حسابداری ماساچوست
ماساچوست به سوابق مالیاتی دقیق و قابل دسترس، از جمله داده‌های تراکنش الکترونیکی در صورت استفاده، نیاز دارد. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در ماساچوست اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
آیین‌نامه ماساچوست 830 CMR 62C.25.1 هر شخصی را که مشمول مالیات طبق فصول مالیاتی ذکر شده در ماساچوست است، یا مسئول وصول چنین مالیاتی است، ملزم می‌کند که دفاتر حساب یا سوابق دائمی را که به اندازه کافی دقیق و کامل هستند، برای تعیین درآمد ناخالص، کسورات، اعتبارات و سایر مواردی که باید در اظهارنامه نشان داده شوند، نگهداری کند. سوابق باید به راحتی قابل یافتن و سازماندهی باشند تا کمیسر درآمد بتواند بدهی را تعیین کند و سوابق قابل فهم توسط ماشین باید حاوی جزئیات سطح تراکنش باشند و در صورت درخواست در قالب استاندارد قابل بازیابی باشند. عدم نگهداری سوابق کامل، دقیق و قابل دسترس می‌تواند کمیسر را به تعیین مالیات از سایر اطلاعات سوق دهد و منجر به جریمه‌هایی از جمله عدم پذیرش کسورات، اعتبارات و معافیت‌ها شود. منبع: ۸۳۰ CMR 62C.25.1، Mass.gov
کسب‌وکارها یک دفتر کل را به اسناد منبع، سوابق بانکی و اظهارنامه‌های مالیاتی ثبت‌شده متصل نگه می‌دارند، زیرا این قانون، بار اثبات برای ورودی‌ها، کسورات و اعتبارات مطالبه‌شده را بر عهده‌ی مالیات‌دهنده می‌گذارد. این بیانیه‌ی عملی از قانون بار اثبات در همان قانون ذکر شده در بالا پیروی می‌کند.
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
مالیات‌های ماساچوست که معمولاً حسابداری را هدایت می‌کنند شامل مالیات بر درآمد شخصی و کسر از دستمزد، مالیات غیرمستقیم شرکتی، مالیات فروش و مصرف، مالیات فروش وعده‌های غذایی، مالیات غیرمستقیم اشغال اتاق و مالیات خرده‌فروشی ماری‌جوانا است. آیین‌نامه نگهداری سوابق صراحتاً فصل‌هایی را پوشش می‌دهد که شامل مالیات بر درآمد، مالیات غیرمستقیم شرکتی و تجاری، مالیات فروش و مصرف و حق بیمه مرخصی خانوادگی و پزشکی تحت فصل 175M می‌شود. منابع: ۸۳۰ CMR 62C.25.1، Mass.gov
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
گزارش دستمزد بیمه بیکاری به صورت سه ماهه است. اداره کمک به بیکاری اعلام کرده است که گزارش‌های مربوط به اشتغال و دستمزد باید در تاریخ‌های 30 آوریل، 31 ژوئیه، 31 اکتبر و 31 ژانویه ارائه شوند و برای این گزارش به شماره حساب کارفرما، شماره تأمین اجتماعی و نام کامل کارمند، ساعات کار، دستمزد ناخالص، دستمزد مشمول کسر مالیات، مالیات بر درآمد ایالتی کسر شده، محل کار و داده‌های اشتغال دوازدهم ماه نیاز است. منبع: گزارش جزئیات اشتغال و دستمزد را در Mass.gov ارسال کنید
درآمد، خرید و اسناد
مقررات مربوط به نگهداری اسناد، سوابق کافی برای پشتیبانی از درآمد ناخالص، کسورات و اعتبارات را الزامی می‌کند و بخش تبادل الکترونیکی داده‌ها در آن، نمونه‌هایی از جزئیات قابل قبول یک سند، از جمله نام فروشنده و خریدار، تاریخ فاکتور، شرح محصول، مقدار، قیمت، مبلغ مالیات، وضعیت مالیات و جزئیات حمل و نقل را ارائه می‌دهد. سوابق نقطه فروش باید امکان تطبیق مستقیم رسیدها و فاکتورها با دفاتر و مرجوعی‌ها را فراهم کند. منبع: ۸۳۰ CMR 62C.25.1، Mass.gov
مدت زمان نگهداری سوابق
