حسابداری میسیسیپی
ایالت میسیسیپی به صراحت صورت‌های مالی، دفاتر کل، سوابق بانکی و شواهد تراکنش‌هایی را که کسب‌وکارها باید نگه دارند، شرح می‌دهد. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، مرتبط می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در میسیسیپی اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
قانون میسیسیپی ایجاب می‌کند که هر مؤدی مالیاتی سوابق دقیق، کامل و خوانایی را نگهداری کند. سوابق باید برای تعیین میزان مالیات قابل پرداخت نگهداری و برای هر تراکنش گزارش شوند، باید به زبان انگلیسی نوشته شوند، باید شامل تاریخ تراکنش روی صورتحساب‌ها، رسیدها، چک‌ها، فاکتورها و نوارهای صندوق پول باشند، باید در صورت درخواست برای بررسی توسط اداره درآمد در دسترس باشند و باید در محل کسب و کار یا در صورت خارج بودن محل اصلی کسب و کار از میسیسیپی، در محل اصلی کسب و کار نگهداری شوند. اگر سوابق کافی نگهداری نشود، اداره ممکن است با استفاده از هرگونه اطلاعات موجود، بدهی را تعیین و مالیات را ارزیابی کند. منبع: نگهداری سوابق و اسناد، اداره مالیات میسیسیپی
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
مالیات‌های میسیسیپی که معمولاً حسابداری را هدایت می‌کنند شامل مالیات فروش، مالیات بر مصرف، مالیات بر درآمد و مالیات تکلیفی هستند که هر کدام دارای فهرست سوابق اضافه شده در صفحه دپارتمان ذکر شده در بخش حسابداری هستند. برای مالیات فروش، باید برای هر مکان تجاری مجموعه‌ای جداگانه از سوابق فروش نگهداری شود، اسنادی از جمله فاکتور فروش باید برای اثبات هرگونه معافیت یا کسر نگهداری شود، فروشندگانی که به دارنده مجوز می‌فروشند باید سابقه هر فروش را با شرح کالا، قیمت، تاریخ، نام و آدرس خریدار و شماره مجوز نگه دارند و سوابق کامل باید از کسر بدهی‌های معوق، کالاهای برگشتی و فروش‌های لغو شده پشتیبانی کنند. منبع: نگهداری سوابق و اسناد، اداره مالیات میسیسیپی
راهنمای حسابرسی وزارتخانه بیان می‌کند که مالیات‌دهندگان مسئول نگهداری دفاتر و سوابق کافی برای محاسبه بدهی مالیاتی هستند و برخی از ارزیابی‌ها ناشی از فقدان سوابق برای پشتیبانی از محاسبات درآمد و کسر هزینه‌ها است. منبع: رویه‌های حسابرسی، اداره درآمد میسیسیپی
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
برای کسر مالیات، صفحه سوابق وزارتخانه به سوابق کسر مالیاتی نیاز دارد که شامل نام، آدرس و شماره تأمین اجتماعی هر کارمند، تاریخ استخدام، تاریخ و مبلغ دستمزد پرداختی، تاریخ و مبلغ مالیات کسر شده، گواهی‌های معافیت کسر مالیات میسیسیپی و فدرال برای هر کارمند، چک‌های حقوق و دستمزد لغو شده، کپی تمام فرم‌های W2 و 1099 صادر شده و سوابق مزایای جانبی، بازپرداخت هزینه‌ها، حقوق بازنشستگی، هزینه‌های سفر، کمک هزینه تعطیلات، پرداخت‌های اخراج و انعام باشد. منبع: نگهداری سوابق و اسناد، اداره مالیات میسیسیپی
