حسابداری ایالت مین
ایالت مین قوانین نسبتاً دقیقی برای ثبت سوابق دارد و برای بسیاری از سوابق مالیاتی ایالتی، یک دوره نگهداری شش ساله در نظر گرفته است. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر، سوابقی را که در ایالت مین اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
نگهداری سوابقی که از دفاتر پشتیبانی می‌کنند
قانون 103 خدمات درآمدی مین، با عنوان «ثبت و نگهداری سوابق»، هر مؤدی مالیاتی، از جمله هر خرده‌فروش ثبت‌شده تحت عنوان 36، فصل 211 و هر ارائه‌دهنده خدمات ثبت‌شده تحت قانون مالیات ارائه‌دهنده خدمات، را ملزم می‌کند که تمام سوابق لازم برای تعیین بدهی مالیاتی صحیح را نگهداری کند و آنها را در صورت درخواست ارزیاب مالیات ایالتی تحت عنوان 36، بخش ثبت سوابق 12(4)، در دسترس قرار دهد. منبع: متن قانون 103، https://www.maine.gov/future/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/Rule_103_July_2021.pdf
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
ایالت مین مالیات فروش ۵.۵ درصدی بر اموال شخصی ملموس و برخی خدمات مشمول مالیات و همچنین مالیات تکمیلی بر استفاده دارد. ایالت مین همچنین مالیات ارائه دهندگان خدمات را بر خدمات خاص، از جمله برخی خدمات درمانی، پشتیبانی اجتماعی، پشتیبانی منزل و خدمات مخابراتی و رسانه‌ای اعمال می‌کند که باید به طور جداگانه در فاکتور مشتری نشان داده شده و به عنوان مالیات ارائه دهندگان خدمات برچسب گذاری شود و حتی در همان فاکتور نیز قابل ترکیب با مالیات فروش نیست. منبع: راهنمای کسب و کار خدمات درآمدی ایالت مین، https://www.maine.gov/revenue/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/BusinessGuide07152022.pdf
نرخ‌های بالاتر یا خاص برای برخی از دسته‌ها، به ویژه اقامت با نرخ ۹ درصد و غذای آماده و مشروبات الکلی در رستوران‌ها و اقامتگاه‌ها، که نیاز به دفاتر کل با نرخ خاص دارند، اعمال می‌شود. ایالت مین همچنین مالیات بر درآمد افراد و شرکت‌ها، مالیات کسر شده از کارفرما و مالیات غیرمستقیم بر سوخت، تنباکو و حشیش دارد. ایالت مین هیچ مالیات فروش محلی عمومی و مالیات بر درآمدهای ناخالص ایالتی ندارد.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
گزارش استخدام جدید. طبق قوانین ایالت مین و فدرال، استخدام‌های جدید باید ظرف ۷ روز از تاریخ استخدام یا استخدام مجدد، از طریق برنامه گزارش استخدام جدید در ایالت مین، به بخش پشتیبانی و اجرا و بازیابی گزارش شوند. این دوره ۷ روزه کوتاه‌تر از دوره ۲۰ روزه مورد استفاده در اکثر ایالت‌های این دسته است. کارفرمایانی که بیش از ۲۵ استخدام جدید را گزارش می‌دهند، باید از گزینه الکترونیکی استفاده کنند. منبع: وزارت بهداشت و خدمات انسانی ایالت مین، سوالات متداول استخدام جدید، http://www.maine.gov/dhhs/ofi/programs-services/child-support-services/employers/new-hire-faq
بیمه بیکاری و کسر مالیات. کارفرمایان برای بیمه بیکاری در وزارت کار ایالت مین ثبت نام می‌کنند، گزارش‌های دستمزد فصلی را از طریق سیستم آن ارائه می‌دهند و برای کسر مالیات در اداره مالیات ایالت مین ثبت نام می‌کنند. سوابق حقوق و دستمزد باید دستمزدها را به تفکیک هر فصل برای کارمندان نشان دهد.
