حسابداری مونتانا
مونتانا مالیات فروش عمومی ندارد، اما کسر مالیات از حقوق و دستمزد و مالیات‌های خاص صنعتی و محلی همچنان مسئولیت‌های ثبت اسناد را ایجاد می‌کنند. ثبت دقیق اسناد، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در مونتانا اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
کارفرمایان مونتانا باید سوابق دقیق حقوق و دستمزد را که حاوی اطلاعاتی است که وزارت دارایی ممکن است طبق قانون تجویز کند، نگهداری کنند. این سوابق باید برای بازرسی و حسابرسی در دسترس باشند و می‌توانند در هر زمان معقولی توسط وزارتخانه کپی شوند. کارفرمایی که سوابق را در خارج از مونتانا نگهداری می‌کند، باید کپی‌هایی را با هزینه کارفرما به وزارتخانه ارائه دهد. منبع: شرح قانون مونتانا، ۱۵-۳۰-۲۵۰۴، بایگانی خدمات قانونگذاری
مشاغل، دفاتر کل، فاکتورها، سوابق بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و اظهارنامه‌های مالیاتی را به اندازه‌ای نگهداری می‌کنند که درآمد، کسورات، بستانکاری‌ها و مالیات تکلیفی در مونتانا را مطابق با قانون ثبت حقوق و دستمزد فوق و قوانین ثبت فدرال اثبات کند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
کارفرمایان باید سوابق حقوق و دستمزد را همانطور که در بخش ثبت سوابق، تحت قانون مونتانا، مشروح ۱۵-۳۰-۲۵۰۴، ذکر شده است، دقیق نگه دارند، که همچنین برنامه‌هایی را برای پرداخت مالیات‌های تکلیفی تعیین می‌کند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش در مونتانا، مالیات فروش عمومی ایالتی را برای فروش‌های خرده‌فروشی معمولی دریافت نمی‌کند، زیرا مونتانا چنین مالیاتی را آنطور که در بخش مالیات ایالتی توضیح داده شده است، ندارد، اما خرده‌فروش همچنان سوابق فروش، خرید و درآمد را برای مالیات بر درآمد، مالیات بر دارایی تجهیزات تجاری و هرگونه مالیات محلی مربوط به تفریحگاه‌ها که در جامعه‌اش اعمال می‌شود، نگه می‌دارد.
یک کارفرما سوابق حقوق و دستمزد را در دفتر حقوق و دستمزد خارج از مونتانا نگهداری می‌کند. طبق قانون بخش نگهداری سوابق، کارفرما باید در صورت نیاز وزارت دارایی به آنها برای بازرسی یا حسابرسی، کپی‌هایی از این سوابق را با هزینه کارفرما به وزارت دارایی ارائه دهد.
مالیات بر درآمد و حقوق و دستمزد با وجود عدم وجود مالیات عمومی فروش
یک فروشگاه در مونتانا ممکن است به دفتر کل مالیات فروش ایالتی نیاز نداشته باشد، اما این امر نیازهای گزارشگری مالی را از بین نمی‌برد. اموال، حقوق و دستمزد، درآمد و هرگونه مالیات ویژه قابل اجرا، همچنان سوابق منبعی ایجاد می‌کنند که ارزش تطبیق ماهانه را دارند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در مونتانا مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای مونتانا
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.