حسابداری نیوجرسی
کسب و کارهای خرده فروشی در نیوجرسی وظایف خاصی برای حفظ سوابق فروش و خرید فردی برای بررسی مالیاتی دارند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در نیوجرسی اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
رستوران‌ها و سایر فروشندگانی که چک مهمان صادر می‌کنند، صریحاً در قانون ثبت سوابق انفرادی مالیات فروش در بخش ۴ گنجانده شده‌اند، بنابراین مشاغل مهمان‌نوازی باید چک‌های مهمان را به همراه سایر سوابق فروش برای دوره چهار ساله ذکر شده در آنجا نگه دارند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک رستوران در نیوجرسی، کپی برابر اصل چک‌های مهمان، نوارهای ثبت، رسیدهای فروش و سوابق خرید را به مدت چهار سال از تاریخ ثبت اظهارنامه مالیاتی فروش فصلی برای آن دوره نگهداری می‌کند، زیرا مقررات مالیات فروش در بخش ثبت سوابق، آن دوره را الزامی می‌داند و پس از تغییر سال ۲۰۱۶ که در بخش ۴ توضیح داده شد، جمع کل به تنهایی کافی نیست.
یک خرده‌فروش فقط خلاصه‌های فروش ماهانه را نگه می‌دارد و رسیدهای تکی را پس از ۹۰ روز دور می‌ریزد. طبق قانون فعلی که در بخش ۴ توضیح داده شده است، این رویه دیگر برای دوره‌های پس از اصلاحیه ۲۰۱۶ مناسب نیست و اگر سوابق به وضوح درآمد را منعکس نکنند، بخش می‌تواند درآمد را از سایر اطلاعات تحت اختیار شرح داده شده در بخش نگهداری سوابق بازسازی کند.
شواهد تراکنش‌های فردی برای مالیات فروش
یک رستوران نمی‌تواند فرض کند که یک خلاصه درآمد ماهانه، همان شواهدی را ارائه می‌دهد که چک‌ها یا تراکنش‌های پایانه فروش پشت آن قرار دارند. بایگانی سوابق خام فروش در کنار مجموع‌ها، تطبیق اظهارنامه مالیاتی، تسویه نقدی و سپرده بانکی را آسان‌تر می‌کند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در نیوجرسی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای نیوجرسی
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.