حسابداری لوئیزیانا
کسب‌وکارهای لوئیزیانا ممکن است با اداره مالیات جداگانه ایالتی و محلی مواجه شوند، که این امر باعث می‌شود سوابق محل فروش اهمیت ویژه‌ای پیدا کند. حسابداری دقیق، تراکنش‌ها را به فاکتورها، رسیدها، فعالیت‌های بانکی، سوابق حقوق و دستمزد و پرونده‌های مالیاتی که به آنها متکی هستند، متصل می‌کند. جزئیات زیر سوابقی را که در لوئیزیانا اهمیت دارند، توضیح می‌دهد.
چگونه مالیات‌های ایالتی بر دفتر کل تأثیر می‌گذارند
لوئیزیانا مالیات فروش و مالیات مصرف ایالتی دارد. نرخ ایالتی طبق قانون اخیر از اول ژانویه ۲۰۲۵ به ۵ درصد افزایش یافته است و مالیات فروش محلی و شهرداری نیز به آن اضافه می‌شود و نرخ‌های ترکیبی ایجاد می‌کند که بر اساس مکان بسیار متفاوت هستند و جزو بالاترین نرخ‌های ترکیبی در کشور هستند. حسابداری باید مالیات را بر اساس مکان و بر اساس مکان خاص فروش ثبت کند و در صورت لزوم، اظهارنامه‌های محلی را جداگانه از اظهارنامه ایالتی ثبت کند.
لوئیزیانا همچنین مالیات بر درآمد افراد و شرکت‌ها، مالیات بر حق امتیاز شرکت‌ها که طبق قانون اخیر در حال حذف است، مالیات کسر از حقوق کارفرما، مالیات بر اخراج از کار بر نفت، گاز و سایر منابع طبیعی و مالیات غیرمستقیم بر الکل، دخانیات و سوخت دارد. هیچ مالیات ناخالص ایالتی واحدی برای همه مشاغل وجود ندارد، اگرچه مالیات بر اخراج از کار و مالیات‌های خاص صنایع به عنوان مالیات ناخالص برای صنایع استخراجی عمل می‌کنند.
سوابق حقوق و دستمزد و گزارش کارفرما
گزارش استخدام جدید. کارفرمایان لوئیزیانا، اعم از دولتی و خصوصی، باید طبق قانون ۹۷ جلسه قانونگذاری لوئیزیانا در سال ۱۹۹۷، همانطور که در فرم گزارش رسمی ذکر شده است، تمام کارمندان تازه استخدام شده یا دوباره استخدام شده را ظرف ۲۰ روز از تاریخ استخدام به فهرست استخدام‌های جدید لوئیزیانا گزارش دهند. منبع: فرم استخدام جدید لوئیزیانا، https://la-newhire.com/files/LA_NewHire_Form.pdf
بیمه بیکاری. کارفرمایان در کمیسیون نیروی کار لوئیزیانا ثبت نام می‌کنند، گزارش‌های دستمزد فصلی ارائه می‌دهند و بر اساس پایه دستمزد مشمول مالیات ایالتی، حق بیمه پرداخت می‌کنند. سوابق حقوق و دستمزد باید دستمزدها را به تفکیک فصل و مبالغ مشمول مالیات بیکاری لوئیزیانا و گزارش‌های کسر مالیات ارائه شده به وزارت درآمد را تأیید کند.
مدت زمان نگهداری سوابق
در بسیاری از زمینه‌های مالیاتی، دوره مالیاتی لوئیزیانا عموماً سه سال برای ارزیابی است و توافق‌نامه‌های بازنگری حسابرسی مالیات فروش محلی معمولاً از سال جاری به علاوه سه سال تقویمی قبل استفاده می‌کنند، به جز مالیات جمع‌آوری‌شده و پرداخت‌نشده، که بازنگری به این روش محدود نمی‌شود. منبع چارچوب حسابرسی محلی: مقررات قانون مالیات فروش محلی یکنواخت لوئیزیانا، https://lulstb.com/download/123/local-sales-tax-regulations/23542/title-72-local-sales-tax-regulations-august-2021.pdf
نهادهای دولتی در لوئیزیانا، که مقوله‌ای متفاوت از کسب‌وکارهای خصوصی است، طبق بخش ۴۴:۳۶ از اساسنامه‌های اصلاح‌شده که توسط حسابرس قانونی خلاصه شده است، باید سوابق عمومی را حداقل به مدت سه سال نگهداری کنند، در صورتی که هیچ برنامه مصوبی خلاف آن را تصریح نکرده باشد. این قانون در مورد سازمان‌های دولتی اعمال می‌شود، نه در مورد حسابداری کسب‌وکارهای خصوصی معمولی. منبع: https://app.lla.state.la.us/llala.nsf/7D23410AB0C0773C86258114004AE9C9/$FILE/Records%20Retention.pdf
چه زمانی یک صنعت به سوابق اضافی نیاز دارد؟
نفت، گاز و منابع طبیعی. پرداخت‌کنندگان مالیات بر درآمد باید سوابق تولید، حجم و ارزش را به تفکیک چاه یا اجاره‌نامه که از اظهارنامه‌های درآمد بر درآمد پشتیبانی می‌کند، نگه دارند، که محدود به تولیدکنندگان و خریداران مواد استخراجی است.