مدت زمان نگهداری سوابق
طبق ماده ۳۶، بخش ثبت سوابق۳۵، اشخاص مشمول مالیات تحت عنوان ۳۶ را ملزم می‌کند که سوابق را طبق تشخیص ارزیاب مالیات ایالتی نگهداری کنند. سوابق مربوط به اکثر مالیات‌های تحت عنوان ۳۶ باید حداقل به مدت ۶ سال نگهداری شوند. سوابق مربوط به گزارش‌های مربوط به مالیات سوخت خاص و توافقنامه بین‌المللی مالیات سوخت باید به مدت ۴ سال نگهداری شوند و سوابق مربوط به مالیات‌های تحت فصول ۳۷۱ و ۵۷۵ و بخش ۸ باید تا زمانی که قانون و مقررات فدرال مربوطه ایجاب می‌کند، نگهداری شوند. منبع: متن قانون که در مطالب خدمات درآمدی مین بازتولید شده است، https://www1.maine.gov/REVENUE/othertaxes/tobacco/ExciseBull3%20CigTob%20072009.pdf
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
اقامت، وعده‌های غذایی و اجاره‌ها. متصدیان باید سوابق را بر اساس دسته‌بندی نرخ‌ها نگهداری کنند، زیرا اقامت، وعده‌های غذایی آماده و برخی از اجاره‌ها با نرخ‌هایی متفاوت از نرخ عمومی ۵.۵ درصد مشمول مالیات می‌شوند و سوابق مالیاتی ارائه‌دهندگان خدمات باید برای خدماتی که در بخش مالیات ایالتی ذکر شده‌اند، نگهداری شوند. راهنمای کسب و کار بیان می‌کند که تمام سوابق اظهارنامه ارائه‌دهندگان خدمات، از جمله خدمات ناخالص، معاف و مشمول مالیات بر اساس دسته‌بندی، باید به مدت شش سال نگهداری شوند.
خدمات درمانی و پشتیبانی اجتماعی. ارائه دهندگان خدمات مشمول مالیات باید سوابق خدمات مشمول مالیات و معاف از مالیات، از جمله خدمات برای فروش مجدد، خدمات به سازمان‌های معاف و خدمات فروخته شده به مشتریان خارج از ایالت را بر اساس دسته بندی نگهداری کنند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک مسافرخانه در ایالت مین، برای اتاق‌ها و غذاهای آماده هزینه دریافت می‌کند. این مسافرخانه دفاتر کل جداگانه‌ای برای اقامت با نرخ خود، وعده‌های غذایی با نرخ خود و کالاهای خرده‌فروشی با نرخ ۵.۵ درصد نگه می‌دارد و تمام فاکتورها و نوارهای ثبت به مدت شش سال نگهداری می‌شوند، بنابراین هر خط در اظهارنامه مالیات فروش آن قابل ردیابی است.
یک ارائه‌دهنده خدمات پشتیبانی خانگی که مشمول مالیات ارائه‌دهنده خدمات است، این مالیات را جداگانه در فاکتورها فهرست می‌کند، آن را به عنوان مالیات ارائه‌دهنده خدمات برچسب‌گذاری می‌کند، سابقه خدمات معاف به مشتریان خارج از ایالت را نگهداری می‌کند و سوابق بازگشت ارائه‌دهنده خدمات را به مدت شش سال نگهداری می‌کند.
ماندگاری طولانی‌تر و دسته‌بندی‌های مختلف خدمات مشمول مالیات
در ایالت مِین، یک فرآیند بایگانی باید قانون شش سال در تحقیقات ایالتی ذکر شده را در نظر بگیرد، نه اینکه فاکتورهای قدیمی‌تر را پس از سه سال به طور خودکار حذف کند. مشاغلی که وعده‌های غذایی، اقامتگاه و سایر اقلام را می‌فروشند نیز باید از قرار دادن هر نوع رسید در یک دسته مالیاتی نامتمایز خودداری کنند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در ایالت مین مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت کسب‌وکار بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای ایالت مین
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.