سوابق مورد نیاز طبق 830 CMR 62C.25.1 باید تا زمانی که محتوای آنها برای اداره مالیات ماساچوست مهم است، نگهداری شوند. حداقل، مگر اینکه کمیسر کتباً به امحای زودتر رضایت دهد، سوابق باید تا زمان انقضای قانون مرور زمان برای ارزیابی‌های اضافی برای دوره، که طبق مقررات عموماً سه سال پس از تاریخ سررسید اظهارنامه یا تاریخ ارائه واقعی اظهارنامه است، هر کدام که دیرتر باشد، حفظ شوند. استثنائات ذکر شده در مقررات شامل تقلب یا عدم ارائه اظهارنامه، در مواردی که ارزیابی ممکن است در هر زمانی رخ دهد، تمدید توافق شده، سوابق مربوط به یک رویداد مشمول مالیات در آینده مانند مبنای دارایی، که باید تا سه سال پس از اظهارنامه برای سال واگذاری نگهداری شود، و سوابق پشتیبان ادعای بازپرداخت، اعتبار یا تخفیف، که باید تا زمان حل و فصل نهایی ادعا نگهداری شود، می‌شود. منبع: ۸۳۰ CMR 62C.25.1، Mass.gov
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
فروشندگان مواد غذایی، عوارض اضافی مربوط به رسیدهای روزانه، چک بار و نوار ثبت نام را که در بخش مالیات ایالتی توضیح داده شده است، دارند. خرده فروشان ماری جوانا، عوارض تأیید محل فروش و تأیید رسید ناخالص را که در بخش مالیات ایالتی توضیح داده شده است، دارند و دستکاری داده‌های محل فروش ممنوع است.
ارائه دهندگان خدمات انسانی و اجتماعی که توسط ایالت حقوق می‌گیرند، مشمول قوانین انطباق، گزارش‌دهی و حسابرسی ایالتی، از جمله ارائه صورت‌های مالی یکنواخت سالانه و گزارش حسابرس مستقل تحت 808 CMR 1.00 هستند که در مقررات نرخ‌گذاری دفتر اجرایی بهداشت و خدمات انسانی به آن اشاره شده است. این دامنه محدود به ارائه دهندگانی است که خدمات را از طریق ایالت خریداری می‌کنند، نه به طور کلی برای مشاغل. منبع مرجع همانطور که در یک پرونده مقررات پیشنهادی آمده است: آیین‌نامه پیشنهادی، Mass.gov
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
رستورانی در شهری که مالیات محلی غذا را پذیرفته است، برای هر روز، نوارهای ثبت، چک‌های بار، چک‌های غذاخوری و یک سابقه رسید روزانه را به تفکیک وعده‌های غذایی مشمول مالیات، الکل و غذای غیرمشمول مالیات نگهداری می‌کند و اظهارنامه‌های غذایی ثبت‌شده را به همراه آن سوابق حداقل برای دوره ارزیابی سه ساله که در بخش نگهداری توضیح داده شده است، نگه می‌دارد.
یک خرده‌فروش، سوابق فروش را دو سال پس از ثبت، از بین می‌برد. از آنجا که حداقل دوره عمومی تا زمان انقضای دوره محدودیت‌های ارزیابی، که عموماً سه سال پس از تاریخ سررسید یا تاریخ ثبت، هر کدام که دیرتر باشد، ادامه دارد، از بین بردن سوابق طبق مقررات ذکر شده در بخش نگهداری، زودهنگام محسوب می‌شود، حتی اگر هیچ حسابرسی در حال انجام نباشد.
سوابق دیجیتال و فعالیت‌های مالیات غیرمستقیم وعده‌های غذایی محلی
گزارش فروش رستوران باید در مواردی که قوانین مربوطه ایجاب می‌کند، وعده‌های غذایی، الکل و سایر درآمدها را از هم تفکیک کند. استانداردهای سوابق الکترونیکی ماساچوست همچنین این نکته را مهم می‌دانند که داده‌های قدیمی پس از مهاجرت نرم‌افزار همچنان قابل خواندن و اتصال به دفاتر باشند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در ماساچوست مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین یک وضعیت مالیاتی مورد اختلاف یا نحوه ثبت، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای ماساچوست
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.