طبق بخش ۴۳-۱۹-۴۶ قانون میسیسیپی، همانطور که در دفترچه راهنمای حمایت از کودک وزارت خدمات انسانی توضیح داده شده است، گزارش استخدام جدید به فهرست ایالتی استخدام‌های جدید، که توسط وزارت خدمات انسانی میسیسیپی اداره می‌شود، ظرف ۱۵ روز از استخدام، استخدام مجدد یا بازگرداندن کارمند به کار الزامی است. منبع: دفترچه راهنمای حمایت از کودک، وزارت خدمات انسانی میسیسیپی (نسخه PDF)
درآمد، خرید و اسناد
ایالت میسیسیپی در این دسته، نسبت به اکثر ایالت‌ها، دقیق‌تر عمل می‌کند. علاوه بر فهرست کلی در بخش ثبت سوابق، حساب‌های شرکتی باید دفاتر کل دارایی‌های ثابت را بر اساس مکان به همراه بهای تمام‌شده تاریخی بر اساس سال خرید، سوابق موجودی بر اساس مکان شامل موجودی در حال حمل در پایان سال، اوراق کاری که جزئیات روش‌ها و ارزیابی‌های ارزیابی دارایی‌ها را شرح می‌دهند، قراردادهای اجاره و لیزینگ با اشخاص غیرمرتبط، دفاتر کل حقوق و دستمزد بر اساس مکان، اظهارنامه‌های کامل فدرال، دفاتر فروش و فاکتورهای فروش اموال شخصی ملموس بر اساس نقطه مبدا و مقصد حمل و نقل، دفاتر فروش و فاکتورهای فروش خدمات بر اساس مقصد تراکنش، سوابق مستندسازی نرخ‌های اجاره منصفانه بازار برای اموال متعلق به یک نهاد مرتبط، سوابق مالکیت و ساختار سرمایه، صورتجلسات شرکتی و اسناد مشابه، سوابق پشتیبان تغییر در حسابداری و سوابق پشتیبان اعتبارات مالیاتی را نگهداری کنند. منبع: نگهداری سوابق و اسناد، اداره مالیات میسیسیپی
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
صفحه سوابق وزارتخانه بیان می‌کند که کازینوها، عمده‌فروشان آبجو یا دخانیات، فروشندگان نفت و سایر صنایع تخصصی باید الزامات سوابق خاص مندرج در قوانین و مقررات وزارتخانه را بررسی کنند. این یک دستورالعمل برای قوانین خاص صنعت است، نه یک وظیفه عمومی برای همه مشاغل. منبع: نگهداری سوابق و اسناد، اداره مالیات میسیسیپی
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش با دو فروشگاه در میسیسیپی، برای هر مکان، مجموعه‌ای جداگانه از سوابق فروش را نگهداری می‌کند و برای هر فروش به دارنده مجوز، شرح کالا، قیمت، تاریخ، نام و آدرس خریدار و شماره مجوز را، طبق الزامات بخش مالیات ایالت، نگهداری می‌کند.
یک کسب و کار در اول ژوئن یک کارگر استخدام می‌کند. گزارش استخدام‌های جدید در میسیسیپی باید ظرف ۱۵ روز ارسال شود، که کوتاه‌تر از دوره ۲۰ روزه مورد استفاده در اکثر ایالت‌های این دسته است، بنابراین یک تقویم حقوق و دستمزد که فقط بر اساس قانون ۲۰ روزه ساخته شده باشد، در میسیسیپی دیر خواهد بود.
سوابق فروش و تاریخچه دارایی‌ها بر اساس مکان
راهنمایی‌های ایالت میسیسیپی به طور غیرمعمولی در مورد نگهداری سوابق تجاری پشتیبان صریح است. یک کسب‌وکار چند شعبه‌ای باید داده‌های فروش را بر اساس مکان استقرار خود حفظ کند و تاریخ‌ها و هزینه‌های خرید دارایی‌ها را در یک برنامه جداگانه نگه دارد، نه اینکه به خلاصه شماره ترازنامه تکیه کند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در میسیسیپی مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت کسب‌وکار بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی یا نحوه برخورد ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای میسیسیپی
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.