حسابداری مینه سوتا
کسب‌وکارهای مینه‌سوتا باید اسناد فروش را به دفاتر کل الکترونیکی متصل کنند، در حالی که گزارش حقوق و دستمزد ملاحظات خاص مکانی دارد. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در مینه‌سوتا اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
قوانین مالیات فروش و مصرف مینه سوتا، مودیان مالیاتی که سوابق الکترونیکی را نگهداری می‌کنند را ملزم می‌کند تا سوابقی را که شامل یک دفتر کل با منابع منطبق با گزارش‌های مالی برای دوره‌های گزارش مالیات فروش، دفاتر کل فرعی که برای پشتیبانی از دفتر کل استفاده می‌شوند، و فاکتورها، کوپن‌ها و سایر سوابق پشتیبان داده‌های حسابداری خلاصه است، نگهداری کنند و در صورت درخواست، در اختیار اداره درآمد قرار دهند. سوابق الکترونیکی باید تا زمانی که محتوای آنها برای اجرای قانون مالیات فروش و مصرف مهم باشد، نگهداری شوند. منبع: قانون مینه سوتا 8130.7500، Revisor PDF
به طور کلی، اداره درآمد اعلام می‌کند که سوابق مربوط به مالیات فروش و مصرف باید شامل صورتحساب‌ها، رسیدها، فاکتورها، نوارهای صندوق پول و هرگونه سند دیگری که از ثبت اطلاعات در دفاتر پشتیبانی می‌کند، به علاوه گواهی‌های معافیت، اسناد حمل و نقل و برگه‌های کاری مورد استفاده برای تهیه اظهارنامه مالیاتی باشد. منبع: ثبت اظهارنامه و ثبت سوابق، اداره درآمد مینه سوتا
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
مالیات‌های مینه‌سوتا که معمولاً حسابداری را هدایت می‌کنند شامل مالیات بر درآمد شخصی و کسر مالیات از کارفرما، مالیات حق امتیاز شرکت‌ها، مالیات فروش و استفاده شامل مالیات فروش محلی و مالیات‌های مرتبط با MinnesotaCare بر ارائه دهندگان خدمات درمانی و افراد مرتبط در صورت اعمال آنها می‌شود. راهنمای ثبت مالیات فروش و استفاده در بخش ثبت سوابق ذکر شده است. مرجع مالیات مراقبت‌های بهداشتی در قانون ارزیابی آمده است که به اظهارنامه مالیاتی وضع شده تحت بخش ۹۵.۵۲ مالیات ایالتی اشاره دارد. منبع: مینه سوتا Statutes 289A.38, Revisor
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
گزارش استخدام جدید ظرف 20 روز تقویمی از تاریخ استخدام الزامی است. بخش ثبت سوابق 42A.29 قانون مینه سوتا، کارفرمایانی را که در مینه سوتا فعالیت می‌کنند، ملزم می‌کند که استخدام کارمندی را که در ایالت ساکن یا شاغل است و کارفرما پیش‌بینی می‌کند که به او درآمد پرداخت کند، به کمیسر مسئول سیستم گزارش کار متمرکز گزارش دهند. این قانون برای شخصی که کمتر از دو ماه استخدام خواهد شد و درآمد ناخالص او کمتر از 250 دلار در ماه خواهد بود، استثنا قائل می‌شود. منبع: اساسنامه مینه سوتا 142A.29، نسخه PDF اصلاح شده
جزئیات دستمزد بیمه بیکاری باید توسط واحد گزارش‌دهی، یعنی مکان فیزیکی، گزارش شود تا با الزامات آماری فدرال مطابقت داشته باشد و کارفرمایان واحدهای گزارش‌دهی را در سیستم بیکاری ایالتی در uimn.org همانطور که در راهنمای کاربر کارفرما توضیح داده شده است، نگهداری می‌کنند. منبع: راهنمای کاربر کارفرما، بیمه بیکاری مینه سوتا
مدت زمان نگهداری سوابق
برای مالیات‌های مشمول فصل ۲۸۹A از قوانین مینه‌سوتا، دوره ارزیابی عمومی ۳.۵ سال پس از تاریخ ارائه اظهارنامه است. در صورت ارائه اظهارنامه نادرست یا جعلی یا عدم ارائه اظهارنامه، مالیات می‌تواند در هر زمانی ارزیابی شود. اگر میزان حذف اظهارنامه از ۲۵ درصد درآمد ناخالص اظهار شده یا مالیات‌های گزارش شده در اظهارنامه فروش، استفاده یا کسر مالیات بیشتر باشد، مالیات اضافی می‌تواند ظرف ۶.۵ سال پس از تاریخ سررسید یا تاریخ ارائه، هر کدام که دیرتر باشد، ارزیابی شود. منبع: مینه سوتا Statutes 289A.38, Revisor
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
سازمان‌های قمار قانونی مشمول چارچوب ارزیابی و ثبت جداگانه‌ای تحت فصل ۲۹۷E از اساسنامه مینه سوتا هستند که از همان قانون ارزیابی عمومی ۳.۵ ساله و قانون حذف بزرگ ۶.۵ ساله که برای مالیات قمار شرح داده شده است، استفاده می‌کند. منبع: مینه سوتا Statutes 297E.11, Revisor PDF
مدیریت بدهی و ثبت نام کنندگان تحت نظارت مربوطه طبق اساسنامه مینه سوتا، بخش حقوق و دستمزد 32A.12 باید دفاتر، حساب ها و سوابقی را که به کمیسر امکان تعیین انطباق را می دهد، نگهداری کنند و باید آنها را حداقل شش سال پس از انجام آخرین ثبت در مورد هر تراکنش ثبت شده در آنها، حفظ کنند. این دامنه محدود به ثبت نام کنندگان تحت آن فصل است. منبع: اساسنامه مینه سوتا 332A.12، ویرایشگر PDF
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش در مینه‌سوتا، برای هر دوره مالیات فروش، نوارهای ثبت، فاکتورها، گواهی‌های معافیت، اسناد حمل و نقل برای فروش‌های تحویلی و برگه کاری مورد استفاده برای تهیه اظهارنامه را نگه می‌دارد و این مجموعه را حداقل به مدت ۳.۵ سال پس از ثبت اظهارنامه، مطابق با دوره ارزیابی در بخش نگهداری، نگه می‌دارد.
یک کسب و کار یک کارگر فصلی استخدام می‌کند که انتظار می‌رود به مدت سه ماه کار کند. استثنای شغل کوتاه مدت در قانون با این واقعیت‌ها مطابقت ندارد، زیرا هم مدت زمان کمتر از دو ماه و هم درآمد ناخالص کمتر از ۲۵۰ دلار در ماه را الزامی می‌کند، بنابراین کارفرما استخدام را ظرف ۲۰ روز تقویمی گزارش می‌دهد.
سوابق فروش الکترونیکی دقیق و برنامه‌های حقوق و دستمزد جداگانه
وقتی گزارش‌های فروش ماهانه، یک دفتر کل را به فاکتورها و سوابق معافیت متصل می‌کنند، کسب‌وکارهای مینه‌سوتا به یک مسیر حسابرسی واضح‌تر دست می‌یابند. برنامه‌های حقوق و دستمزد نیز باید جداگانه تطبیق داده شوند، به‌ویژه زمانی که گزارش‌های مرخصی با حقوق و بیکاری از محاسبات مجزایی استفاده می‌کنند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در مینه‌سوتا مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای مینه سوتا
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.