که به نفع آنهاست که سوابق گزارش‌های ترکیبی را به مدت ۱۰ سال نگهداری کنند. منبع: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟

کسب و کارهای مربوط به کانابیس از طریق بخش کنترل کانابیس مجوز دریافت کرده و پیگیری می‌شوند و فعالیت‌های دارای مجوز، علاوه بر سوابق مالیاتی درآمد ناخالص، وظایفی برای ردیابی موجودی و فروش ایجاد می‌کنند. این امر فقط در مورد مؤسسات دارای مجوز کانابیس صدق می‌کند.

پیمانکاران ساختمانی گزارش‌های درآمد ناخالص خود را به پروژه‌های ساختمانی و مکان‌های مربوطه مرتبط می‌کنند و ساختار بازده مبتنی بر مکان به این معنی است که سوابق پروژه باید نشان دهد که کار در کجا انجام شده است.

حسابداری در عمل

موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.

یک شرکت خدماتی در سانتافه، اظهارنامه‌های دریافتی ناخالص را بر اساس مکان ثبت می‌کند. این شرکت هر ماه، رسیدهایی را که بر اساس مکان مشتری فهرست شده‌اند، فاکتورهایی که دو کسر بزرگ را پشتیبانی می‌کنند و اظهارنامه ثبت شده را نگه می‌دارد. وقتی سه سال بعد، وزارتخانه در مورد کسر درخواست می‌کند، شرکت می‌تواند ردیف برگشتی را تا فاکتور و قرارداد ردیابی کند.

یک کارگاه در تاریخ ۳ مارس یک تکنسین استخدام می‌کند. دفتر، استخدام را ظرف ۲۰ روز به فهرست استخدام‌های جدید نیومکزیکو گزارش می‌دهد، پرونده دستمزد بیکاری را برای آن سه‌ماهه باز می‌کند و مدارک استخدام را به همراه اولین پرونده حقوق و دستمزد آن کارمند ثبت می‌کند.

گزارش درآمد ناخالص برای خدمات و املاک

برای یک شرکت خدماتی در نیومکزیکو، فاکتور باید جزئیات خدمات و مکان مورد استفاده در ارزیابی مالیات بر درآمد ناخالص را حفظ کند. حسابداری باید هرگونه کسر را به همراه رسید نگه دارد، نه اینکه هزینه‌های عادی را از دفتر کل درآمد ناخالص کم کند.

این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در نیومکزیکو مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.

یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای نیومکزیکو

به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.

برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.

چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم

نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.

شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.