مالیات‌های مهمان‌نوازی و محلی. هتل‌ها و اجاره‌های کوتاه‌مدت باید علاوه بر سوابق مالیات فروش، سوابق سکونت و نرخ مالیات‌های موقت و سکونت ایالتی و محلی را نیز نگهداری کنند و بخش مربوط به ملک، ثبت محلی این مالیات‌ها را کنترل می‌کند.
حسابداری در عمل
موقعیت‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه یک کسب‌وکار ممکن است سوابق خود را سازماندهی کند. این موارد صرفاً مثال هستند و به معنای تعیین نحوه برخورد مالیاتی برای هر کسب‌وکار خاص نمی‌باشند.
یک خرده‌فروش که در دو بخش فروشگاه دارد، دفتر کل فروش را بر اساس فروشگاه و بخش نگهداری می‌کند، اظهارنامه ایالتی خود را از طریق LaTAP ثبت می‌کند، اظهارنامه هر بخش را از طریق فایل E بخش ثبت می‌کند و هر ماه کل فروش ناخالص تمام پرونده‌ها را با دفتر کل خود تطبیق می‌دهد.
یک تعمیرگاه برای دستمزد و قطعات تعمیر مشمول مالیات، هزینه دریافت می‌کند. قطعات و دستمزد را در فاکتورها ذکر می‌کند و فاکتورها و هرگونه گواهی فروش مجدد را نگه می‌دارد، زیرا در حسابرسی محلی باید نشان دهد که کدام مبالغ، خدمات مشمول مالیات و کدام‌ها فروش معاف از مالیات برای فروش مجدد بوده‌اند.
اداره مالیات ایالتی و محلی جداگانه
یک کسب و کار در لوئیزیانا که در چندین بخش فروش دارد، دلیل محکمی برای حفظ تراکنش‌های سطح حوزه قضایی دارد. یک حساب کل مالیات بر فروش قابل پرداخت می‌تواند تطبیق پرونده‌های رسیدگی شده توسط وصول‌کنندگان مختلف را دشوار کند. حساب‌های فرعی و یک دفتر ثبت پرونده‌ها، تفاوت‌ها را قابل مشاهده می‌کنند.
این یک تمایز در گردش کار حسابداری است، نه ادعایی مبنی بر اینکه هر کسب‌وکاری در لوئیزیانا مشمول قانون مالیات یا ثبت یکسانی است. نحوه برخورد قابل اجرا به معامله واقعی و فعالیت تجاری بستگی دارد. مسئولیت یک حسابدار حفظ شواهد معامله و طبقه‌بندی مداوم مبالغ است. تعیین وضعیت مالیاتی یا نحوه ثبت مورد اختلاف، یک قضاوت حرفه‌ای جداگانه است.
یک بررسی ماهانه کاربردی برای کسب و کارهای لوئیزیانا
به جای منبع بانکی، با منبع اصلی شروع کنید. فاکتور مشتری، گزارش فروش، ثبت حقوق و دستمزد، صورتحساب تأمین‌کننده یا قرارداد، آنچه رخ داده را توضیح می‌دهد. آن را با سپرده یا پرداخت مربوطه مطابقت دهید، اختلافات را بررسی کنید و تعدیلات را با توضیحی روشن ثبت کنید. هنگامی که گزارش مالیات ایالتی یا حقوق و دستمزد مورد نیاز است، یک مغایرت‌گیری جداگانه از دفتر کل با مبالغ مندرج در آن گزارش داشته باشید. این به مالک اجازه می‌دهد تا نتایج عملیاتی را بدون اشتباه گرفتن درآمد کسب و کار با مالیات‌های جمع‌آوری‌شده، کسر از حقوق کارمندان یا سایر بدهی‌ها مقایسه کند.
برای مالکی که آماده می‌شود سوابق را به یک متخصص مالیاتی تحویل دهد، این بسته مفید شامل خلاصه دوره، نسخه‌های اظهارنامه مالیاتی ثبت‌شده در صورت لزوم، تراکنش‌های پشتیبان تعدیلات اساسی و فهرست کوتاهی از سوالات حل‌نشده است. حساب بانکی تطبیق‌یافته تنها بخشی از این بسته است. کیفیت سوابق به این بستگی دارد که آیا بررسی‌کننده می‌تواند ارقام مهم را به منابع آنها ردیابی کند یا خیر.
چه چیزهایی را در دسترس نگه داریم
نسخه‌های مرتبی از فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌های بانکی و کارتی، گزارش‌های حقوق و دستمزد، تطبیق حساب‌ها و هرگونه اسناد معافیت یا برنامه ویژه مربوط به کسب‌وکار را نگهداری کنید. یک برنامه نگهداری باید مشخص کند که کدام قانون یا برنامه هر دسته را کنترل می‌کند، نه اینکه فرض کنیم یک مهلت برای هر سابقه وجود دارد. اسناد مربوط به ممیزی، ادعا یا اختلاف در حال بررسی را تا زمان حل و فصل موضوع نگه دارید و هرگونه تصمیم مربوط به امحا را در برابر قانون قابل اجرا فعلی تأیید کنید.
شرکت Paper Trail امور مربوط به سازماندهی حسابداری، طبقه‌بندی و تطبیق این کار را بر عهده دارد. موارد مربوط به اظهارنامه مالیاتی، تفاسیر قانونی و طبقه‌بندی‌های تخصصی حقوق و دستمزد باید توسط متخصص واجد شرایط مربوطه بررسی شود.